Dá se s jistotou říci, že rok 2020 nevyšel tak, jak si kdokoli plánoval. A pro mnoho společností je jedním z důsledků výsledku roku to, že někteří, většina nebo všichni zaměstnanci pracují na dálku. Co to ale znamená pro pracovní den? Za spolupráci a delegování? Pro firemní kulturu a morálku zaměstnanců?
Většina z nás za posledních několik měsíců viděla články týkající se mnoha z těchto témat. Mezi mnoha odborníky a obchodními lídry panuje shoda v tom, že práce a firemní kultura nemusí trpět, ale že je třeba zavést systémy, které týmům pomohou efektivněji spolupracovat ze vzdálených míst. Přechod od osobní k práci na dálku není vždy bezproblémový, a to platí zejména s ohledem na uspěchanou povahu přesunu na dálku v boji proti COVID.
Jedním z nástrojů, který lze implementovat, aby byl proces bezproblémovější, je videoobsah. Podívejme se blíže na to, jak mohou společnosti využít video ke zmírnění čtyř problémů, které často doprovázejí náhlou práci na dálku.
Posouvání projektů vpřed pomocí videa
Práce na dálku může být náročná, protože zaměstnanci nemají tolik přehledu o práci ostatních členů týmu. Dokonce i ti, kdo nemají co dělat, mohou zjistit, že je obtížné mít přehled o projektech oddělení, protože je těžší kontrolovat stav jakéhokoli daného projektu.
Částečně je to způsobeno skutečností, že rychlá, neformální konverzace je ve vzdálených pracovních prostředích, zejména v nových, obvykle téměř vyloučena. V kanceláři můžete projít kolem spoluhráče, zatímco si doléváte kávu a rychle si popovídáte o dalších krocích nebo časové ose projektu. Nebo, když jdete na schůzku, můžete se míjet a říct něco jako:„Hej, v příštích několika hodinách vám doručím ten výstup.“ Tyto neformální aktualizace jsou přirozeněji začleněny do pracovního dne a jako takové k nim dochází častěji.
Video může pomoci zaplnit tyto mezery. Mnoho společností začleňuje videokonference pravidelněji, když přecházejí na práci na dálku – nebo i když jsou někteří zaměstnanci v kanceláři a jiní pracují na dálku.
Klíčem je, že řešením není ani skládání pracovního dne se schůzkami, zvláště pokud jsou všechny tyto schůzky pouze pro sledování aktualizací projektu. Správný přístup k implementaci tohoto tipu může záviset na struktuře vaší organizace a konkrétních potřebách členů vašeho týmu, ale zde je několik osvědčených metod, o kterých je třeba přemýšlet.
Možnost 1:Začněte každý pracovní den rychlou videokonferencí
Tato možnost může být skvělá pro týmy, které nechtějí, aby byl pracovní den přerušován časem schůzek, ale oceňují pravidelné aktualizace. Pokuste se udržet tyto schůzky na 15 minut nebo méně a zaměřte se na to, abyste týmu poskytli přehled o tom, na čem každý člověk v daném okamžiku pracuje.
Všimněte si, že toto není zamýšleno jako mikromanažerská taktika, takže nechtějte po zaměstnancích, aby vám podrobně ukázali, jak stráví den. Místo toho sledujte, kdo má další kroky na jakýchkoli společných projektech, a vyhodnoťte šířku pásma pro každého člena týmu, aby se projekty posunuly vpřed.
Pokud se například jeden člen týmu bude celý den věnovat osobnímu úkolu, zbytek týmu může pochopit, že jakékoli akce této osoby mohou být zpožděny. Nebo, pokud bude jeden člen týmu připraven předat svou práci jinému členovi týmu do poloviny rána, mohou si oba lidé plánovat své dny efektivněji a vědět, jak tento časový rámec vypadá.
Při použití tohoto přístupu je většina dne stále chráněna pro samostatnou práci, ale komunikace je udržována tak, že nikdy neexistuje více než jeden pracovní den nejistoty ohledně toho, kde se projekt nachází nebo co je třeba udělat, aby se pohnul vpřed.
Možnost 2:Vyzvěte členy týmu, aby svolávali videokonference podle potřeby
Tato možnost funguje dobře pro týmy, které jsou relativně autonomní, ale příležitostně potřebují spolupráci nebo vedení, aby projekt posunuly vpřed. V tomto scénáři každý pracuje individuálně a nejsou zde žádné pravidelné plánované schůzky, ale každý člen týmu se cítí oprávněn svolat videokonferenci, kdykoli dojde k zdržení.
To zachová většinu pracovního týdne pro individuální práci, ale také zajistí, že projekty nebudou zdržovány, když se objeví akční body, o kterých má celý tým diskutovat.
Jednou výhradou je, že tato možnost vyžaduje specifický typ týmu. Každý zaměstnanec se musí cítit opravdu pohodlně a požádat o příspěvek skupiny svoláním schůzky. Pokud se kolem této akce objeví nepohodlí, ke zpožděním, kterým se tento systém snaží vyhnout, stejně dojde.
Možnost 3:Naplánujte si videokonferenci pokaždé, když dosáhnete milníku
Možnost č. 3 je podobná možnosti č. 2, ale nabízí o něco více předem plánovaného plánování pro týmy, které chtějí vědět, kdy se uskuteční další schůzka/kontrolní bod. V této situaci týmy rozdělí projekt na milníky, které budou vyžadovat spolupráci. Myšlenka je taková, že každý milník by měl představovat okamžik, kdy se skupina bude muset znovu sejít, aby promluvila o podrobnostech postupu vpřed. To se může stát, když každý potřebuje zhodnotit práci, která byla dosud vykonána, když se kroky k postupu stanou nejasnými nebo když je potřeba souhlas vedení.
Jakmile budou tyto milníky identifikovány, naplánujte si videokonference, až je dosáhnete. To znamená, že členové týmu nemusí nutně přesně vědět, kdy se příští schůzka uskuteční, pokud jde o datum a čas, ale všichni budou na stejné stránce ohledně toho, co se má stát před další schůzkou. Myšlenka by měla být taková, že mezi jednotlivými milníky je každý schopen pracovat autonomně, aniž by byl brzděn nedostatkem spolupráce. (Pokud tomu tak není, můžete tuto možnost zkombinovat s jedním z prvních dvou přístupů pro lepší viditelnost každý den.)
Použití videa k vyrovnání cílů
Sladění týmů podle cílů společnosti (nebo cílů oddělení) může být ve vzdáleném světě obzvláště náročné. Navíc, uprostřed COVID-19 se mnoho cílů společnosti a oddělení okamžitě mění, protože se stále mění předpisy a obavy o bezpečnost.
Video je skvělý způsob, jak sladit týmy kolem těchto cílů a zároveň maximalizovat buy-in. Bez centralizovaného sídla společnosti někdy zaměstnanci pociťují nedostatek spojení s cíli společnosti. Koneckonců může být těžké mít pocit, že jste hnací silou pro větší účel, aniž byste se cítili fyzicky spojeni s tím, co tento větší účel je.
Video tuto propast překlenuje tím, že poskytuje médium pro vysvětlení cílů a zvyšuje pravděpodobnost, že to bude každému zaměstnanci připadat osobní. Celofiremní e-mail nebo zpráva Slack obvykle nebudou mít sílu inspirovat a sladit týmy jako video zpráva. Využijte toho ve svůj prospěch v době, kdy je pro všechny důležitější než kdy jindy spolupracovat na cílech společnosti.
Logisticky mohou být videa pro tento účel buď předem nahraná, nebo živá (jako videohovor). Předtočená videa se mohou ubírat mnoha různými směry:animované video odhalující prodejní cíle na příští čtvrtletí, osobní zpráva od generálního ředitele týkající se projektových cílů oddělení nebo cokoli mezi tím.
Klíčové je, že video by mělo odpovídat na všechny otázky, které by spoluhráči mohli mít o tom, jaké jsou cíle, a mělo by působit co nejautentičtěji a nejosobněji, aby bylo zajištěno, že se každý zaměstnanec spojí se svým posláním.
Zachování firemní kultury pomocí videa
Jedním z nejčastějších argumentů skeptiků proti vzdálenému pracovnímu prostředí je, že firemní kultura nemůže existovat pro vzdálenou pracovní sílu. Naštěstí to není pravda! Zatímco je Je pravda, že udržování firemní kultury může vyžadovat více úsilí, když zaměstnanci pracují na dálku, je možné a vyplatí se do tohoto úsilí investovat.
Jedním ze způsobů, jak zachovat firemní kulturu se vzdálenou pracovní silou, je použití videa. Když je cílem zachování kultury, video je skvělý způsob, jak vrátit osobnost zpět do vaší společnosti. Bez videa může být snadné zapomenout, že nejednoznačná práce probíhající v celé společnosti ve skutečnosti představuje úsilí mnoha jednotlivých lidí, z nichž každý má své vlastní osobnosti, talenty, vtipy a příběhy.
Video pomáhá vzdáleným zaměstnancům spojit se na této osobní úrovni. Přináší lidský prvek zpět do každodenní rutiny, která často postrádá lidský dotek.
Opět zde mohou dobře fungovat jak předtočená, tak živá videa. Předem nahraná videa mohou zahrnovat zprávy od vedení, diskuse o poslání nebo hodnotách společnosti nebo dokonce výhody, jako jsou chaty u krbu nebo sezení profesionálního rozvoje.
Živá videa pak pomáhají budovat vztah mezi jednotlivci. Několik nápadů může zahrnovat živé mentorské chaty, celofiremní video happy hours, triviální sezení nebo setkání a pozdravy napříč odděleními nebo týmy. Jakékoli provedení videa, díky kterému se lidé cítí více propojeni mezi sebou a se společností, je výhrou.
Použití videa k podpoře kreativního myšlení
A konečně, práce na dálku může také ztížit myšlení mimo krabici. Pokud jste někdy seděli u velkého konferenčního stolu na firemním brainstormingu, víte, o čem mluvíme. Brainstorming obvykle působí jako velmi osobní aktivita a někdy se vzdálení zaměstnanci soustředí tak silně na všední den, že je nepřirozené vyhradit si čas na tyto brainstormingové konverzace na dálku.
Díky tomu, že jste na dálku, jsou tyto rozhovory o to důležitější a video je logisticky umožňuje. Existuje spousta možností softwaru pro videokonference, které mají doplňky speciálně navržené pro brainstorming, s nástroji, jako jsou myšlenkové mapy nebo virtuální tabule sdílené na všech zařízeních.
Virtuální prvek může také způsobit, že se někteří lidé budou cítit více zmocněni promluvit. To má dva důvody. Jedním z nich je, že při videohovoru povaha rozhraní zavádí pocit, že všichni jsou si rovni. Každá osoba je pouze jedním čtvercem na obrazovce, ať už tento čtvereček představuje generálního ředitele nebo letního stážistu. To může pomoci zmírnit některé kancelářské politiky, které mohou někomu bránit ve sdílení.
Za druhé, mnoho lidí, kteří jsou od přírody měkčí, se může cítit posíleno úkrytem obrazovky. Nebýt osobně u konferenčního stolu může některým zaměstnancům způsobit, že se budou cítit pohodlně a podělí se o předem připravené nápady, které se možná rozhodli v kanceláři nevyslovit.
Nakonec nikdo pořádně neví, co příštích několik měsíců přinese. Pokud se však vaše kancelář rozhodla během této doby (nebo po celou dobu!) pracovat na dálku, použijte tyto tipy k promyšlení mnoha způsobů, jak do rovnice začlenit video. Jsme přesvědčeni, že video je pro tuto práci tím správným nástrojem.