Úspěšná komunikace je pro vysoce výkonné týmy zásadní. Organizace však mají před sebou ještě dlouhou cestu k vybudování interních komunikačních strategií, které maximalizují zapojení. Výzkum společnosti Gallagher &Co zjistil, že 60 % společností nemá dlouhodobou strategii interní komunikace.
Navíc se mění pracoviště. Nedávná zpráva od společnosti Gartner zjistila, že 74 % organizací plánuje přesun zaměstnanců na trvalou práci na dálku. Organizace potřebují najít správnou rovnováhu komunikace, aby sladily týmy, podpořily spolupráci a urychlily produktivitu.
Jak tedy mohou organizace informovat a úspěšně zapojit zaměstnance do jejich interní komunikační strategie – a to vše při procházení vzdáleného nebo hybridního světa? Odpověď je video. V tomto článku probereme, jak může video zlepšit interní komunikaci, sdílet tipy a zvýraznit postřehy od lídrů, které vám pomohou začít ještě dnes.
Zajistěte budoucnost své interní komunikační strategie
Začlenění videa je skvělý způsob, jak zajistit budoucnost vaší komunikační strategie. Výzkum s GlobalWebIndex zjistil, že zaměstnanci v podnicích používajících video mají větší důvěru ve výkon a zdraví své společnosti. Potřebujete ještě nějaké nápady? Níže se podívejte na několik důležitých způsobů, jak může interní komunikační strategie zaměřená na první video ovlivnit váš tým.
1. Vyhněte se vytváření dalšího stresu.
Alarmující 1 z 8 obchodních profesionálů říká, že jejich společnosti nikdy nesdělují aktualizace strategie. V důsledku toho může nedostatek komunikace způsobit, že se zaměstnanci budou cítit zmatení nebo dokonce ve stresu. Kromě toho mnozí žonglují s rozrůstajícími se rodinami, starají se o lékařské potřeby, pečují o ostatní členy rodiny a přitom zvládají své každodenní úkoly. Když společnost postrádá účinnou strategii interní komunikace, úroveň důvěry zaměstnanců je zasažena.
2. Podporujte další spolupráci a nápady.
Pouze 41 % profesionálů uvádí, že osobní komunikace v nich vyvolává pocit, že jim na nich záleží. Video však může humanizovat vztahy mezi zaměstnanci a výkonnými týmy. Virtuální konferenční prostory mohou zaměstnancům ve skutečnosti pomoci cítit se bezpečněji a poskytnout fórum, kde jsou ochotni sdílet nové nápady.
3. Pomozte manažerům spojit se se zaměstnanci.
Vedoucí pracovníci musí být schopni komunikovat v době krize nebo změn, aby podpořili svou organizaci. „Úkolem číslo jedna generálního ředitele je být opravdu dobrý v komunikaci,“ řekl David Siegel, generální ředitel společnosti Meetup, na nedávném workshopu o komunikaci na pracovišti.
Existuje mnoho organizačních změn – jako je akvizice nebo obrat ve vedení – které vyžadují, aby vedoucí pracovníci komunikovali přímo s jejich organizací. K vybudování efektivní komunikační strategie vedoucích pracovníků by organizace měly zvážit vytvoření různých fór pro zaměstnance, kde by mohli klást otázky vedoucím pracovníkům nebo jim vyjadřovat obavy.
9 tipů, jak vytvořit komunikační strategii
Zaměstnanci, kteří se cítí odstrčení, neinformovaní nebo nejasní ohledně dlouhodobých cílů své organizace, mohou ztratit zájem o svou práci. Nejednotná interní komunikační strategie nezasáhne pouze jednotlivé členy týmu – jeden průzkum mezi 400 společnostmi zjistil, že každá organizace ztratila 62,4 milionu dolarů ročně kvůli nedostatečné komunikaci se zaměstnanci a mezi nimi. Za rok!
Chcete-li vytvořit efektivní komunikační strategii, začněte definováním svých komunikačních a obchodních cílů a zapojte živé vysílání a video, abyste se spojili se zaměstnanci. Konečným cílem by mělo být udržet vaši společnost vyrovnanou, angažovanou a produktivní.
1. Definujte své interní komunikační cíle
Podle Chrise Zooka, partnera společnosti Bain and Company, pouze 40 % zaměstnanců zná cíle své společnosti. Silná interní komunikační strategie začíná sladěním organizace s obchodním cílem. Než začnete komunikovat s větší organizací, ujasněte si firemní cíle a klíčové metriky výkonu. Až budete připraveni odeslat zprávu, snažte se používat nástroje pro práci s videem prostřednictvím e-mailu, aby byl zážitek dynamičtější.
2. Zaměřte se na plán
Při vytváření komunikační strategie věnujte čas a energii fázi plánování. Při vytváření obsahu zvažte své cíle a požadované výsledky. Zeptejte se sami sebe:co chci, aby se zaměstnanci naučili nebo co si odnesli ze schůzky?
Některé pokyny, které vám pomohou pochopit, jak plánovat výsledky schůze, zahrnují:
- Povědomí: Tento výsledek učení se zaměřuje na sdělování informací, aniž by se od účastníků vyžadovala akceschopnost nebo následná opatření. Například čtvrtletní schůzky všech rukou se mohou zaměřit pouze na vytváření povědomí o prodejních cílech a produktových plánech.
- Porozumění: V tomto případě zaměstnanci odcházejí s hlubším porozuměním materiálu a sdělení. Přemýšlejte o nástupu nových zaměstnanců, kde se účastníci seznámí s interními procesy.
- Dovednosti: Tento typ výsledku zahrnuje nejhlubší úroveň učení, kde zaměstnanci absorbují funkční nástroje, tipy a strategie, které mohou použít ve své každodenní práci.
Julie Starr, manažerka pro vzdělávání a rozvoj ve společnosti Convene, Julie se ponoří hlouběji do následujících konceptů:
Chcete více informací o firemních školeních? Podívejte se na celou panelovou diskuzi na vyžádání.
3. Vytvořte jasné a stručné sdělení
Chcete svou zprávu sdílet způsobem, který udělá na váš tým skvělý dojem. Zkrátka. Vyhněte se přetížení textem s minimálním počtem odrážek a slov na řádek. Obecně platí, že podrobnosti prezentace by měly zabírat asi 70 % vašich snímků. Tím zůstane zbývající prostor pro obrázky a další relevantní obsah, který podporuje zapojení.
Plánujte také účast. Zahrňte živé hlasování, chat, otázky a odpovědi a další nástroje pro zapojení pro interaktivní zážitek. Když se zaměstnanci účastní, naslouchají.
4. Navrhněte schůzky pro účastníky
Udělejte schůzky poutavější a stravitelnější pomocí metody REACH. Pokud tento termín neznáte, REACH je metoda, která přemisťuje schůzky z pohledu účastníka. Snažte se například vést schůzky v 20minutových intervalech. Proč? Výzkum ukazuje, že intenzivní soustředění u dospělých studentů trvá až 20 minut.
Níže si prohlédněte každé písmeno způsobu REACH:
- R ecall – Co omezí mé publikum, aby si lekci připomnělo?
- E ffort – Kolik úsilí je potřeba k naučení se tohoto obsahu?
- A pozornost – Jak náročné bude udržet pozornost?
- C ause- Jaký důvod nebo účel se musí naučit?
- H umility – Jak skromní jsou jako studenti (a já jsem jako instruktor)?
5. Zvyšte komunikační kadenci
Vzhledem k realitě vzdálené a hybridní práce je pravděpodobné, že vaše organizace může těžit ze zvýšené frekvence schůzek, aby komunikace zůstala plynulá. Zvažte zvýšení kadence vaší komunikace. A zaměřte se na kratší schůzky s jedním tématem, abyste nepřetěžovali zaměstnance.
6. Přehodnoťte přítomnost manažera
Mezi vedoucími pracovníky a vedoucími existuje ostrý rozpor, pokud jde o efektivní komunikaci. 54 % vedoucích pracovníků na vysoké úrovni uvádí, že streamují důležité aktualizace společností (jako jsou radnice a všichni ostatní) alespoň jednou týdně. Souhlasí však pouze 20 % zaměstnanců.
Když nastanou rychlá a působivá období změn, je v pořádku vytvořit nestrukturované kontaktní body, abyste se mohli spojit se svými týmy.
Zatímco zprávy vedoucích pracovníků jsou kritické, komunikace je více než jen předávání informací. Dobré komunikační nástroje nám mohou pomoci cítit se více propojeni s lidmi. A pokud jde o firemní komunikaci, budování těchto spojení je místem, kde má video největší dopad.
Na workshopu Workplace Communications Workshop se dozvíte, jak se vedoucí pracovníci opírají o nové komunikační strategie.
7. Přizpůsobit kontextu
Organizace používají video k tomu, aby se staraly o vzdálené týmy a zlepšily schůzky už roky. Robustnější nástroje pro produkci, úpravy a sdílení videoobsahu však týmům usnadnily asynchronní a synchronní spolupráci a zvýšily produktivitu. Videoučení nabízí zaměstnancům větší kontrolu nad tím, kdy se učí, což jim pomůže lépe absorbovat obsah.
Pokud jde o zapojení se do schůzek, mnoho video nástrojů má sledovací data, která mohou poskytnout divákovi informace o chování. Tato data mohou zahrnovat průměrnou dobu sledování, dobu opuštění a další akce účasti, které mohou ovlivnit vaši strategii videokomunikace. Poté budete moci vidět, co funguje, a zlepšit budoucí zážitky z videí.
Zde je několik příkladů, jak komunikovat s týmy poutavým způsobem pomocí videa:
- Kromě živého videa používejte i předem nahraná videa. Kombinace živého vysílání a videa na vyžádání pro interní schůzky pomáhá pozvednout vaše zasílání zpráv.
- Zahrňte interaktivní nástroje pro podporu zpětné vazby. To vyžaduje interaktivitu a přímo zvyšuje zapojení.
- Ukázky sdílení obrazovky krok za krokem. Tím je zajištěno, že váš tým nejen rozumí tomu, co se od něj vyžaduje, ale že rozumí danému úkolu tím, že sám projde kroky.
- Vytvořte knihovnu videoobsahu. Nedovolte, aby vaše komunikace propadla trhlinami! Využijte řešení, která vám umožní spravovat obsah a poskytnout týmům centrum, aby zůstaly v synchronizaci.
8. Neustále zdokonalujte svůj školicí program pro zaměstnance
Důležité je také přemýšlet o kontextu vašeho obsahu. Úspěšné plány interní komunikační strategie pro každého účastníka, bez ohledu na to, kde se nachází. Pokud plánujete vybudovat knihovnu obsahu videoškolení, ujistěte se, že uspokojíte své publikum.
A pamatujte:prostředí by nemělo být třecím bodem vaší strategie. Steve Hamaday, manažer virtuálního školení ve společnosti Axalta, to zažil na vlastní kůži, když jeho tým začal realizovat živá virtuální školení.
„Hlavní odpovědností našeho týmu pro obsah je vyvinout obsah školení pro fyzické učebny,“ říká. „Vzhledem k tomu, že školením prostřednictvím našeho živého virtuálního programu zabíráme jiný směr, musíme tento obsah mírně ‚přeložit‘, aby byl pro naše online účastníky efektivnější.“
9. Vždy otestujte své tech
Testování vaší technologie je poslední součástí efektivní interní komunikační strategie. Je to proto, že toto je kanál, ve kterém je vaše zpráva doručována. „Nikdy nechcete svou událost zahájit a vidět lidi, jak komentují:‚Nemám zvuk, nemám video, pomoc!‘,“ říká David Haug, hlavní producent videa ve společnosti Deloitte Global.
Abyste předešli podobným škytavkám, které narušují zážitek, zvykněte si video stream testovat. To znamená zkontrolovat kvalitu zvuku, videa a připojení k internetu. Projděte si pohyby, jako by to byl skutečný den. A zvažte, zda se někdo připojí jako účastník, který bude sledovat pohled zaměstnanců a zajistí, že se vaše vize spojí podle plánu.
Zabalit
Při přípravě vaší interní komunikační strategie do budoucna není práce nikdy hotová. Pamatujte, že veškeré vaše úsilí slouží cíli autentického spojení se zaměstnanci, abyste jim pomohli odvést co nejlepší práci.
Oslovte svůj tým pomocí videa
Původně publikováno 20. června 2019 Emily Gover. Aktualizováno 23. dubna 2021 Alysha Parker.