12 Co dělat a co nedělat pro úspěšné videohovory

Pokud je vaše organizace jako většina společností po celém světě, trávíte v poslední době hodně času na Zoomu, Google Hangouts Meet, GoToMeeting nebo Skype. Tyto vzdálené videohovory jsou zásadní v době, která nám neumožňuje spolupracovat tváří v tvář, ale digitální nástroje mají své vlastní zvláštnosti a výzvy.

Naštěstí existuje mnoho tipů a triků, které vám pomohou orientovat se ve videokonferenčních hovorech, ale ne všechny jsou intuitivní. Abychom vás uchránili před omyly při videochatu a nasměrovali váš tým k osvědčeným postupům, sdílíme našich 12 nejlepších, co dělat a co nedělat v rámci úspěšné etikety videohovorů.

Začněme!

Postup podle etikety videohovoru

1. Předem otestujte svou kameru a mikrofon.

To je zvláště důležité, pokud používáte nový softwarový nástroj nebo se přihlašujete z nového počítače. Když začnete používat software pro videokonference, často se setkáte se spoustou vyskakovacích oken, které vás žádají, abyste toto povolili, povolili a tak dále.

Pokud jste to neudělali předem, všichni ostatní na vás budou čekat, až budete nastavení. Pokud pak váš mikrofon nefunguje nebo kamera není zapnutá, jsou nuceni s vámi problém řešit. Ušetřete všem čas (a ušetříte si rozpaky), když to uděláte předem.

2. Vyberte místo s dobrým osvětlením.

Osvětlení je pro videohovory zásadní, takže pamatujte na to, jak světlo dopadá na váš pracovní prostor. V ideálním případě budete chtít být blízko přirozeného světla, ale bez ostrého světla, které na vás přímo svítí. Pokud to v místě, kde děláte většinu své práce, není možné, zvažte přidělení jiného místa v domácnosti (například jídelního stolu nebo pracovní desky), které by bylo místem pro videohovory.

Můj trik pro hodnocení osvětlení je otevřít Photo Booth (na PC můžete spustit test kamery s webovou kamerou nebo použít jinou aplikaci pro focení), abyste se ujistili, že osvětlení vypadá dobře asi deset minut před začátkem hovoru. Dělám to každý den (něco vícekrát denně), abych se ujistil, že jak se mění světlo, vím, kdy musím zatáhnout závěs nebo rozsvítit lampu, aby vše vypadalo normálněji.

3. Než začnete mluvit, představte se.

Pokud nejste neuvěřitelně obeznámeni se všemi účastníky hovoru (například spolupracujete na denní bázi), představte se na začátku hovoru. To pomáhá při uvádění tváří ke jménům a usnadňuje vzdálené propojení týmu.

(Bonusový tip :Pokud se účastníte konferenčního hovoru bez video, budete se muset představovat ještě častěji. Ne každý vás pozná jen podle vašeho hlasu, takže může být užitečné říct něco jako:„Tohle je John – myslím, že do té doby…“, abyste všem napověděli, jaké komentáře od jednotlivých osob přicházejí.)

4. Oblékněte se vhodně (alespoň od pasu nahoru!).

Ano, jednou z nevyslovených výhod práce na dálku je to, že jste technicky nemusíš se převlékat z tepláků. Pokud se však chystáte na videohovory, vaši kolegové nebo klienti vás budou moci vidět alespoň od pasu nahoru.

Zůstaňte v teplákách, pokud musíte, ale oblékněte se do normálního pracovního oděvu, abyste si zachovali profesionalitu, kterou každý očekává. Nejjednodušší je to udělat hned po ránu – i když ještě nemáte naplánované žádné hovory – protože nikdy nevíte, kdy budete požádáni, abyste zavolali.

5. Ztlumte se nebo minimalizujte hluk na pozadí.

Je dobrým zvykem ztlumit se, kdykoli zrovna nemluvíte, aby ostatní účastníci nemuseli slyšet žádný hluk na pozadí ve vašem prostoru. Hluk na pozadí může zahrnovat zvuk, kdy píšete, vaše dítě křičí vaše jméno z vedlejší místnosti, houkání sirény na ulici nebo mnoho dalších rušivých prvků.

Pokud budete mluvit jen sporadicky, seznamte se s tlačítkem ztlumení a použijte ho, kdykoli bude vládnout někdo jiný. Pokud potřebujete po většinu hovoru mluvit a ztlumení nedává smysl, přispějte k odstranění hluku na pozadí před začátkem hovoru.

6. Upozorněte kohokoli ve svém okolí, že budete mít hovor.

Když už mluvíme o odstranění hluku na pozadí, pokud pracujete ve stejném prostoru jako ostatní lidé, měli byste jim dát vědět, že se chystáte na videohovor. Všichni jsme slyšeli hororové příběhy o tom, jak za kamerou chodí někdo ve spodním prádle nebo když do pokoje bez vyzvání vběhne dítě.

Když už jsme u toho, může být vhodný čas zavřít všechna domácí zvířata z místnosti, kde pracujete. Pokud jsou vaši mazlíčci něco jako já, notebook je jen otevřená pozvánka, abyste se přiblížili ke stolu. I když každý občas ocení dobré pozorování domácího mazlíčka, zamkněte Fluffyho, pokud si myslíte, že bude významně rozptylovat.

Nedodržujte etiketu videohovorů

7. Nezačínejte spontánní videohovor bez varování.

Existuje důvod, proč lidé neodpovídají na neplánovaná volání FaceTime, a stejná logika platí pro pracovní prostor. Překvapit někoho videohovorem je hlavní hřích video etikety.

Chcete-li se tomu vyhnout, pošlete rychlou chatovou zprávu nebo e-mail s upozorněním a před zahájením videochatu získejte výslovný souhlas. Pokud nemůžete dostat odpověď, zkuste nejprve zavolat a poté přepněte na video. Nikdo nechce být zaskočen před kamerou.

8. Nepřijít pozdě.

Tohle by mělo být samozřejmé, ale nemeškejte! Někteří lidé si myslí, že videohovory jsou méně oficiální než korespondence v kanceláři, ale není důvod pro takové rozlišení.

Zabíráte drahocenný čas, který by vaši kolegové a klienti mohli využít k jiným úkolům, takže berte videohovor stejně vážně jako schůzku v kanceláři a dostavte se včas.

9. Nespoléhejte na řeč těla, abyste vyjádřili svůj názor.

Všem lidem „mluvím rukama“ tam venku – ano, stále můžete používat gesta a další vodítka řeči těla k vylepšení svého sdělení, ale tyto pohyby jsou při videohovoru rušivější než při osobním hovoru.

Snažte se omezit pohyby na minimum, kdykoli je to možné, a rozhodně nepoužívejte řeč těla nebo gesta k tomu, abyste vyjádřili bod, který nevyslovíte verbálně. Pokud například ukážete na graf za vámi, měli byste slovně vysvětlit, na který graf ukazujete. Nemůžete předpokládat, že všichni mají oči přilepené k obrazovce, takže znovu vysvětlete slovy, kdykoli uděláte gesto, které je obzvláště důležité.

10. Nepřerušujte, když někdo jiný mluví.

To by mělo být samozřejmé, protože je to stejně důležité ve skutečném světě jako při videohovorech, ale nepřerušujte ostatní lidi, když mluví. Kromě obvyklé neúcty a zmatku, který může vyvolat, může při videohovoru vytvořit statickou elektřinu nebo způsobit jiné zkreslení zvuku.

Můžete si s někým omylem promluvit, pokud začnete mluvit oba současně, ale co nejrychleji to napravte a dejte slovo jedné osobě. Jinak vás stejně nikdo neuslyší, takže je ve vašem nejlepším zájmu odložit vyrušování a nechat mluvit vždy jen jednu osobu.

11. Neprovádějte multitasking na pozadí.

Videoschůzky (stejně jako všechny schůzky) nejsou čas na to, abyste doháněli e-maily, procházeli zpravodajské kanály na sociálních sítích nebo dělali jinou práci, která se netýká schůzky, na které se právě účastníte. Může být těžší udržet pozornost během virtuálního setkání, ale je to ještě důležitější, protože je těžší přečíst si v místnosti, co je důležité, kdy bude potřeba váš názor a tak dále.

Při videohovorech je také snazší zjistit, kdo nedává pozor. Pokud nemáte zvuk, všichni vás uslyší psát na pozadí. I když ano, rozdíl mezi něčí tváří, když zírá na e-mail nebo webový prohlížeč, a když pozorně poslouchá, je jasný. Nebuďte touto osobou. Věnujte pozornost schůzce, která je před vámi, a ostatní věci udělejte, jakmile skončí.

12. Až budete hotovi, nezapomeňte chat vypnout.

Nakonec se ujistěte, že jste správně ukončili chat nebo vypněte kameru a mikrofon, až budete hotovi. Většina platforem uzavře všechny z prostoru schůzky, jakmile hostitel schůzky nebo první účastník zavře okno, ale ne všechny takto fungují.

Abyste si zachovali své soukromí po skončení hovoru, ujistěte se, že jste zavřeli okno hovoru. Jedním ze způsobů, jak tento problém vyřešit na počítačích Mac (a některých počítačích), je zkontrolovat, zda kontrolka webové kamery stále svítí. Pokud kontrolka stále svítí, kamera je stále zapnutá a měli byste znovu zkontrolovat, zda jste hovor opustili správně.