Jak rychle vytvořit dokumentaci bez kompromisů v kvalitě (Příběh zákazníka)

Na první pohled

• Zaměstnanci DFCU Financial potřebovali zachytit své obrazovky v rámci celopodnikového úsilí o dokumentaci procesů.
• Zaměstnanci považovali bezplatné nástroje operačního systému za těžkopádné a postrádající požadované funkce, a tak společnost DFCU Financial zakoupila společnost TechSmith Snagit.
• Snagit nyní pomáhá zaměstnancům zpracovávat informace rychleji a s profesionálním leskem, který splňuje očekávání vysoké kvality DFCU Financial.

Poskytnout zaměstnancům ty správné nástroje pro danou práci

Zaměstnanci DFCU Financial potřebovali zachytit své obrazovky jako součást celopodnikového tlaku na procesní dokumentaci. Zjistili však, že bezplatné systémové nástroje brání produktivitě a obrátil se o pomoc na TechSmith.

Finanční upgrady DFCU na Snagit poté, co se bezplatné nástroje stanou překážkou podnikání

Společnost DFCU Financial, založená v roce 1950, začala se skupinou technických zaměstnanců Ford.

Dnes je DFCU Financial největší družstevní záložnou v Michiganu a jednou z nejlépe spravovaných finančních institucí v celých Spojených státech.

S 24 pobočkami po celém Michiganu potřebovaly týmy DFCU Financial způsob, jak zavést a standardizovat postupy napříč odděleními a pobočkami. Začali tedy dokumentovat postupy se Snagitem.

Problém

Jako u každé finanční instituce je nezbytná efektivita a uživatelská dokumentace. Když se tedy DFCU Financial rozhodlo přepracovat své dokumentační procesy, aby lépe vyhovovaly jejich rostoucím oddělením, přirozeně se obrátili na software pro snímání obrazovky.

„Součástí naší IT strategie je nejprve zkusit použít nástroje obsažené v našem operačním systému,“ řekla Vanessa Dinn, projektová manažerka IT ve společnosti DFCU Financial. „Když jsme upgradovali na novější verzi systému Windows, začali jsme používat nástroj pro snímání obrazovky zabudovaný do našeho operačního systému, který nám umožňoval snímat obrazovku. Ale to bylo v podstatě vše, co udělal.“

Zatímco se Vanessa snažila vytvořit vysoce kvalitní obrázky pro znalostní databázi DFCU Financial IT, pokladní na pobočkách po celém státě se také potýkali s omezeními vestavěných nástrojů.

Na konci dne jsou skrutátoři povinni zachytit konečné součty a zaznamenat případné nesrovnalosti. Jejich základní bankovní systém nenabízel snadný způsob, jak toho dosáhnout. Použití vestavěných nástrojů zabralo několik kroků a celý proces bylo mnohem komplikovanější, než by bylo potřeba.

Po vyhodnocení omezení dostupných nástrojů pro snímání obrazovky se Vanessa rozhodla najít nástroj, který by vyhovoval potřebám zaměstnanců v celé společnosti, aniž by zruinoval.

Řešení

Při svém hledání Vanessa narazila na Snagit od TechSmith. Se Snagitem dokázala rychle zachytit, komentovat a sdílet svou obrazovku s čistým, profesionálním vzhledem.

„Funkce jako all-in-one snímání, nástroj pro rozostření a knihovna Snagit nám mnohem rychleji a snadněji umožňují sdílet informace v rámci společnosti,“ řekla Vanessa. "Používám Snagit na denní bázi." Je to jako záložka pro mou práci.“

Počítačům Snagit značně zjednodušuje zachycování součtů na konci dne z jejich pracovních stanic. Jediné, co musí skrutátor udělat, je zachytit obrazovku pomocí Snagit a vytisknout.

„S bezplatným nástrojem jsme museli uložit obrázek na plochu a vytisknout jej pomocí Windows Image Viewer, což přidalo řadu zbytečných kroků,“ řekla Vanessa.

Další oddělení se také potýkala s rozesíláním snímků obrazovky e-mailem. Se Snagitem stačí zachytit obrazovku a vložit informace přímo do e-mailu pro účely dokumentace – aniž by se museli starat o přílohy.

Podle Vanessy „Snagit sedí přímo v prostředí klienta Lotus Notes společnosti, takže když do našeho e-mailu zahrneme obrázky, jde přímo do e-mailu.“

Výsledky

Vanessa je nyní schopna vytvářet jasné a stručné manuály pro firemní IT znalostní základnu. Namísto ručního kreslení poznámek může Vanessa použít editor Snagit k rychlé úpravě jakéhokoli snímku obrazovky při zachování profesionálního vzhledu, který od své práce očekává.

Se Snagitem je proces dokumentace pro pokladníky mnohem efektivnější a bez stresu. Zjednodušený proces také snížil počet telefonátů na podporu helpdesku od pokladních.

DFCU Financial se zařadila mezi 10 nejlepších organizací poskytujících finanční služby z hlediska finanční výkonnosti mezi partnerskými družstevními záložnami v celé zemi již více než 10 po sobě jdoucích let. I nadále prosazují dokumentaci napříč organizací, aby si udrželi své vynikající postavení. Kromě Vanessina oddělení také zaměstnanci v oblasti účetnictví, financí, marketingu a dalších zachycují své znalosti, aby je mohli sdílet s ostatními.

„Kromě každodenních procesů musíme také dokumentovat procesy, abychom mohli odpovědět na těžké otázky,“ řekla Vanessa. „Jak zdokumentujeme znalosti našich nejzkušenějších zaměstnanců, pokud odejdou do důchodu? Co dělat, když dojde ke katastrofě? Snagit nám umožňuje zdokumentovat odpovědi na tyto otázky.“

DFCU Financial je nyní schopna dokumentovat procesy a znalosti čistým, snadným a profesionálním způsobem. S pomocí Snagit jsou Vanessa a její kolegové schopni dokumentovat a udržovat dokonalost, kterou je DFCU Financial známá.