Jak vytvořit procesní dokumentaci několika kliknutími

Byli jste někdy požádáni, abyste zaškolili kolegu nebo ho dokonce jen naučili něco nového?

Ať už je ve vaší organizaci nový zaměstnanec nebo kolega, který není obeznámen s konkrétním úkolem, pravděpodobně jste se někdy potřebovali podělit o své znalosti.

Pokud jste vlastníkem procesu, vytváření a údržba dokumentace procesu je užitečná z různých důvodů.

Dokumentace procesu může nejen ušetřit čas, ale také pomáhá zajistit, aby byly úkoly provedeny správně tím, že nastíní konzistentní sadu směrů. Může také pomoci předcházet úzkým místům v každodenních operacích tím, že rozšíří znalosti v rámci týmu namísto toho, aby všechny úkoly prováděla jedna osoba.

V tomto příspěvku pokryjeme základy procesní dokumentace, poskytneme některé osvědčené postupy a podělíme se o podrobného průvodce, který vám pomůže zdokumentovat proces pouhými několika kliknutími!

Zde je to, co se naučíte:

• Co je dokumentace procesu?
• Proč dokumentujeme procesy?
• Osvědčené postupy pro efektivní dokumentaci procesů.
• Jak jednoduše dokumentovat proces pomocí snímků obrazovky.
• Doplňte dokumentaci svého procesu o video z obrazovky.

Co je dokumentace procesu?

Dokumentace procesu je psaný obsah se snímky obrazovky, ilustracemi, diagramy nebo jinými snímky (funguje i video), které zprostředkují každý krok v průběhu procesu k úspěšnému dokončení úkolu.

Můžete si to představit jako něco podobného jako návod nebo soubor pokynů.

Výhody procesní dokumentace

Dokumentace procesu se nepoužívá výhradně pro pokyny nebo pomoc spolupracovníkům. Lze jej také použít k:

Vyškolte nové zaměstnance

Procesní dokumentace pomáhá školit nové zaměstnance. Když svým novým spoluhráčům nabídnete jasné pokyny, umožníte jim, aby si sami pomohli s procesem začlenění, než aby byli zcela závislí na svém trenérovi.

Kromě toho volná místa v týmu často znamenají, že ostatní členové možná budou muset zabrat a nemusí mít čas zaškolit někoho nového. Mít k dispozici zdokumentované procesy může pomoci tento problém zmírnit.

Je to win-win. Váš nový zaměstnanec může začít svou práci s důvěrou a vy nemusíte trávit drahocenný čas mimo jiné povinnosti.

Připravte se na neočekávané

Často, když se do týmu připojí nový zaměstnanec, obsadí volné místo. Jak je uvedeno výše, volné místo může znamenat, že ostatní členové týmu musí vyzvednout práci.

Pokud procesy pro dokončení této práce nebyly zdokumentovány, může to vést ke zmatkům, nedodržení termínů a snížení produktivity – nemluvě o nižší morálce týmu.

Představte si scénář, kdy je vaše mzdová účetní mimo týden, měsíc nebo i déle. Vaši zaměstnanci nemusí mít rádi zmeškané výplaty jednoduše proto, že nikdo jiný neví, jak používat mzdový software.

Dokumentování procesů dříve, než se to stane naprosto nezbytným, znamená méně stresu a tlaku, když už mohou být zaměstnanci vytížení. Samozřejmě stále můžete vytvářet procesní dokumentaci, když potřebujete okamžitě zaškolit i kolegu!

Zajistěte transparentnost procesu

Dokumentace procesů navíc pomáhá udržovat transparentnost v rámci organizace. Umožňuje zaměstnancům, kteří nemají blízko k určité oblasti podnikání, nahlédnout do úkolů mimo jejich bezprostřední tým a/nebo oddělení.

To zase může vést ke zlepšení pracovního postupu, jako je odstranění duplicitních kroků nebo úkolů. Může také zvýraznit bolestivé body, což může vést k akčním předmětům. Povědomí o problematických bodech v procesu může být vše, co je zapotřebí k tomu, aby byly přiděleny zdroje k provádění postupných zlepšení.

Osvědčené postupy pro efektivní dokumentaci procesů

Než se pustíme do tvorby, proberme některé osvědčené postupy pro dokumentaci procesů. Níže je několik věcí, které je třeba mít na paměti při plánování, vytváření a údržbě procesní dokumentace.

Udělejte to vizuálně

Výzkum ukazuje, že 67 % lidí rozumí informacím lépe, když jsou sdělovány vizuálně.

Zahrnutí snímků obrazovky do dokumentace je jedním z nejrychlejších a nejúčinnějších způsobů, jak ukázat kolegům, jak něco udělat. Náš oblíbený nástroj pro dokumentaci procesů je Snagit.

Snagit vám umožňuje snadno pořizovat snímky obrazovky a přidávat textové popisky, číslované kroky a další přizpůsobitelné anotace, abyste přitáhli pozornost k určité oblasti k předání informací.

Jednoduché

Dávejte pozor na kognitivní zátěž vašeho publika – eliminujte zbytečné rušivé vlivy ze svého obsahu, aby se vaše publikum mohlo soustředit na to, co je důležité. Existuje několik způsobů, jak toho dosáhnout, ale obecně by vaší hlavní zásadou mělo být zredukovat komunikaci na to podstatné.

Se snímky obrazovky, které zachytíte pro použití ve své dokumentaci, je jedním ze způsobů, jak zvýraznit konkrétní akci, použít nástroj Jednoduše ve Snagitu k vytvoření grafiky zjednodušeného uživatelského rozhraní (SUI). To vám umožní zakrýt nepotřebné části, abyste odstranili rozptýlení.

Zaměřte se na evergreen

Při plánování a práci na dokumentaci procesu se snažte vyhnout příkladům a textu, které rychle zastarají. Zkuste například nepoužívat čísla verzí v softwaru, datech nebo odkazech, které by se mohly rychle stát irelevantními. Dbát na svůj přístup vám může pomoci udržet váš obsah déle aktuální.

Grafika zjednodušeného uživatelského rozhraní je pro tuto aplikaci také skvělá. Umožňují vám vyhnout se častým aktualizacím vašeho obsahu, jako jsou případy, kdy se tlačítka v softwarových aplikacích pohybují.

Běžná údržba

I když chceme, aby náš obsah byl evergreen, i ten nejlepší obsah bude nakonec vyžadovat aktualizace.

Když k tomu dojde, zkuste místo úplného opakování upravit své stávající snímky obrazovky. Knihovna Snagit uchovává praktický záznam minulých snímků obrazovky, což znamená, že je můžete otevřít a upravit podle potřeby.

Nemáte původní soubory? Žádný problém! Stačí pořídit snímek obrazovky! Snagit má několik skvělých možností pro úpravu snímků obrazovky, jako je Smart Move a Replace Text, které ušetří drahocenný čas.

Naplánujte si pravidelné kontroly, i když jsou jen jednou ročně. To zajistí, že váš obsah zůstane aktuální a bude mít všechny potřebné kroky, i když se změní systémy a další proměnné. Nezapomeňte získat zpětnou vazbu od relevantních lidí ve vaší organizaci. Ostatní se mohou podělit o cenné poznatky.

Jak snadno dokumentovat proces pomocí snímků obrazovky

Pojďme si projít proces dokumentace snímku obrazovky pomocí Snagit.

Krok 1:Zvažte svůj postup

Promyslete si proces, který budete dokumentovat, a zapište si každý krok pracovního postupu, který zahrnete do své dokumentace. Tím zajistíte, že nic nepřeskočíte, a při dokumentování úkolu to může fungovat jako osnova.

Pokud spolupracujete s někým na zdokumentování jeho procesu, ujistěte se, že je zapojen do plánování.

Krok 2:Připravte si plochu

Pomocí svého plánu jako průvodce vytáhněte všechny softwarové aplikace, ze kterých budete potřebovat pořídit snímky obrazovky. Chcete-li odstranit rušivé vlivy na obrazovce, možná budete chtít uklidit také plochu a zavřít všechny aplikace, které nejsou pro váš proces nezbytné.

Krok 3:Pořiďte snímky obrazovky

Nyní je čas pořídit snímky obrazovky každého kroku vašeho procesu.

Všimněte si, že je lepší zachytit větší část obrazovky oproti menší části, pokud ještě nemáte navržený doprovodný text, protože velikost snímku obrazovky můžete kdykoli změnit nebo oříznout. Všechny vaše snímky obrazovky se automaticky zobrazí v editoru Snagit.

Krok 4:Přizpůsobte si snímky obrazovky

Nyní, když jste zachytili všechny potřebné snímky obrazovky, můžete je přizpůsobit. Vyzkoušejte možnost Zjednodušit k odstranění rušivých vlivů nebo použijte popisky k přidání tvarů, číslované kroky pomocí nástroje krok, textové anotace – cokoliv, co dává smysl ke zvýraznění důležitých aspektů vašeho procesu.

Ve Snagitu můžete dokonce vytvořit vlastní motiv s barvami a dalšími styly, takže snímky obrazovky budou mít konzistentní vzhled v celé dokumentaci.

Chcete ukázat kroky v procesu?

Použijte nástroj Snagit’s Step Tool. Jediným kliknutím můžete přidat číslované nebo písmenné kroky. Snagit za pochodu automaticky přidá správné číslo nebo písmeno. Podívejte se na toto video a uvidíte to v akci!

Krok 5:Zabalte a doručte se šablonami

Teď už zbývá jen zabalit snímky obrazovky, aby byly připraveny k doručení v jakémkoli formátu, který si vyberete. Se Snagitem můžete zkombinovat snímky obrazovky do jednoho obrázku pomocí šablon.

Nejprve klikněte na tlačítko Vytvořit a vyberte Obrázek ze šablony nebo vyberte obrázky z panelu Nedávné snímky, poté klikněte pravým tlačítkem a vyberte možnost Sloučit v šabloně. Můžete si vybrat šablony, které nejlépe vyhovují potřebám vaší pracovní pomůcky.

Poté jednoduše přetáhněte obrázky a upravte je v šabloně. Je to tak snadné!

Snagit může také sdílet přímo do Wordu vedle řady dalších oblíbených softwarových aplikací, včetně PowerPoint, Outlook, Slack, Google Drive, Dropbox, TechSmith Camtasia a dalších.

Jakmile je vše v pořádku, můžete doručit svému publiku nebo nahrát někam jinam, například na firemní stránku SharePoint, aby byla dokumentace vašeho procesu dostupná na vyžádání.

Doplňte svou procesní dokumentaci o video z obrazovky

Spolu s dokumentací procesu zvažte zahrnutí doplňkového screencastového videa.

Video může kolegům ukázat proces v akci a vy můžete za pochodu přidat vyprávění, abyste to ještě více objasnili. Pokud není vašim příjemcům z vašeho procesního dokumentu cokoli jasné, mohou se obrátit na video a dozvědět se více.

Kromě pořizování snímků obrazovky můžete použít Snagit k záznamu celé obrazovky nebo její části. Po dokončení nahrávání vám Snagit umožní oříznout jakékoli části videa, které chcete odstranit.

Váš screencast však nemusí být formální. Pamatujte, že dokonalost je nepřítelem dobra. Jednoduše projděte proces na vašem počítači a zaznamenejte obrazovku. Můžete také mluvit o tom, co se děje.

Video může doplnit vaši procesní dokumentaci a poskytnout o něco více pomoci každému, kdo to chce.

Podívejte se na video níže, kde najdete skvělý návod k použití videa pro dokumentaci procesu:

Jste připraveni vytvořit vynikající dokumentaci procesu!

To je všechno! Jste připraveni sdílet své znalosti se spolupracovníky a zajistit hladký průběh procesů. Se svými skvělými procesními dokumenty ušetříte všem čas a námahu!

Procesní dokumentace je důležitá z různých důvodů, včetně udržování aktuálních informací o postupech pro spolupracovníky, pomoci při zaškolování nových zaměstnanců, přípravy na neočekávané a mnoha dalších! Připravené dokumenty urychlí učení a zajistí hladký chod vašeho pracoviště.

Několik skvělých příkladů procesní dokumentace jsou návody, rychlé referenční příručky, pracovní pomůcky a další. Video také funguje skvěle!

Skvělé procesní dokumenty jsou vizuální, jednoduché, stále zelené a jsou často aktualizovány. Vždy by měly mít jasný směr a být snadno srozumitelné.