Když pandemie COVID-19 zasáhla svět, mnoho věcí se změnilo. Byla zavedena přísná politika sociálního distancování a pro všechny organizace se stalo povinné přísně dodržovat vládní politiku. Aby se omezilo šíření koronaviru, globální řídící orgány požádaly všechny organizace, aby přešly na model práce na dálku. Tato náhlá směna přiměla všechny pracovníky trávit více času individuálními hovory a schůzkami.
Nedávno provedla Harvard Business School průzkum u více než 3 milionů lidí v 16 světových městech, aby analyzovala a studovala účinky asynchronních komunikačních metod na lidi. Údaje odvozené z analýzy pozvánek na schůzky ukázaly, že:
- Počet schůzek (po pandemii) vzrostl o 13 % a
- Počet lidí pozvaných na schůzky se zvýšil o 2–14 %.
- Zaměstnanec stráví v průměru minimálně 4,1 hodiny týdně návštěvami schůzek!
Všichni víme, jak těžké je zorganizovat efektivní online setkání. Pokud se zorganizovat schůzku a pokusit se, aby se všichni připojili včas, zdá být obtížné, pak je sepsání zápisu z těchto schůzek ještě náročnější.
Vzhledem k tomu, že zaměstnanci po pandemii navštěvují více virtuálních schůzek, je důležité, aby se uživatelé minut naučili, jak psát zápisy ze schůzek účinně. Nejprve si pojďme porozumět, co vlastně zápisy ze schůzek jsou.
Co jsou zápisy z jednání?
Zápisy jsou oficiální poznámky pořízené během jednání. Pořizování zápisu je proces dokumentování rozhodnutí a plánu činnosti projednávaných během schůzky.
Zatímco sekretář je obvykle pověřen sepsáním zápisu z jednání, aktivní zapojení všech členů představenstva je často nutné. Správnost zápisu před jeho schválením kontrolují členové představenstva. Účastníci zápisu musí být velmi soustředění a věnovat pozornost každé malé diskusi, která na schůzce zazní.
Proč byste měli psát zápisy z jednání?
Pokusme se pochopit skutečný účel odborných setkání.
Hlavním účelem odborného setkání je vyřešit stávající problémy, brainstorming nových nápadů, prodiskutovat další kroky (kroky vpřed) a zadat vhodné úkoly členům svého týmu.
Vzhledem k tomu, že schůzky hrají důležitou roli při zlepšování celkového výkonu a produktivity týmu, je důležité je efektivně dokumentovat.
Požadované dovednosti Efektivní zápis z jednání
Hráč by měl mít následující dovednosti.
- Porozumění :Měli by být schopni porozumět složitým tématům diskutovaným během setkání. Od účastníků zápisu se očekává, že uvedou pouze důležité body. Proto je nutné, aby správně pochopili, co si zaznamenávat a čemu se vyhnout.
- Psaní :Je důležité udržovat rychlost psaní, která se synchronizuje s tempem schůzky. Pokud je jejich psaní pomalé, měli by na tom zkusit zapracovat.
- Poslouchání :Měli by mít také dobré pozorovací a naslouchací schopnosti.
Běžné výzvy, které sledují minutu
Schůze mohou být hlučnější, když je současně sdělováno příliš mnoho názorů. Lidé mají tendenci se odklánět od hlavního bodu diskuse a mohou přicházet s novými problémy. Zaměřovat se pouze na důležitá fakta, která se týkají bodu diskuse, se stává složitější.
I když je složitější psát efektivní zápisy ze schůzek pro offline schůzky, psaní zápisů pro online schůzky je ještě náročnější. Některé běžné problémy, kterým uživatelé minut čelí během online schůzek, jsou:
- Únava zoomu a únava očí,
- Problémy s připojením,
- Potíže s účastí,
- Potíže udržet krok s tempem schůzky.
Nyní, když jsme si vědomi běžných problémů, se kterými se uživatelé minut potýkají, zkusme přijít s řešeními, jak tyto problémy řešit.
Jak může nahrávání online schůzek pomoci?
Nahrávání online schůzek by určitě mohlo pomoci vyřešit některé z výše uvedených problémů. Už se nemusíte bát, že tu a tam vynecháte pár klíčových bodů. Jakmile schůzky zaznamenáte, můžete se na ně podívat a přesně strukturovat zápisy ze schůzek.
Výhody nahrávání schůzek
- V případě, že zmeškáte některé klíčové body, termíny dokončení nebo důležité časové osy, které byly zmíněny na schůzce, budete moci znovu navštívit záznam schůzky a provést odpovídající změny v poznámkách.
- Pomůže vám provést důkladnou analýzu a jasně porozumět klíčovým tématům, o kterých se na schůzce diskutuje.
Naučte se, jak napsat zápis z jednání v 5 jednoduchých krocích
Přečtěte si, jak napsat zápis ze schůzky jednoduše postupujte podle níže uvedených pokynů.
Krok 1:Připravte agendu tím, že se spojíte s předsedou.
Vždy je vhodné plánovat věci předem. Pomůže vám zůstat organizovaný a zajistí, že budete pracovat strukturovaně. Zkuste se spojit s předsedou a připravit agendu. Jakmile je program připraven, můžete navrhnout osnovu schůzky obsahující všechny potřebné nadpisy a podsekce.
Krok 2:Připravte si nastavení nahrávání.
Nyní je to nejdůležitější krok. Abyste mohli nahrávat online schůzky, musíte si nainstalovat software pro nahrávání obrazovky třetí strany, jako je Vmaker.
Možná se divíte, proč byste měli instalovat software pro nahrávání obrazovky třetí strany, když můžete schůzky nahrávat pouze v nativní aplikaci.
Problém je v tom, že na platformách jako Zoom se od účastníků očekává, že budou pokaždé žádat o povolení hostitele. Pouze pokud hostitel schválí jejich žádost, bude moci nahrávat schůzky se zoomem. Na jiných platformách, jako je Google Meet, není funkce nahrávání k dispozici.
Pokud používáte Webex nebo GoToMeeting, musíte upgradovat na prémiový účet, abyste odemkli funkci nahrávání. Tyto možnosti nejsou ani jednoduché, ani finančně nenáročné. Proto vás provedeme jedním z nejjednodušších přístupů pomocí Vmaker.
Stáhněte si záznam schůzky
Nyní můžete mít své nahrávání připravené stažením záznamníku schůzky. Doporučujeme Vmaker, protože je to jeden z uživatelsky nejpříjemnějších záznamníků schůzek dostupných online. Umožňuje uživatelům nahrávat online schůzky zdarma. Dokáže bez námahy nahrávat interní i externí zvuk. Lze jej stáhnout ve dvou formátech – jako rozšíření pro Chrome z Internetového obchodu Chrome nebo jako verzi pro macOS.
Kroky spojené s nahráváním online schůzek pomocí Vmaker
- Zaregistrujte se do Vmaker a vytvořte si účet.
2. Přihlaste se k účtu Vmaker a stáhněte si preferovanou verzi.
3. Pokud používáte rozšíření pro Chrome, připněte si rozšíření do prohlížeče. Pokud používáte aplikaci pro Mac, můžete přímo otevřít aplikaci a začít nahrávat.
4. Nyní stačí upravit vaše preference a začít nahrávat. Po dokončení nahrávání se soubor automaticky uloží na řídicí panel.
A je to. Takhle je to snadné. Nyní můžete začít psát své minuty, aniž byste se zasekli. Psaní zápisů z jednání už není stresující! Nejlepší na tom všem je, že to všechno můžete udělat zdarma!
Chcete-li se dozvědět více o Vmaker a jeho funkcích, podívejte se na toto video níže.
Krok 3:Připojte se ke schůzce, začněte nahrávat a začněte si dělat poznámky
Jakmile se ke schůzce připojíte, začněte nahrávat. Jakmile se schůzka nahraje, nezapomeňte si začít dělat poznámky jako obvykle. Pamatujte, že nahrávka je jen zdroj, který byste měli použít jako referenci, když někde uvíznete. Nepřeskakujte psaní poznámek. Pokračujte v psaní poznámek jako obvykle.
Krok 4:Napište zápis ze schůzky pomocí nahrávky
Jakmile schůzka skončí, můžete co nejdříve začít sepisovat zápis. To vám pomůže lépe psát, protože diskuse, které se odehrály během schůzky, zůstanou čerstvé ve vaší paměti. Zde můžete využít záznam a vrátit se k sekcím, které jste zmeškali. Podívejte se na níže uvedený seznam, abyste získali představu o tom, co byste měli zahrnout a čemu byste se měli vyhnout při psaní zápisu ze schůzky.
Formát zápisu z jednání
Nyní se podívejme na důležité věci, které by měly být zahrnuty do zápisů ze schůzek.
- Jméno, místo, datum a čas (uveďte také, zda se jedná o online schůzku nebo offline schůzku)
- Účel schůzky
- Seznam přítomných účastníků
- Seznam účastníků, kteří informovali tým, že se nebudou moci dostavit na schůzku
- Seznam účastníků, kteří se nedostavili na schůzku a zůstali v uniformě
- Agenda
- Přijatá rozhodnutí a diskuse
- Podrobnosti následné schůzky (čas a místo příští schůzky)
- Odkazy na příslušné přílohy nebo dokumenty.
Chybů, kterých je třeba se vyvarovat
Nyní máte jasnou představu o tom, co by mělo být součástí zápisu z jednání. Nyní se pojďme podívat na seznam věcí, kterým byste se měli vyhnout.
- Vyhněte se používání osobních komentářů a názorů.
- Nepoužívejte přídavná jména, příslovce a emoce.
- Vyvarujte se gramatických chyb.
- Nepřehlížejte ani nezanedbávejte kontrolu a schválení.
- Ujistěte se, že jste si prošli zápisy z předchozí schůzky.
- Nezměňte formát, styl nebo tón.
- Nezaznamenávejte obsah právních rad od právníka.
- Nevytvářejte domněnky ani odhady. Všude tam, kde je nedostatek informací, to jasně uveďte.
- Nepřipojujte neúplné nebo vágní externí dokumenty. Pokuste se připojit dokumenty, které jsou relevantní.
Bonus:Vzorová šablona zápisu ze schůzky
Krok 5:Odešlete, sdílejte ke kontrole a rozešlete zápis z jednání.
Jakmile sepíšete zápis, nezapomeňte jej odeslat ke kontrole. Můžete si to nechat zkontrolovat a schválit předsedou. Po schválení zápisu je sdílejte se všemi členy svého týmu.
Závěr
Nyní musíte dokonale rozumět tomu, co je zapotřebí k sepsání efektivních zápisů z jednání.
Musíte se naučit, jak snadno zapisovat zápisy ze schůze s pomocí zapisovače schůzek.
Takže až budete příště požádáni o sepsání zápisu ze schůzky, přijměte výzvu a začněte psát sebevědomě!
Často kladené otázky
1. Jak dlouho by mi mělo trvat sepsání zápisu ze schůzky?
Vždy je vhodné jej dokončit do 24 hodin. Takto si zapisovatel snáze dobře vybaví události schůzky.
2. Jak rozeslat zápis ze schůzky?
Jakmile dokončíte psaní, rozešlete jej členům týmu prostřednictvím e-mailu nebo použijte cloudový nástroj pro sdílení, jako jsou Dokumenty Google.
3. Kde získám přístup k ukázkám nebo šablonám zápisů z jednání?
Podívejte se na šablonu bonusových zápisů z jednání, kterou jsme sdíleli výše. To vám dá představu o základní struktuře a formátu, které byste měli dodržovat při psaní zápisu z online schůzky.
4. Jak podrobný by měl být zápis z jednání?
Zápis ze schůze by měl být stručný a musí obsahovat hlavní akční body schůzky. I když je nutné přidat všechny důležité body, vždy je lepší držet se dál od informací, které nejsou relevantní pro jádro schůzky.
Doporučená četba
- Jak zaznamenat schůzky se zoomem jako účastník
- Jak zdarma nahrávat z Netflixu
- Přečtěte si, jak odeslat videoe-mail
- 5 nejlepších Powerpoint rekordérů pro videoprezentace
- Nejlepší rekordéry obrazovky pro Mac