Jak nahradit schůzky videem

Trávíte alarmující část dne nebo týdne na pracovních poradách?

Cítíme tu bolest!

Komunikace na dnešním pracovišti probíhá mnoha různými způsoby. Některé z nejběžnějších metod zahrnují:

• Osobní setkání
• Virtuální schůzky
• E-mail
• Nástroje pro chat

I když každý slouží svému účelu, v závislosti na tom, co potřebujete sdílet, má každý také své nevýhody.

Náš průzkum zjistil, že většina zaměstnanců má pocit, že jejich firemní komunikace nevysílá jasné poselství a že vedoucí nekomunikují způsobem, který je pro zaměstnance nejlepší. To může mít obrovský dopad na produktivitu, zapojení zaměstnanců a dokonce i pracovní výkon.

Velký viník? Příliš mnoho schůzek.

Jak schůzky narušují práci

To neznamená, že schůzky jsou ze své podstaty špatné nebo neproduktivní. Někdy je nejlepším způsobem komunikace osobní setkání. Sezení, probírání nápadů a rozhodování funguje skvěle v mnoha situacích.

Bohužel, protože to nějakou dobu funguje, mnoho společností má tendenci jej používat stále.

Tento přístup není vždy možný. I s možnostmi virtuální schůzky může být obtížné naplánovat kvůli omezením v časovém pásmu a omezené dostupnosti v již tak zaneprázdněných kalendářích lidí.

Někdy může naplánování schůzky s rušnou skupinou zúčastněných osob dokonce trvat déle než schůzka samotná.

Setkání také představují některé další, méně zřejmé výzvy, jako například:

• Lidé, kteří spolu mluví
• Tichí lidé se ne vždy ozvou
• Lidé se zabývají více úkoly nebo se nezabývají
• Slyší:„Promiň, musím běžet na další schůzku.“

Kolikrát jste byli na schůzce, kde konverzaci dominovali dva nebo tři lidé a všichni ostatní museli bojovat, aby byl jejich hlas slyšet? Ne každý má osobnost, která se hodí k přerušování a mluvení, zvláště ve skupinovém prostředí nebo s vedením.

Někteří lidé také potřebují více času na zpracování informací, než nabídnou nápady nebo protipóly. Mohou se podělit o skvělé věci, ale schůzka pro ně nemusí být tím nejlepším místem, kde to udělat.

Navíc jsme všichni byli na schůzkách, kde alespoň někteří z účastníků kontrolovali své telefony nebo pracovali na něčem jiném.

Možná opravdu nemuseli být na schůzce. Nebo možná pro ně byla relevantní jen malá část hodinového setkání. Ať tak či onak, pravděpodobně to nebylo efektivní využití jejich času.

Ironií je, že další nevýhoda schůzek nastává, když jdou skvěle. Stalo se vám někdy, že jste byli uprostřed dobré diskuse, abyste ji zkrátili, protože čas vypršel? Možná vám bude stačit dalších 10–20 minut, ale místo toho, protože lidé mají jiné závazky, musíte se zastavit a zkusit navázat tam, kde jste přestali, jindy.

Mezi snahou najít čas v kalendáři všech a tím, že je všechny vrátíte zpět na stejnou stránku, je téměř nemožné vrátit se zpět do proudu. Mnoho skvělých nápadů mohlo být ztraceno v době mezi setkáními.

Zahoďte zbytečné schůzky pomocí videa

Přes všechny tyto nevýhody většina organizací nadále plánuje zbytečné schůzky.

Nemusí to tak být. Vy a váš tým můžete tyto schůzky zrušit pomocí videa. Zvýšíte zapojení a produktivitu – a omezíte plýtvání časem. Výzkum to potvrzuje. Ve skutečnosti jsme zjistili, že 48 % zaměstnanců považuje video za nejpoutavější formu komunikace .

Není ale videa hodně práce?

Vím, co si možná myslíte... pokud jsem nikdy nenatočil video, jak se naučit to dělat, ušetřit více času než mít schůzku ve skutečnosti? To je normální reakce a nejste sami. Tyto obavy mohou pramenit z přesvědčení, že:

• Aby byla videa účinná, musí vypadat perfektně
• Vytvoření videí vždy zabere hodně času
• Videa bude v průběhu času obtížné sledovat a udržovat aktuální
• Videa vyžadují hodně přípravy, jako je skriptování a scénáře

I když v některých případech může být vše výše uvedené pravda, ve většině situací komunikace na pracovišti se na natáčení videa nemusíte připravovat o nic víc než na schůzku.

Snagit je fantastický all-in-one snímací nástroj, který vám pomůže snadno zachytit nebo zaznamenat vaši obrazovku a provádět jednoduché úpravy.

Snagit vám navíc poskytuje jednoduchý způsob, jak nahrávat váš hlas a obrazovku (nebo webovou kameru) současně, takže vytváření skvěle vypadajících informačních videí je naprostou hračkou.

A pamatujte, že neděláte další hollywoodský trhák. Nemusí to být dokonalé. Tyto typy videí jsou obvykle určeny pro malou skupinu lidí a mají relativně krátkou životnost.

Často to může být tak snadné, jako otevřít slide deck nebo tabulku a jednoduše o nich mluvit během nahrávání. Pokud uděláte chybu, pokračujte. Až budete hotovi, můžete snadno vystřihnout ty opravdu hrozné.

Výhody použití videa jako náhrady schůzek

Pojďme se podívat na rychlý příklad toho, jak tento koncept skutečně funguje.

Docela jednoduché, že? Myslíme si to také. To je důvod, proč se naše týmy v TechSmith opřely o tento model a odstranily spoustu schůzek, které zaplňují naše kalendáře.

Občas můžete chtít mít schůzku po úvodní webové diskusi. Pokud je to tak, můžete nyní přejít rovnou do režimu rozhodování, než abyste první polovinu schůzky strávili tím, že někdo předkládá informace nebo data a odpovídá na otázky.

Když se to stane, hádejte co? Právě jste udělali „převrácenou schůzku“. Toto je další skvělá technika pro efektivnější schůzky, což jednoduše znamená sdílení informací předem, aby každý přišel na schůzku lépe připravený.

Často však zjistíte, že vše, co potřebujete, můžete splnit prostřednictvím webové video diskuse a schůzku můžete vynechat!

7 výhod video diskuzí

Poté, co tuto techniku ​​stále více a více používáme v TechSmith pro věci, jako jsou aktualizace stavu, zjištění výzkumu a návrhy strategií, zde je sedm hlavních výhod, které jsme viděli:

1. Všichni mají stejný hlas

Díky video diskuzi se mohou i ti nejtišší kolegové připojit, kdykoli mají čím přispět. Všichni diváci mohou v reálném čase zanechat komentáře, protože se nikdo jiný nemůže spokojit.

2. Každý si může obsah zobrazit, kdy a kde se mu to hodí

Už žádné lámání se s hledáním zasedací místnosti nebo boj s hledáním slotu kalendáře, který bude vyhovovat všem. Díky videu může každý člen týmu sledovat informace, když se mu to nejvíce hodí, a nemusí se cítit nepřipravený na osobní schůzku, pokud je jeho program nabitý.

3. Umožňuje lidem čas strávit obsah, než zareagují

Někdy může být obtížné poskytnout okamžitou zpětnou vazbu během schůzky. Možná budete potřebovat čas, abyste nechali obsah vstřebat a možná si ho překontrolovali, než vyjádříte svůj názor. Asynchronní video tento problém řeší!

4. Dokumentuje a archivuje konverzaci na jednom místě

Nepřejete si někdy, abyste se mohli vrátit a vidět záznam všeho, co bylo řečeno na osobní schůzce? Když místo toho sdílíte video, informace jsou trvale uloženy ve snadno dostupném formátu.

5. Umožňuje každému mít sdílený kontext

Pokud máte v plánu mít následnou schůzku, videa jsou skvělým způsobem, jak dát všem stranám čas a informace, které potřebují, aby se cítili připraveni do toho jít. Navíc tyto informace budou předávány jednotně.

6. Můžeme lépe využít osobní čas (pokud je stále potřeba)

Když mají kolegové video se skvělými informacemi, můžeme všichni lépe využít naše osobní schůzky a neztrácet čas předáváním statistik poprvé. Tedy pokud je po sdílení videa vůbec potřeba osobní schůzka!

7. Někdy můžeme nahradit celou schůzku

Pokud skvělé video může sdělit všechny informace, které by osobní schůzka měla, proč se vůbec scházet? Videa mohou každému ušetřit čas a zvýšit produktivitu.

Shrnutí

Zbytečné schůzky mohou způsobit zmatek v produktivitě a morálce. E-mail a další formy komunikace představují také své vlastní výzvy.

Video však nabízí skvělou alternativu k tradičnímu setkání.

Asynchronní komunikace poskytuje flexibilitu všem členům týmu a pomáhá jim nastavit si ideální plány. Navíc se mohou vrátit a znovu si přečíst nebo přehrát obsah tolikrát, kolikrát je potřeba, aby vstřebali informace.

Vůbec ne! Snagit velmi usnadňuje pořizování krátkých záznamů obrazovky a přidávání jednoduchých úprav bez nutnosti zkušeností. Pro složitější úpravy doporučujeme Camtasia.