Než budete moci rozšířit své operace jako nezávislý pracovník, je třeba provést řadu věcí. Pokud chcete úspěšně řídit větší nebo složitější projekty, budování většího týmu, který vám pomůže s plněním, je jen začátek.
Chcete-li provést tento přechod, budete muset zcela přepracovat způsob, jakým komunikujete a organizujete své podnikání. Absolvujete svůj sólový počin a přebíráte odpovědnost plnohodnotného projektového manažera.
V této pozici jsem se ocitl v průběhu roku 2015. Po letech volné tvorby živých akčních a animovaných videí jsem se rozhodl najmout vlastní zaměstnance, což zvýšilo počet projektů, které jsem najednou balancoval.
S větší šířkou pásma přicházelo více projektů a tlak na dodání byl na síle. Je to obohacující role, ale přechod na projektového manažera může být extrémně složitý. Zde je několik strategií, které vám pomohou být připraveni.
Naplánujte schůzky s přehledem projektu
Prvním úkolem je uspořádat týdenní souhrnnou schůzku s vaším týmem. Řízení 6-10 projektů najednou je udržitelné pouze tehdy, pokud máte jasnou představu o všech pohyblivých částech. Jako freelancer jste si vyvinul talent pro řízení věcí sám, ale při řešení tak velkého počtu projektů vám pomůže mít několik uspořádaných očí. Pravidelně se spojujte se svým týmem a prodiskutujte podrobnosti, cíle a překážky všech probíhajících projektů.
Při správě několika videoprojektů najednou je prvním úkolem uspořádat týdenní souhrnnou schůzku s vaším týmem.
U každého úkolu je třeba zvážit několik bodů:
- Jaký je aktuální stav projektu?
- Kdy nás klient naposledy slyšel?
- Je něco, co nás blokuje?
- Kdy je konečný termín?
- Jaké jsou úkoly?
Pokud si uděláte čas na pročesávání projektů, udržíte svůj tým ve střehu a předejdete chybám. Ujistěte se, že dodržujete tyto provozní schůzky každý týden. Orientace na tento detail vám ušetří spoustu zbytečných bolestí hlavy.
Také to povzbudí vaši společnost, aby udržovala neustálou komunikaci s ohledem na projekty, se kterými žonglujete. Je to časově náročný proces, ale plánování efektivních schůzek je základem funkčního týmu.
Pochopte své náklady
Nezávislí pracovníci obvykle účtují sazbou, která vyrovná jejich životní náklady. Jakmile je projekt prodán, klienti zaplatí poplatek 30–70 USD za hodinu . To je zdravý zdroj příjmů, ale jste omezeni tím, co máte čas dosáhnout. Pokud chcete zvýšit svůj roční plat a delegovat část práce, budete si muset zmapovat dobře podložený model příjmů a nákladů.
Existuje pět čísel, která musí být odhadnuta, aby se pokročilo:
- Celkový výnos:Kolik celkových projektů a za jaký rozpočet letos prodáte?
- Náklady na tvorbu videí:Pokud byste z celkových příjmů neudělali žádnou část práce, kolik by vás stálo zaplatit ostatním za provedení práce?
- Ostatní výdaje (pracovní prostor, software, nástroje)
- Váš plat
- Čistý zisk
Když to budete vědět, umožní vám vydělávat slušné mzdy, aniž byste museli sami zpracovávat veškerou práci s videem.
Zde je příklad nákladového modelu, který byste mohli následovat, kdybyste byli schopni prodat 250 000 $ ročně.
Cena za vytváření videí je nejdůležitější součástí rozkladu. V tomto modelu byste za dokončení práce zaplatili svým nezávislým pracovníkům 40 % celkových příjmů projektu. Při práci za 10 000 $ by dostali 4 000 $. Důvěra v tento finanční model je základním kamenem pro růst týmu.
Aby to fungovalo, chcete najít skupiny lidí, kteří mohou dělat práci dobře, ale nemusí jim být účtovány poplatky. Najděte skupinu nezávislých pracovníků, kteří rádi pracují za 25 – 45 dolarů na hodinu.
Cílem je najmout někoho, kdo má rád práci za standardní hodinovou sazbu a nesnaží se vám nacpat boty. Nedovolte, aby tato cena stanovila nízká očekávání pro talenty. Lidé, kteří splňují toto kritérium, se prostě hlásí k jiné filozofii pracovního života než vy.
Vybudování sítě lidí, kteří účtují 30 USD za hodinu, vám umožní zaplatit jim 40 % z celkové částky, aniž by se cítili ohroženi.
Pokud se pohybujete směrem k prodeji projektů za 20 000 $ měsíčně, začněte své cenové nabídky stavět na modelu, kdy platíte nezávislému pracovníkovi, 40 % z projektu odvádí práci, zatímco projekt řídíte. Zkuste to několikrát a dokažte sami sobě, že to funguje, baví vás to a klient miluje konečný produkt.
Sestavení kalendáře
Všechny projekty musí být prodány s ohledem na příslušné termíny. Pokud přeprodáte nezávislého pracovníka, můžete riskovat, že budete schopni splnit svůj nákladový model ve výši 40 %. To vás vystavuje obrovskému finančnímu riziku, pokud budete muset přeplatit.
Udržujte si kalendář zdrojů, který ukazuje, na kterých projektech vaši nezávislí pracovníci již pracují, abyste předešli jejich dvojímu rezervaci. Pokud tak učiníte, budete vědět, kdy potřebujete přinést další zdroje videa. Je to užitečný přístup, když několik klientů žádá o videa ve stejném termínu.
Udržujte si kalendář zdrojů, který ukazuje, na kterých projektech vaši nezávislí pracovníci již pracují. To vám pomůže zabránit jejich dvojité rezervaci.
Zkuste si při prodeji a plánování dát prostor pro dýchání. Pokud klient požaduje termín, který je příliš blízko jinému projektu, poskytněte mu pobídku, aby jej posunul o týden výše, nebo si tajně kupte den nebo dva navíc v milníku nebo datu dodání.
Další skvělou výhodou kalendáře zdrojů je získání představy o tom, na čem každý člen týmu pracuje. Chcete se vyhnout předávání velkého úkolu někomu, kdo už má plné ruce práce s více projekty. Je lepší najít si jiný zdroj, než vypálit členy svého týmu, kteří jsou pro pokrok vašeho podnikání klíčoví.
Zahájit správu e-mailu
E-mailová komunikace je pro projektového manažera základem operací. Přijetí více klientů bude vyžadovat, abyste zpracovávali větší objem e-mailů, než jste pravděpodobně zvyklí, a řízení tohoto nárůstu je kritické. Pokud se vám nedaří vrátit se k lidem nebo ztratíte přehled o konverzacích, začne to narušovat vaši schopnost úspěšně uspokojit poptávku. Zjistil jsem, že klíčem ke zvládnutí e-mailu je zacházet se svou doručenou poštou jako s denním seznamem úkolů.
Každý e-mail, který obdržíte, vyzve k určité akci. Dalším krokem je dokončení této akce a třídění e-mailu do jedné ze tří složek vytvořených pomocí funkce složek Gmailu. Přetažením dokončených konverzací do příslušné složky vám pomůže udržet si pořádek a vyčistit doručenou poštu.
Vytvořte následující složky:
- Otevřít projekty
- Nové příležitosti
- Hotovo
Vlákna související s probíhajícími projekty by měla být přetažena do Otevřeno Projekty. Klepnutím na tuto složku zobrazíte veškerou aktuální komunikaci. Nové nebo nedokončené projekty by měly být umístěny do Nových příležitostí . Dokončená vlákna nebo koš by měly být umístěny do Hotovo . Dejte si za cíl každý den dokončit všechny e-mailové akce a roztřídit je do složek. Až budete hotovi, využijte tento čas k práci na přesunutí věcí v jiných oblastech vašeho podnikání.
Použití této e-mailové strategie zjednodušuje komunikaci s klienty a umožňuje vám rychle zjistit, zda jste pro daný den provedli všechny požadované akce.
Zvedněte telefon
Podporujte včasnou a efektivní komunikaci prostřednictvím stálých telefonních kontaktů. Nezávislí pracovníci jsou často na hony vzdáleni profesionální naléhavosti korporátního světa. Pokud tomu budete čelit pravidelnými telefonními hovory, pomůžete jim udržet si větší zodpovědnost.
Telefonování neumožňuje lidem čekat hodinu, než odpoví na otázku, jako to dělá e-mail. Udržování přímé komunikace je životně důležité, když se snažíte dodržet termíny.
Chcete tým lidí, kteří skvěle zvednou telefon. Lidé, se kterými se můžete rychle spojit, udělají obrovský rozdíl, protože se snažíte vyhovět požadavkům klientů. Samotný e-mail na správu velkého množství projektů stačit nebude. Denně se přihlašujte pomocí telefonu.
Jeden dotek denně
Mít jeden kontaktní bod denně je strategie projektového řízení, kterou můžete provést hned teď a dosáhnout okamžitých výsledků. Udělejte si čas na kontrolu každého jednotlivého projektu, který spravujete, a dokončete alespoň jednu akci denně, která jej posune vpřed. Je to jednoduchý postup, ale tento malý detail může znamenat velký rozdíl, když se snažíte sledovat více projektů.
Organizovaný systém, konzistentní schůzky a realistické odhady nákladů, to vše bude spolupracovat, aby bylo možné vaše měřítko zvýšit. Když se naučíte, jak efektivně vést tým a řídit velký objem, získáte silný smysl pro to, k čemu se můžete zavázat a jak to vydržet.
Nalezení svého vnitřního projektového manažera bude vyžadovat, abyste byli organizovaní a rychle na nohou. Se správným herním plánem můžete dosáhnout svých ziskových cílů a myšlení potřebného k jejich udržení.
O autorovi: Mike Clum je generálním ředitelem společnosti Clum Creative, videoprodukční společnosti se sídlem v Clevelandu, OH sloužící obchodníkům a podnikatelům po celém světě.