Pokud jde o týmovou komunikaci, někdy je nejdůležitějším faktorem rychlost. Zaneprázdněná organizace může ušetřit hodiny a hodiny pracovní doby společně uspořádáním jednoduché 30minutové schůzky. E-mailová řešení a řešení pro rychlé zasílání zpráv, jako je Slack, jsou každodenními možnostmi interní komunikace, ale i ta mají své stinné stránky.
V této epizodě The Visual Lounge Sherri Powers, viceprezidentka marketingu společnosti TechSmith, hovoří o tom, jak může videokomunikace ušetřit čas.
Krátká videa a jednoduché záznamy obrazovky mohou často předat zprávu rychleji a efektivněji než e-maily nebo osobní schůzky. Sherri v této epizodě rozebere matematiku, aby vám ukázala, kolik času byste mohli ušetřit, pokud byste přijali video.
Význam dobré komunikace
Dobrá týmová komunikace je vždy nutností v každé organizaci, zvláště pokud se jedná o velkou organizaci s více odděleními. Je to však něco, čemu mohou podniky snadno věnovat mnohem více času, než potřebují.
Jako viceprezidentka pro marketing ve společnosti TechSmith Sherri ví lépe než většina ostatních, jak náročné může být pracovat s více odděleními, vedením a obecným týmem, aby se šířily zprávy. Jednou z největších výzev je čas a jak dlouho může jednoduchá schůzka trvat.
Nejen to, ale také se musíte ujistit, že vaše zpráva je jasná, bez jakéhokoli prostoru pro nesprávnou interpretaci. Správné vyvážení může působit jako umělecká forma.
Použití dat k zálohování bodu
Pokud jde konkrétně o marketing, musíte být schopni podložit to, co říkáte, chladnými a tvrdými čísly.
Pokud potřebujete mluvit s jiným oddělením o růstu společnosti nebo marketingovém potenciálu, vágní slova nefungují. Musíte být schopni zálohovat tyto body.
Sherri říká, že klíčem je použití vizuálů k demonstraci faktů a čísel. Navrhuje použít data a poskytnout jejich vizuální zobrazení na obrazovce, což je nejlepší způsob, jak dovést svůj bod domů.
Co dělá skvělý vizuál?
Jak poznáte, že jsou vaše vizuály efektivní? Sherri říká, aby se zeptala:"Splní to práci?" Pokud jde o interní komunikaci, vaše publikum je již na stejné stránce jako vy. Vizuály tedy nemusejí být ozdobné ani uhlazené. Jen musí být jasné.
I když Sherri oceňuje dobrý a ostrý vizuál, zejména u obsahu určeného zákazníkům, konečným výsledkem je, že musí být jasný.
Proč mohou být videa rychlejší než e-mail
Většina z nás nepřemýšlí dvakrát o sepsání rychlého e-mailu, ale pokud sdělujete něco složitého, je to někdy rychlé e-mail?
Při odesílání e-mailu existuje čas, který zabere jeho napsání, ověření, oprava překlepů, kontrola, zda je vše jasné, a pak musíte čekat na odpověď. Pokud se potřebujete dostat přes složitý požadavek nebo pokyn, význam se může cestou ztratit, což může znamenat trochu tam a zpět. Psaní e-mailu je spojeno s mnoha přepracováním.
Sherri zjistila, že vytvoření tří až čtyřminutového záznamu na obrazovce je mnohem rychlejší než psaní všeho do e-mailu.
V případě, že musíte někomu něco fyzicky ukázat, například novou funkci na webu, jsou vizuály mnohem efektivnější.
Vědět, kdy vytvořit video
Sherri věří, že součástí této výzvy je vědět, kdy natočit video a v jakém stylu bude video.
Pokud je potřeba video, které se musí věnovat tématu do hloubky nebo se na něj bude odkazovat v nadcházejících letech, stráví nad ním trochu více času.
Mohla by to trochu víc vypilovat, napsat scénář nebo to spárovat s powerpointovou prezentací. Ne všechna videa vytvořená za účelem úspory času musí být super uspěchaná. Z dlouhodobého hlediska vám stále ušetří čas a pomohou vám vyhnout se opakování.
Vytváření dovedností při vytváření videí
Dokonce i ti, kteří používají videa v každodenním podnikání, se mají ještě hodně co učit. Sherri hodně používá video, ale popisuje to jako svou „cestu růstu do tvorby videí.“
Kolik času může video skutečně ušetřit?
Sherri se s vámi podělila o některé své matematické výpočty, které vám pomohou zjistit, kolik času tým skutečně stojí schůzky.
30minutová schůzka s 25 zaměstnanci stojí dohromady asi 12 a půl hodiny týmového času. Ale nahraďte to desetiminutovým videem, které sledujete rychlostí 1,5, můžete si s tím ušetřit spoustu času.
Začínáme ve videu
Co když jste ještě nikdy nenatáčeli videa pro svůj tým? Sherri zdůrazňuje, že každý, kdo dělal prezentace, ať už na Prezentacích Google nebo PowerPointu, již má nástroje k vytvoření videa. I když to může být zpočátku trochu zastrašující, Sherri vás provede jednoduchým způsobem, jak začít.
Jedna z věcí, které se lidé u videa obávají, je udělat chybu. Ale samotná povaha videa znamená, že můžete tyto chyby odstranit – na rozdíl od schůzky nebo prezentace.
Výsledek? Získáte mnohem hladší a plynulejší prezentaci, která všem ušetří čas, protože můžete oříznout vše, co není zbytečné.
Začít s videem nemusí být zastrašující. Nemusí to být dokonalé. Sherriho rada je začít v malém a nejprve si to vyzkoušet sami. Pokud jste nováčkem v objevování světa tvorby videí na pracovišti, máme v TechSmith Academy několik fantastických bezplatných zdrojů.
Další odborné rady a tipy najdete na TechSmith Academy na YouTube nebo si poslechněte podcast.