Krátký průvodce sdílením znalostí:Jak začít

Podniky, které dělají sdílení znalostí součástí své organizační kultury, mají výraznou konkurenční výhodu.

Gallup, analytická a poradenská firma, poznamenává:„Na řízení znalostí by se mělo pohlížet jako na klíčovou obchodní strategii a měl by se mu věnovat stejný čas a pozornost jako jakékoli jiné iniciativě v oblasti IT nebo lidských zdrojů.“

Výhody sdílení znalostí jsou široké, od zvýšené agilnosti a inovací až po větší zapojení zaměstnanců. Je to také jeden z nejlepších způsobů, jak zajistit kontinuitu podnikání při běžné fluktuaci zaměstnanců.

Ale termín a dokonce i samotná praxe mohou být trochu neprůhledné, takže je obtížné stanovit priority a implementovat.

Pojďme si tedy udělat jasnější obrázek o tom, co přesně sdílení znalostí je, konkrétní výhody a identifikujme příležitosti pro vaši organizaci, jak to začít dělat právě teď.

Co je sdílení znalostí?

Jednoduše řečeno, sdílení znalostí je výměna dovedností, informací a odborných znalostí mezi sítí nebo skupinou lidí.

V tomto kontextu existují dva typy znalostí:explicitní znalosti a tiché znalosti.

Explicitní znalost je druh, který lze snadno zaznamenat, kodifikovat, formulovat a zpřístupnit. Často jsou to věci, které mohou být obsaženy v dokumentaci, manuálech, výukových programech nebo videích s návody.

Tiché znalosti, které jsou komplementární k explicitní formě, jsou moudrost, zkušenost, vhled a intuice, které vytvářejí kontext kolem explicitních znalostí. Ti, kdo mají tiché znalosti, vědí, proč je konkrétní postup pro podnikání zásadní nebo jak byla učiněna řada rozhodnutí.

Nejjednodušší způsob sdílení znalostí

Bez ohledu na to, zda se snažíte sdílet explicitní nebo tiché znalosti, může vám to připadat jako obtížný úkol.

Jak organizace snadno zpřístupní důležité informace všem, aniž by utrácela přemrštěné množství času nebo peněz?

Odpovědí je vytvořit kulturu sdílení znalostí.

Organizace by měly povzbuzovat zaměstnance, aby sdíleli své znalosti, a poskytovat nástroje, které to usnadní.
Příjemné je, že pro začátek nepotřebujete implementovat celý systém správy znalostí. Některé jednoduché nástroje pro snímání obrazovky nebo nahrávání obrazovky jako TechSmith Snagit a Camtasia jsou více než dostačující.

Nástroje jako Snagit a Camtasia pomáhají zaměstnancům vytvářet pracovní pomůcky, screencasty, návody a další informační obsah. Ukládejte a sdílejte tyto zdroje ve znalostní bázi, firemním intranetu nebo dokonce v jednoduchých prostorech pro spolupráci, jako jsou Dokumenty Google, abyste k nim měli rychlý a snadný přístup.

Klíčem je poskytování nástrojů a povzbuzení.

Tři důvody, proč začít sdílet znalosti právě teď

Když znalosti procházejí organizací snadno, prosperuje řada aspektů podnikání.

Zde jsou tři způsoby, jak se sdílení znalostí ukázalo jako přínosné pro organizace.

1. Zvyšte návratnost investic do softwarových nástrojů a dalších obchodních investic

Flexera, poskytovatel správy IT, ve své zprávě State of Tech Spend pro rok 2020 zjistil, že průměrný podnik utrácí téměř deset procent svých příjmů za zdroje IT. Finanční společnosti, cloudové služby a softwarové společnosti utrácejí v průměru nad průměrem softwarových společností a utrácejí téměř 25 procent svých příjmů za zdroje IT.

Maximalizace návratnosti investic těchto investic je nezbytná.

Nejlepší způsob, jak to udělat?

Podporujte sdílení znalostí. To pomůže zajistit, aby co nejvíce zaměstnanců pochopilo účel nástrojů a jak je používat.

Zastupujte odborníky nebo zájemce o nový software nebo technologii, abyste vytvořili několik screencastů, které demonstrují klíčové prvky. Sdílení videí a zpřístupňování dalších zdrojů je snadný způsob, jak vytvořit jednoduchou znalostní bázi.

Ideálním výsledkem je, že odborné znalosti volně proudí vaší organizací a maximalizují návratnost investic do vašich technologií.

2. Usnadněte si výzvy spojené s fluktuací zaměstnanců a „odlivem mozků“

Jednou z největších hrozeb pro efektivitu společnosti je obrat znalostí a talentů.

Zde opět Gallup poskytuje náhled, když pozoruje, že v současné době nebo brzy budeme svědky velkého exodu zaměstnanců, protože generace baby boomu dosáhne důchodového věku a opustí pracovní sílu.

Ale není to jen generační výměna, kterou musí organizace projít.

Dnešní pracovní síla je přechodná s průměrnou dobou trvání zaměstnance kolem 4,2 roku a mnoho zaměstnanců je neustále otevřených novým příležitostem.

Společnosti mohou vytvářet „znalostní hráze“ tím, že nechávají zkušené zaměstnance zaznamenávat své kolektivní znalosti do screencastů, návodů, pracovních pomůcek a další dokumentace. Zpřístupněte tyto zdroje ostatním zaměstnancům a můžete snadno vyplnit mezeru v dovednostech, pokud nějaká nastane.

Implementace i volného systému sdílení znalostí může zabránit ztrátě klíčových informací a zkušeností při odchodu vysoce výkonných nebo dlouholetých zaměstnanců.

3. Podporujte rozvoj zaměstnanců, jejich spokojenost a udržení

Zpráva LinkedIn Learning Workplace Learning Report 2021 zjistila, že společnosti, které poskytují příležitosti pro růst a mobilitu, si s větší pravděpodobností udrží zaměstnance na delší dobu.

Ve skutečnosti „Podle údajů LinkedIn zůstávají zaměstnanci ve společnostech s vysokou interní mobilitou téměř dvakrát déle než ti, kteří ji nemají.“

Jinými slovy, lidé chtějí pracovat na místě, kde mají příležitosti růst, přijímat nové výzvy a rozvíjet svou kariéru. Získávání nových dovedností učením v práci a v zaměstnání je jedním z hlavních způsobů, jak to lidé dělají.

Důležitou roli zde hrají formální školicí programy, ale velký dopad může mít i neformální každodenní sdílení znalostí.

Podpora prostředí pro spolupráci, které podporuje a usnadňuje efektivní sdílení znalostí, bude obrovskou podporou pro rozvoj a udržení zaměstnanců.

Tři možnosti sdílení znalostí v každé organizaci

Existují příležitosti pro sdílení znalostí, které jsou jedinečné pro některé organizace a průmyslová odvětví, ale mnohé jsou konzistentní všude, kam jdete. Zde jsou tři příležitosti dostupné všem organizacím.

1. Obsah registrace a školení

Začněte se sdílením znalostí hned od začátku tím, že je začleníte do obsahu nových náborů a školení.

Svolejte skupinu zkušených zaměstnanců, aby zjistili počáteční příležitosti ke sdílení znalostí. Poté požádejte členy této skupiny, aby vytvořili zdroje, které mohou nové zaměstnance učit o firemních normách, systémech, procesech a postupech.

Pomocí těchto zdrojů můžete novým zaměstnancům poskytnout v prvních dnech v práci připravený kurz učení. Podporu ocení a vaše organizace bude mít prospěch z urychleného času k produktivitě.

2. Zavádění softwaru a systémů

Organizace neustále přidávají, aktualizují nebo nahrazují technologie a systémy. Tyto přechody mohou vytvářet období neefektivnosti.

Když zavedete novou technologii nebo provedete zásadní aktualizaci, naplňte pumpu podpůrným obsahem. Vytvářejte screencasty, návody a další dokumentaci, která zaměstnancům pomůže získat pohodlí. Témata jako nastavení účtu a používání nových funkcí jsou skvělými místy, kde začít, ale bude jich mnohem více v závislosti na vaší situaci.

Vytváření podpůrných materiálů pro zavádění technologií může být často týmovým úsilím a k vytváření zdrojů nemusíte klepat na jednotlivce, kteří jsou již odborníky.

Shromážděte skupinu zúčastněných stran a dejte každému úkol naučit se nebo pochopit konkrétní prvek nového systému. Poté mohou vytvořit podpůrné materiály pro přidělenou oblast.

Ideální je distribuovaný a aktivní přístup ke sdílení znalostí, jako je ten vysvětlený zde.

3. IT a technická podpora (interní i zákaznická)

Týmy IT a technické podpory jsou neustále zahlceny.

Interně podporují širokou škálu technologií, které udržují podnikání v chodu.

Externě zajistí, že vaši zákazníci zůstanou šťastní a spokojení tím, že problémy vyřeší co nejrychleji.

Nalezení způsobů, jak zvládnout a dokonce ulehčit tuto těžkou pracovní zátěž, je zásadní. Sdílení znalostí je přirozeně ideální způsob, jak toho dosáhnout.

Většina týmů IT a podpory se s některými otázkami setkává častěji než s jinými. Na mnohé z těchto otázek může snadno odpovědět jednoduché video nebo dokument s návodem.

Poskytněte svým IT a týmům podpory jednoduché nástroje pro získávání znalostí. Poté nabídněte čas a povzbuzení k vytvoření a sdílení zdrojů, které odpovídají na tyto běžné dotazy na podporu.

Jakmile budou zdroje existovat, lze je použít k reakci na relevantní požadavky, což představuje zkratku, která pravidelně šetří čas.

Dva velké důvody, proč se přiklonit ke sdílení znalostí

Mám dva poslední důvody, proč by každá organizace měla učinit sdílení znalostí prioritou.

Za prvé, v dnešní společnosti je sdílení znalostí samozřejmostí. Nespočet online kurzů, kanálů YouTube a účtů na sociálních sítích věnovaných výuce nových dovedností a znalostí. Mnoho vašich zaměstnanců se pravidelně zapojuje do tohoto ekosystému, i když na témata, která je zajímají.

Za druhé, výhody sdílení znalostí se rychle množí.

Podporuje efektivitu v celé společnosti. Když se noví zaměstnanci dostanou do tempa rychleji, veteráni tráví méně času školením a odpovídáním na otázky.

Kromě toho jsou zaměstnanci ochotnější pracovat na nových, náročných věcech, když vědí, že znalosti a informace jsou dostupné. Společnosti, které sdílejí znalosti, se v důsledku toho stávají inovativnější.

Síla sdílení znalostí je rozšířená, všudypřítomná a lze ji snadno začít dělat. Na co čekáte?

Jednoduše řečeno, sdílení znalostí je výměna dovedností, informací a odborných znalostí mezi sítí nebo skupinou lidí.

Sdílení znalostí je dnes pro organizace kritickou praxí. Jeho výhody jsou široce rozšířené, protože pomáhá zaměstnancům na všech úrovních být produktivnější, zajišťuje, že kritické znalosti neopouštějí organizaci, a pomáhá společnostem rozvíjet a udržet si talenty.

Existuje mnoho způsobů, jak sdílet znalosti na pracovišti. Jedním z nejjednodušších je použití nástrojů pro snímání obrazovky nebo nahrávání obrazovky k vytváření screencastů, videí a dalších zdrojů, které dokumentují klíčové znalosti, procesy a informace. K těmto zdrojům pak mohou zaměstnanci na vyžádání přistupovat, když je potřebují.