Nikdo nemůže zcela zdůraznit důležitost videí, obrázků a infografik v dnešním světě. Vzhledem k tomu, že lidé jsou ve svém chápání zcela vizuální, mají tato média potenciál zvýšit úroveň zapojení.
Je tu však jeden zásadní problém, který je třeba vyřešit.
S tolika možnostmi nástrojů, aplikací a metod, ze kterých si v dnešní době můžete vybrat, nebylo nikdy snazší spadnout do králičí nory neproduktivity. To vede k otázce dne, existuje lepší způsob, jak používat nástroje pro tvorbu vizuálního obsahu ke zvýšení produktivity?
V dnešní epizodě máme Toma Solida, generálního ředitele The Paperless Movement a odborníka na produktivitu. Je také hostitelem Toma v Paperless Movement.
Tom strávil 16 let v korporátním světě a na akademické půdě řešením stejných problémů s produktivitou, které trápí mnohé v digitální éře. Zatímco trénoval několik týmů v různých odvětvích, zaznamenal až 60% nárůst úrovně produktivity.
Tajemství za tím? Jednoduše pomocí správného projektového managementu a digitálních nástrojů.
Jeho duchovním dítětem je rámec Input Control, Output Refine (ICOR), který je ústředním prvkem The Paperless Movement a služeb, které nabízí.
Začněte s přístupem agnostickým nástrojem
To je však mentalita většiny dnešních lidí. Pokud by mohli získat tento vysoce hodnocený nástroj nebo zařízení, možná by to zjednodušilo úkoly a nakonec zvýšilo jejich produktivitu. Zde se to komplikuje — s kousky papíru máte jen své metody, se kterými se můžete vypořádat. S digitálním zařízením musíte vzít v úvahu jak své metody, tak nesčetné množství dostupných nástrojů.
Pro Toma toto poznání přišlo, když se rozhodl přejít z papírového notebooku na iPad. Logicky mu tento přechod měl hodně usnadnit práci. Ale od tohoto bodu to byla sestupná spirála.
Postupem času vyvinul přístup více agnostický k nástrojům, který fungoval – nejen pro něj, ale pro každého, kdo chce využít digitální nástroje pro produktivitu.
Stručně řečeno, je kontraproduktivní a vytržené z kontextu věřit, že nástroj udělá s vaším procesem zázraky, aniž byste brali v úvahu následující:
- Celkový úkol
- Individuální potřeby
- Potřeby celého týmu
- Speciální funkce
- Nástroje, které spolu dobře spolupracují
- Požadovaný výsledek
Role, kterou hrají obrázky a video v produktivitě na pracovišti
Díky videím a obrázkům jsou informace snáze stravitelné. Podle Toma musí být vše zjednodušeno, aby tomu lidé rozuměli, a to je to, co vizuály dělají.
Zvažte proces registrace ve většině organizací. Po vyřešení všech papírů je dalším krokem, aby se nový zaměstnanec seznámil se všemi platnými standardními operačními postupy (SOP).
Je pravda, že stránky s objemným textem jsou jedním ze způsobů, jak předat zprávu. Nezaručuje však, že zpráva bude pochopena. Podle Tomových zkušeností je nejlepším způsobem, jak na tyto věci jít, přeměnit SOP na instruktážní video. To překonává čtení 100stránkového dokumentu každý den.
Zde také stojí za zmínku tok věcí.
Se správnými nástroji pro tvorbu vizuálního obsahu je pracovní postup prakticky hračka.
Když se vrátím k tomu, co řekl Tom o přístupu agnostickém s nástroji, je to životně důležité získat nástroje, které spolu dobře spolupracují. Pokud to není upřednostněno, skončí to tím, že do toku vnesete tření, které maří všechny účely.
Vztahuje se rámec ICOR na obrázky a videa?
Framework ICOR je něco, s čím přišel Tom, aby zefektivnil všechny procesy. Ať už tedy pracujete s videi, slovy, čísly atd., je to osvědčený způsob, jak věci dělat správně.
V jeho jádru je zásada, že „vše, co děláte, by mělo mít svůj účel a definované místo, kam to umístíte.“
Řekněme, že dáváte dohromady infografiku nebo nahráváte video, „nalezení jediného zdroje pravdy“ je relevantní. Jakmile definujete tento jediný zdroj pravdy, odstraní z rovnice nadbytečnosti. Chcete-li věci zúžit, pomůže vám klást otázky, které vás nasměrují zpět k „proč“ věcí.
Představte si, že jste našli zajímavý vizuální obsah a chcete jej sdílet. S ohledem na ICOR byste pravděpodobně zvážili:
- Typ shromážděných informací
- Jaká část je pro vaši zprávu zásadní
- Jak to prezentovat
Není pochyb, že toto je jen špička ledovce, pokud jde o Tomův rámec ICOR. Ale nakonec by to mohlo pomoci zúžit typy nástrojů, které se mají používat, médium, na kterém je sdílet, a formu, kterou by měly mít.
Úrovně priority dělají ten rozdíl na světě
Obecně řečeno, priority hýbou světem. Můžete mít všechny správné nástroje pro vytváření vizuálního obsahu a správné procesy, ale pokud pracujete bez definovaných priorit, na ničem z toho opravdu nezáleží.
Když se blížíte k úkolu, pravděpodobně máte jasnou představu o tom, co chcete a kdy to chcete.
Zde je problém, pokud chcete získat zlato, musíte jít hlouběji.
Nepřestávejte, jakmile svou práci zařadíte do kategorií podle naléhavosti, zmapujte, jak naléhavá je.
I když se to mezi jednotlivými lidmi překládá trochu jinak, dobré místo, kde začít, je zvážit, jaká slova jsou naléhavá , s vysokou prioritou , normální priorita a nízká priorita znamená to pro tebe?
Pokud je odpověď „nic“, připravujete se na světy zklamání.
Tom vysvětluje, jak jasná definice těchto slov ubírá prostor pro osočování nebo výmluvy.
Produktivita je cesta, nikoli cíl
V dnešní době je snadné podívat se téměř na kohokoli a nakonec se cítit nedostatečně. S ohledem na to Tom upustí několik moudrých slov:"všichni jsme na jedné lodi." Všichni, včetně Toma, jsou stále v procesu dolaďování svých metod.
Jediný rozdíl je v tom, že někteří lidé jsou dále ve svém úsilí o neustálé zlepšování.
Chcete-li se dozvědět více o tom, co Tom říká o produktivitě na pracovišti, nenechte si ujít celou epizodu. Odkazy na podcast a video jsou k dispozici v horní části této stránky.
Další zdroje, hacky a tipy pro tvorbu obsahu najdete na TechSmith Academy.