Hybridních událostí se nemusíte bát – existují už léta. V roce 2011 CDC zahájilo čtyřdenní hybridní akci, kde se 1 600 účastníků osobně připojilo a 1 875 zaměstnanců CDC z celého světa online. Více než 50 % účastníků bylo vzdáleno!
Video a živé vysílání umožňují flexibilní způsoby připojení, což je důležité pro lidi, kteří se účastní akcí na dálku nebo pracují z domova. Poslední rok nám dal příležitost rozvinout tradiční akce způsobem, který jsme si ani nepředstavovali.
V této příručce budeme hovořit o hybridních událostech a tipech, jak spustit hybridní událost s videem. Pojďme se ponořit!
Co jsou hybridní události?
Hybridní událost je jedna událost se dvěma různými, ale propojenými zážitky.
Může to vypadat jako obchodní výstava, konference, setkání nebo seminář, který kombinuje živý osobní aspekt s virtuálním zážitkem. Skvělá věc na hybridních akcích je, že existuje velká svoboda při vytváření digitální komponenty.
Digitální složka může sahat od začlenění do sociálních médií až po živé vysílání celé akce. Klíčem k úspěchu je být kreativní a řídit se tím, co vyhovuje vašemu publiku.
5 důvodů, proč investovat do hybridních akcí
Proč byste měli investovat do hybridní akce? I když se vaše publikum nemusí vždy připojit k události osobně, mít ad hoc přístup k obsahu vaší události je stále cenné. Přechod na hybrid zajišťuje, že můžete oslovit širší publikum tím, že událost zpřístupníte osobně a online.
Zde je pět klíčových výhod, které je třeba vzít v úvahu při pořádání své první hybridní akce:
1. Rozšiřte svůj dosah
Nejste omezeni na místní publikum s hybridními zážitky. Můžete uspokojit a spojit se s globálním publikem. Živé vysílání události nabízí mnoho výhod, včetně:rozšíření vašeho dosahu, propojení s publikem, budování vaší značky, pomoc při propagaci produktů a (se správným řešením) rychle a snadno oživit událost online.
Hybrid také rozšiřuje obzory pro potenciální přednášející. Chcete talenty z jiného kontinentu? Žádný problém. Můžete nechat reproduktory přispět virtuálně.
2. Vytvářejte další nabídky sponzorství
Sponzoři akce nyní mohou investovat do dvou zážitků s hybridním modelem. To, co bylo kdysi světem sponzorských stánků a umístění loga, může přejít na digitální nemovitosti.
Hybridní sponzor akce může prozkoumat nové možnosti, jako je sponzorování relací a workshopů na virtuálních akcích, vedení virtuálních sítí a další. Hybridní akce dávají sponzorům více důvodů, proč investovat do vaší akce, a zároveň zvýšit tržby vaší firmy.
3. Nové příležitosti pro zapojení publika
Hybridní události vytvářejí příležitosti pro členy publika, aby se prolínali několika způsoby. Digitální publikum se může zapojit mezi sebou navzájem i s osobními účastníky. Podobně se mohou osobní účastníci spojit mezi sebou a s digitálním publikem prostřednictvím živého chatu a anket podporovaných vaší platformou. Vaše virtuální platforma je médium, které spojuje obě publika do digitálního prostoru, kde může žít většina této interakce.
4. Posílit komunitu
Obvyklou výzvou události jakéhokoli typu je udržení konverzace, jakmile událost skončí. Hybridní akce mohou plynule přejít na online komunitu, kterou může vaše organizace časem živit. Účastníci mohou interagovat mezi sebou a s vaší značkou při přístupu k obsahu na vyžádání. Můžete dokonce prozkoumat, jak zpeněžit obsah své události pomocí streamování VOD.
Pokračující zapojení také pomůže vytvořit více obchodů pro váš prodejní kanál.
5. Nižší ekologické náklady
Pandemie nám ukázala, jaký dopad může mít snížení cestování a spotřeby energie na životní prostředí. Podle IEA klesla celosvětová průměrná aktivita v silniční dopravě do konce března 2020 na 50 % úrovně roku 2019.
Kromě toho, že hybridní akce pomáhají životnímu prostředí, mohou snížit finanční rizika. Kdysi riskantní hotelový blok s více než 200 hotelovými apartmá může být drasticky zredukován. Stravování a jednorázové zdroje se také snižují.
Typy hybridních událostí
Co je skvělé na hybridních akcích, je flexibilita. Můžete implementovat hybridní formát pro interní i externí události. Ponořím se do několika rozdílů a běžných případů použití každého typu události.
Interní události
Interní akce pomáhají prohloubit zapojení zaměstnanců, sladit týmy a přispět k základnímu úspěchu značky. Ale dostat všechny zaměstnance na schůzku je téměř nemožné. Zde přichází na řadu hybridní přístup.
Poskytněte zaměstnancům dvě možnosti, jak se zúčastnit schůzky:připravit půdu pro ty, kteří se chtějí zúčastnit osobní interní akce, a vybavit zbývající distribuované zaměstnance bezpečným videem, nástroji pro zapojení a videotékou pro přístup k veškerému obsahu.
Zde je několik případů použití pro interní události, které mohou být hybridní:
- Radnice
- SKO (zahájení prodeje)
- Opakující se týmové relace
- Tým stavební workshopy
- Osobní a vzdálená registrace
Externí události a virtuální události
Externí akce uspokojí vaše klienty, potenciální zákazníky a široké publikum. Záměrem je zde často generovat nové obchody a vychovávat zákazníky. Převedení vaší osobní události na typ virtuální události nebo hybridní události vám pomůže rozšířit váš dosah. Můžete zaznamenat výsledky, jako je zvýšení počtu registrujících se na akci prostřednictvím registrační stránky nebo zvýšení cílů příjmů s dalšími typy vstupenek.
Zde je několik externích událostí, které je třeba zvážit pro hybridní nastavení:
- Konference
- Semináře
- Webináře
- Veletrhy
- Spuštění produktu
- Události ocenění klientů
Tipy pro vytvoření hybridní události
Není lepší čas začít! Mnoho organizátorů akcí bude pořádat hybridní akci poprvé. A se správnou strategií a video nástroji může každá organizace nebo podnik vytvořit úspěšný hybridní zážitek. Jen si pamatujte:stejně jako u každé jiné události je stanovení cílů zásadní pro nastartování kreativního procesu.
Zde je několik kroků, které můžete podniknout, abyste si vytvořili zážitek z hybridní události:
Nastavte realistickou strategii
Při přemýšlení o tom, jak vytvořit hybridní událost, je třeba vzít v úvahu několik nových věcí. Budete chtít určit, které komponenty by měly být virtuální a které by měly být osobní, kdo se bude podílet, a plánování pro nepředvídané události.
Mít potíže? Níže je pět oblastí, které je třeba vzít v úvahu při mapování strategie události:
- Virtuální místo konání: Jaký je limit pro množství obsahu, který vaše virtuální nebo živé streamovací platforma pojme? To zahrnuje šířku pásma a možnosti streamování.
- Fyzické místo konání: Je vaše místo dostupné a ochotné pořádat osobní akce? Pokud ano, jaká je kapacita areálu? Všimněte si také bezpečnostních opatření a požadavků, pokud existují.
- Sponzor a partneři: Existuje příležitost sponzorovat vaši hybridní akci? Kontaktujte své sponzory, abyste získali představu o tom, jak jsou ochotni a připraveni se hybridní akce zúčastnit.
- Přiřazení interních týmů: Určete, kdo z týmu povede fyzickou událost a virtuální součást hybridní události.
- Záložní plán: Nikdo nerad přemýšlí o horším scénáři. Ale v případě blokovacích opatření by se plánovači událostí měli připravit na 100% virtuální provoz.
Navrhněte svou událost s ohledem na dva typy účastníků
Jedinečnou součástí hybridních akcí je to, že spojujete dvě různá publika. Na jedné straně je na fyzické akci přítomno osobní publikum. Účastní se kvůli tomuto faktoru zážitkové události. Mezitím se vaše druhé publikum skládá z virtuálních účastníků, kteří ladí streamovaný obsah a komunikují s řečníky a účastníky.
Zeptejte se sami sebe, jak se publikum zapojí do obsahu? Jak mohu svému osobnímu publiku poskytnout nezapomenutelný zážitek a zároveň zůstat ve spojení se svým virtuálním publikem? Možná se ocitnete v zákulisí dvou různých interních týmů. To má zajistit, aby obě cesty publika zůstaly propojené.
Zaujměte své publikum obsahem
Poslední věc, kterou vaše publikum chce vidět, je proud řečníků prezentujících se z pódia. Budete chtít investovat do profesionální videoprodukce, abyste svému obsahu poskytli filmový zážitek.
Prezentace a grafika by měly být nedotčené, aby přitáhly diváky. Ať už jsou vaši řečníci hluboce v konverzaci na jevišti nebo živě berou otázky a odpovědi během prezentace webináře, měli byste se ujistit, že vaše produkční nástroje pomáhají oživit obsah. Streamování videa v profesionální kvalitě také pomůže udržet vaše virtuální publikum naladěné na obrazovce.
A nezapomeňte na reproduktory! Nezapomeňte se připravit a zkoušet s reproduktory, aby byli plně připraveni dodat ten nejlepší možný obsah. Poskytněte osobním a virtuálním řečníkům prostor pro nácvik a setkání s produkčním týmem.
Vytvářejte různá jazyková prostředí
Při přemýšlení o scéně a designu zvažte rozšíření za oblast obecné akce. Nová prostředí pro různé typy akcí nebo jen náhodné kolize mohou doplnit osobní zkušenost. Zaručuje také vzdálenému publiku možnost zažít různá místa konání akce. K podobnému účelu může sloužit i změna designu scény.
A pro přednášející, kteří přispívají virtuálně, zajistěte, aby jejich obsah doplňoval program. Pošlete předem balíčky reproduktorů s podrobnými pokyny, které musí jejich virtuální relace dodržovat. Vždy pomůže poslat sady reproduktorů, které pomohou s osvětlením a/nebo značkovým pozadím pro nejlepší vizuální prezentaci.
Vytvářejte exkluzivní zážitky
Chcete svému publiku poskytnout zážitky, díky nimž se budou cítit výjimečně bez ohledu na to, kde se naladí. Zde jsou dva nápady, jak vytvořit pocit exkluzivity pro vaše osobní i virtuální publikum:
- Prodejní hodnota každé zkušenosti: Zvažte způsoby, jak můžete každý zážitek odlišit. Například pro osobní držitele vstupenek nabídněte VIP zážitek pro prvních 50–100 účastníků. Poptávku mohou zvýšit i kapacitní limity. Virtuálním registrujícím nebo držitelům vstupenek poskytněte přístup k náhledu, klipy ze zákulisí nebo včasný přístup k prezentacím obsahu.
- Hlášení živě z události: Berte to jako svůj interní zpravodajský nebo mediální tým. Reportujte živě z osobní události a vysílejte svému virtuálnímu publiku. Nejen, že zapojujete své osobní účastníky, ale také rozšiřujete toto zapojení na vzdálené publikum. Reportujte mezi sezeními a veďte rozhovory s účastníky i řečníky. Mějte na paměti, hlášení z události by bylo odlišné od hostování událost.
Bavte se s formáty
U vzdálených účastníků zvažte zaslání materiálů nebo relevantních swagů (jak se vztahují k obsahu) před akcí. To může povzbudit digitální publikum, aby testovalo produkt z domova a sdílelo své zkušenosti během relace. Použijte živý chat, ankety, virtuální odpočinkové místnosti a další k podpoře zapojení a náhodných kolizí mezi digitálními účastníky.
Pro osobní účastníky změňte nastavení na vnitřní i venkovní prostředí. Udělejte sezení interaktivnější s prvky virtuální reality. Dejte především prostor svým účastníkům. Vzhledem k tomu, že se toho v hybridním prostředí děje tolik, dejte svému publiku čas na strávení samotné události i hodnotného obsahu.
Propojte obě publika se správnými týmy
Snažte se nezahltit technickým aspektem hybridní akce. Nejprve se chcete ujistit, že máte správnou platformu pro propojení obou publik. Měli byste se ujistit, že máte připraveny příslušné týmy, které budou monitorovat následující:
- Tým pro odstraňování problémů IT: Mít na palubě odborníky na platformy pro řešení jakýchkoli problémů. Jejich role se týká výhradně technických aspektů vašeho živého vysílání nebo virtuální platformy.
- Tým pro zapojení komunity: Přiřaďte členům týmu jako moderátory nebo hostitele ve všech virtuálních přestávkách, živých chatech a aplikacích.
- Tým sociálních médií: Určete tým, který bude spravovat online komunity a sdílet obsah na vašich sociálních platformách.
Investujte do profesionálního živého vysílání
Kvalita videa je ve světě hybridních událostí nezbytná. Vaši virtuální účastníci chtějí profesionální zážitek z vysílání.
I když vaše platforma pro živé vysílání může pomoci poskytovat vysoce kvalitní video, doporučoval bych investovat do produkčního týmu, který zajistí osobní a virtuální zážitek. Dobrý produkční tým bude vědět, jak zvládnout obojí. To znamená, že mohou provádět osobní aspekty, jako je osvětlení, kamera, zvuk, prezentace/video přechody atd.) and spravovat stream pro digitální diváky.
Protože se zde rozpočty obvykle zvyšují, poznamenejte si tyto náklady včas. Najmutí profesionálního produkčního týmu se vyplatí. Profesionální producent, zvukový operátor a inženýr mohou pomoci uvést úspěšnou hybridní vizi k životu.
Vytvořte skvělý zážitek na místě
I když se zdá, že velká část zaměření je na vzdálené publikum, vaše fyzické publikum potřebuje také skvělý zážitek. To vše se točí kolem zážitku na místě. S menším počtem účastníků osobně můžete investovat do všech zážitkových věcí, jako je přihlašování na události, nástroje pro vytváření sítí a jídlo!
Požadujte zpětnou vazbu po události
Věc s hybridními událostmi je taková, že se budeme nějakou dobu učit a experimentovat. To znamená, že zpětná vazba je kritická. Pomocí anket a průzkumů získejte zpětnou vazbu od svého publika. Odpovědi vám pomohou vylepšit vaši strategii hybridních událostí pro budoucnost.
Zachyťte správnou analýzu
Analýzy událostí mohou zahrnovat registrátory událostí, osobní a virtuální účastníky, skóre zapojení publika, zobrazení obsahu, dobu sledování, statistiky řečníků a další. V případě, že používáte událostní aplikaci nebo komunikační platformu, jako je Slack nebo Discord, sledujte maximální doby zapojení. Všimněte si trendových témat nebo zobrazení obsahu, abyste získali lepší informace o tom, co přitahuje návštěvníky.
Zůstaňte flexibilní
Připravte se na neočekávané. Zdravotní směrnice, státní protokoly a národní mandáty mohou mít dopad na osobní a hybridní události. Pokud shromažďování nepřichází v úvahu, je důležité mít flexibilní myšlení a dobře promyšlený plán.
Zde je několik tipů, jak připravit vaši událost na neočekávané:
- Vyjednávání o místě: Než budete připraveni podepsat tečkovanou čáru pro své osobní místo konání a prodejce, ujistěte se, že je k dispozici přidaná klauzule, která vás ochrání před ztrátou v případě dalšího kola blokování.
- Produkční ROS :Poskytněte svému produkčnímu týmu dvě představení:jedno pro hybridní událost a druhé pro virtuální událost. Pokud dojde na poslední chvíli ke změně, budete vybaveni plánem B.
- Pokyny pro mluvčí :Instruujte všechny své řečníky, abyste vytvořili virtuální scénář. Zahrňte podrobnosti do jejich sady reproduktorů, abyste je mohli použít, pokud dojde na poslední chvíli ke změnám.
- Kontingenční osobní vstupenky: Mějte nastavený plán převodu osobních vstupenek na virtuální.
Koneckonců
Události se za poslední rok a půl dramaticky změnily. Hybridní akce nám dávají příležitost škálovat, oslovit a zapojit větší publikum.
Při procházení hybridním modelem si položte otázku:„Jak můžeme dělat věci lépe?“ Může se zdát, že se vždy snažíte optimalizovat logistiku událostí, marketingové strategie a provádění. Ale profesionálové na akce jsou v odvětví, které se neustále mění. A s výkonnými video nástroji na dosah ruky zvládnete hybridní akce.