Průvodce plánovačem události na virtuální summit

Osobní setkání dnes nejsou jediným způsobem, jak vytvořit smysluplné obchodní vztahy. Virtuální summity a akce spojují lidi, aby diskutovali o důležitých tématech, generovali potenciální zákazníky a zvyšovali prodeje. Síla video a produkčních nástrojů může pomoci jakékoli firmě nebo tvůrci vybudovat smysluplné digitální prostory, kde se lídři v oboru mohou propojit, prosperovat a rozvíjet své podnikání.

Jak tedy začít? V tomto článku probereme základy toho, co je virtuální summit, jak vytvořit ohromující virtuální událost a proč mohou mít významný dopad na vaše podnikání.

Co je virtuální summit?

Virtuální summit je exkluzivní online akce pro spolupráci, na kterou jsou řečníci zváni k diskusi na konkrétní téma. Virtuální summity jsou skvělou příležitostí pro generování potenciálních zákazníků, protože účastníci se obvykle registrují, aby se k události připojili. Některé summity jsou pouze pro pozvané a účastní se jich nejvyšší vedení nebo lidé s vlivem, což z nich dělá skvělé místo pro sdílení nových informací z oboru.

Stejně jako osobní summit je virtuální summit skvělým způsobem, jak přilákat klienty a rozvíjet stávající vztahy se zákazníky, a to vše bez nákladů na uspořádání fyzické akce.

Virtuální summity mohou obvykle probíhat 3–5 dní v závislosti na objemu obsahu události a seznamu řečníků. Nedávný průzkum však ukázal, že 70 % respondentů se domnívá, že událost by měla trvat hodinu nebo méně . Plánovači událostí by měli zvážit rozdělení obsahu řečníků v průběhu několika týdnů, aby pomohli zmírnit únavu z videa nebo události. To umožňuje, aby se všechna témata akce spojila a vyřešila problémy v oboru a podpořila celkové téma virtuálního summitu.

Proč virtuální summity zažívají boom

Oslovte více účastníků události

Velkým důvodem, proč jsou virtuální summity populární, je to, že mají rozšířenou globální stopu. To zajišťuje, že obsah události má potenciál oslovit více lidí a přilákat více řečníků, což představuje bohatou a inkluzivní událost s rozsáhlými příležitostmi pro vytváření sítí a učení. Tyto akce mají sílu propojit lídry v oboru z celého světa, kteří by se jinak nemohli osobně zúčastnit.

Virtuální summity jsou také atraktivní pro vedoucí pracovníky nebo klíčové osoby s rozhodovací pravomocí. Vzhledem k nabitému programu je pro vedoucí pracovníky obvykle obtížné setkat se na jednom místě. Nemluvě o potížích se zařizováním cesty a ubytování. Ale virtuální summit usnadňuje c-suite, aby se vešla do jejich již tak nabitého programu. To znamená, že marketéři mohou najít klíčový kanál pro generování potenciálních zákazníků prostřednictvím virtuálních summitů a dalších virtuálních akcí nebo sérií webinářů.

Vytvářejte efektní a nákladově efektivní zážitky z akcí

Když si uděláte čas na plánování své virtuální akce se správným obsahem a zážitkem, můžete vybudovat vliv a vliv své značky a udělat ze svého summitu akci v oboru, kterou musíte navštívit.

Správný obsah, řečníci a design virtuálních událostí vám mohou pomoci přilákat vaše cílové publikum událostí a můžete je zapojit do vzdělávání, myšlenkového vedení, ukázek produktů a příležitostí k vytváření sítí.

Virtuální summity jsou obecně nákladově efektivní ve srovnání s osobními summity. Zatímco osobní akce mohou zabrat měsíce nebo dokonce rok plánování s více lidmi, týmy a zdroji, virtuální summity lze vysílat přímo z prohlížeče s minimálními prostředky, jako je výstup videa a zvuku. Představují udržitelný způsob, jak vytvářet události, aniž byste přišli o počet potenciálních účastníků.

Můžete také zvýšit generování potenciálních zákazníků a možnosti příjmů pomocí možností placených vstupenek, které nabízejí přístup k exkluzivnímu obsahu, který vaše publikum potřebuje. To otevírá dveře potenciálnímu zisku a zaměstná vaše prodejní týmy.

Zjistěte, jak vytvořit příručku videomarketingu

Zjistěte, jak marketingoví manažeři využívají marketingovou strategii založenou na videu k vytváření úžasného obsahu, který podporuje zapojení publika.

Jak uspořádat virtuální summit

Pořádání virtuálního summitu je velmi podobné pořádání virtuální akce. To, co skutečně odlišuje summit, je zaměření na spolupráci. Od obsahu přes řečníky až po příležitosti k zapojení – při vytváření virtuálního summitu budete chtít vytvořit prostor pro diskuse.

Zde je několik klíčových kroků, které je třeba v tomto procesu zvážit:

Naplánujte si akci a stanovte si cíle

Plánování a stanovení cílů je nanejvýš důležité. Zeptejte se na několik důležitých otázek, včetně:

1. Kdo je vaší cílovou skupinou pro tento summit?
2. Jaký je problém, který se vaše publikum snaží vyřešit?
3. Jak toto publikum přispěje k řešení?

Odpovědi na tyto otázky vám pomohou vytvořit plán pro váš summit. Dále určete, kdy budete mít summit. Mějte na paměti svátky, školní sezónu a časová pásma. Pamatujte také na další potenciální konkurenční události.

I když se čas na přípravu vašeho virtuálního summitu může lišit v závislosti na velikosti a cílech, obvykle je bezpečné odhadnout dobu přípravy na 12–20 týdnů. Hlavním důvodem delšího přípravného času je to, že kromě přípravy a nástupu řečníků na akci chcete zahrnout jak čas na organizaci summitu. To zahrnuje čas na prezentace, zúžení diskusních témat, prezentace na stavebních akcích nebo webinářích, zkoušky a celkovou propagaci.

*Tip pro profesionály: Virtuální summit reproduktory vyžadují trochu více pozornosti. Je běžné zasílat upomínky na termíny a aktualizace registračních čísel událostí. Transparentnost vůči řečníkům je zásadní pro vybudování silného vztahu.

Vytvořte si webovou stránku události a zhodnoťte své technické potřeby

Vytvoření webových stránek a technické nastavení jsou pro váš virtuální summit zásadní. Při vytváření zážitku z registrace na událost mějte vždy na paměti zážitek účastníka.

Například vaše registrační stránka události by měla být navržena tak, aby upoutala pozornost vašeho publika. V den virtuálního summitu by také měla být snadná navigace ve vaší technologii akce, což znamená méně času na stahování aplikací a více času na práci s obsahem v prohlížeči.

Zdůraznili jsme klíčové funkce virtuálního summitu, které je třeba hledat při hodnocení řešení události:

Přizpůsobitelný registrační portál: Registrační formulář, portál nebo stránka slouží k registraci účastníků na vaši akci. Pokud máte možnost placených vstupenek, mohou si zde také vaši účastníci zakoupit upgradované vstupenky pro VIP all access pass

Vysoce kvalitní zážitek ze sledování: Váš obsah události a zážitek ze sledování jsou zásadní pro udržení pozornosti účastníků summitu. A vzhledem k mnoha způsobům, jak trávit čas přepínáním mezi kartami, je užitečné zvolit řešení, které divákům nabídne snadné sledování události v jejich prohlížeči, než aby si předem stáhli aplikaci.

Intuitivní produkční studio: Programátoři virtuálních událostí potřebují sebevědomí, aby mohli začít žít. Výkonné a intuitivní nástroje pro vysílání, které umožňují jedinému uživateli nahrávat a manipulovat s obsahem před živým přenosem, jsou skvělým způsobem, jak zajistit, aby vše bylo v zákulisí před zahájením živého vysílání.

Značka události :Ovládání barev, písem, neprůhlednosti a log pomáhá vytvořit soudržný virtuální zážitek, který je na značce.

Knihovna videí: Virtuální summity zahrnují spoustu videoobsahu, jako jsou klíčové přednášky, přednášky, panelové diskuze a workshopy. Videotéka může sloužit jako místo, kde mají účastníci po akci přístup k materiálům a prezentacím události. Tato funkce mění hru zejména po události.

Nástroje pro zapojení: Vaše publikum se akce účastní, aby se poučilo a posunulo svou kariéru vpřed, ale také doufá, že naváže nové obchodní vztahy. Živý chat, moderované otázky a odpovědi, kvízy, ankety, schůzky 1:1 a vyhrazená setkání v síti mohou pomoci usnadnit náhodné kolize online.

Přihlášení k seznamu e-mailů: Přidejte se do svého marketingového trychtýře a rozšiřte publikum své značky pomocí možností přihlášení k odběru newsletterů nebo e-mailových seznamů. Prozkoumejte řešení událostí, která zahrnují integraci s vašimi marketingovými operacemi a nástroji CRM.

Analýza po události: Získejte přehled o výkonu své virtuální události pomocí statistik makro událostí, jako je celkový počet zhlédnutí, průměrná doba sledování a nejvyšší počet diváků, a také statistiky na úrovni diváků, jako je počet registrovaných vs. účastníci, doba sledování a jakékoli zapojení z průzkumů a otázek a odpovědí. Tato data mohou pomoci producentům událostí porozumět chování účastníků na podrobné úrovni s cílem optimalizovat budoucí zážitky z událostí.

Nástroje pro úpravu videa: Po skončení události můžete své video zkrátit a přidat kapitoly, než budete obsah hostovat pro použití na vyžádání. Chcete vytvořit zvýrazněný kotouč? Hledejte platformy, které dokážou vytvořit zábavné GIFy z vašeho obsahu, abyste je mohli po skončení akce sdílet prostřednictvím e-mailu nebo sociálních kampaní.

* Tip pro profesionály: Zajistěte, aby obsah vašeho webu mluvil přímo k vašemu publiku. Zvažte najmutí copywritera, který se dobře vyzná v daném tématu nebo oboru. Mohou také pomoci při kontrole prezentací, obsahu webových stránek a jakékoli vizuální grafiky.

Propagujte událost s partnery a sponzory

Partnerství se specializovanými značkami může přivést na náš virtuální summit velké publikum. Nejlepší je začít hledat ve vaší stávající síti. Nikdy nevíte, možná objevíte nová spojení nebo vám bude nabídnuto představení jiných značek.

Při vytváření strategie pro vaši strategii oslovení sponzorů je klíčová personalizace. Získejte jejich pozornost během několika sekund po přečtení e-mailu. Klíčovou taktikou je poznamenat, jaká je pro ně hodnotová nabídka. Můžete dokonce zvážit nahrání videa do e-mailu, které shrnuje:„Co jim přinese účast?“ pomoci jim odpovědět na tuto otázku a zahájit konverzaci.

Správná partnerství mohou pro váš summit udělat zázraky a také ovlivnit celé odvětví. Adeek’s Mediaweek má podporu Asociace národních inzerentů (ANA) a 4A. Samotná ANA zastupuje obchodníky, kteří ročně vydělají více než 400 miliard dolarů v marketingu a reklamě. 4A's obsluhuje více než 700 členských agentur, které pomáhají směřovat více než 85 % celkových reklamních výdajů v USA. Tomu teď říkám silná partnerství.

Příprava živého a předem nahraného obsahu události

Jednou z největších otázek jakékoli virtuální události je, zda by relace měly být živé nebo předem nahrané. Vzhledem k tomu, že virtuální summity více spolupracují a fungují nejlépe se zapojením živých účastníků, je nejlepší 100% živé vysílání. To umožňuje v reálném čase dotazy a odpovědi publika. To je důležité pro to, aby summit vedl neustálý dialog s průběžně přispívajícími diskusními body. V tomto nastavení by měl být předem nahraný obsah pro rychlé úryvky videa nebo informativní obsah, který pochází od vaší značky.

Bez ohledu na to, zda reproduktory přicházejí živě nebo simultánně, budete chtít, aby vypadali co nejlépe a cítili se sebejistě. V rámci procesu registrace jim pošlete sadu virtuálních reproduktorů. To zahrnuje vše, co potřebují, aby byli úspěšní při živém vysílání, jako je osvětlení, mikrofon a pozadí pro plně profesionální zobrazení. Zkoušky by měly zahrnovat testování veškerého vybavení v dostatečném předstihu.

* Tip pro profesionály: Standardy pro virtuální summit jsou vyšší než u jiných virtuálních akcí. Pokud máte ve svém rozpočtu dostatek prostoru pro pohyb, najměte si profesionální produkční tým, který bude spravovat živé nahrávky. Obvykle se skládají z režiséra, producenta, zvukového operátora a rozhlasového inženýra. Zajistí vysokou kvalitu streamu, zachovají úroveň zvuku, použijí správné vybavení a plynule přejdou na různé záběry.

Zkontrolujte zpětnou vazbu a analýzu po události

Zpětná vazba je zásadní při měření úspěšnosti vaší virtuální akce. Zpětná vazba od účastníků poskytne náhled na hodnotu obsahu akce a zážitku. Zpětná vazba od řečníků vám poskytne přehled o tom, jak probíhal proces registrace a jak úspěšní řečníci vnímají své relace. V konečném důsledku by vaši řečníci měli mít pocit, že mají kontrolu nad svými prezentacemi, a přesto by je měl jasně vést váš tým. Formuláře zpětné vazby lze odesílat e-mailem s různými rolemi účastníků založenými na zasílání zpráv, účastí na událostech nebo jinými podrobnostmi používanými k segmentaci publik.

Analýzy událostí, jako je počet registrujících se, účastníků, celková doba sledování, maximální sledovanost a podrobnosti o otázkách a odpovědích, průzkumech a komentářích, mohou navíc plánovačům událostí poskytnout lepší přehled o tom, jaké části události jsou zajímavé a jak se do budoucna zlepšit.

Poskytněte více způsobů, jak se zapojit do obsahu a spojit se s účastníky

Konec vašeho virtuálního summitu by neměl znamenat konec obchodních rozhovorů. Nezapomeňte upravit svůj videoobsah a hostit jej na vyžádání pro registrující se události a účastníky.

Můžete také podpořit způsoby, jak se účastníci mohou po summitu spojit a spolupracovat. Zvažte hostování exkluzivní komunity prostřednictvím sociálních kanálů, jako je Facebook nebo Slack. Tyto kanály pravidelně sledujte a vyživujte je pobídkami od vaší značky. Může to vypadat jako advokační skupiny, mentorské programy, členské skupiny, setkání, poradní skupiny a další.

* Tip pro profesionály: Následným krokem, který je často přehlížen, je kontaktní bod po události s vašimi partnery. Jděte nad rámec odeslání seznamu účastníků a domluvte si telefonát nebo schůzku na oběd po vašem summitu. Chcete, aby se vaši partneři cítili ceněni a aby jejich zpětná vazba a názory byly vyslyšeny. Mohou mít také návrhy na budoucí summity, které zajistí jejich podporu pro nadcházející virtuální summity.

Časté dotazy k virtuálnímu summitu

Prozkoumejte způsoby, jak zahájit příští virtuální summit