Všechny schůzky jsou klíčovým prvkem interní komunikační strategie. Když se to dělá správně, spojují týmy a poskytují zdravé fórum pro zpětnou vazbu a konverzaci. Mohou také pomoci zaměstnancům pochopit, jak jejich role a práce zapadají do širšího obrazu.
Má to ale háček. Když jsou tyto schůzky špatně zorganizované, mohou být v nejlepším případě nezajímavé nebo v horším případě neinformativní.
Jak tedy pro obchodní lídry, kteří chtějí mít na palubě všechny ruce, najít tu správnou rovnováhu?
Tento průvodce vás provede vším, co potřebujete vědět o všech setkáních rukou. Probereme základy, jako co to je a proč je to důležité.
Uvedeme také několik tipů, jak Vimeo organizuje naše schůzky všech rukou, abychom vám pomohli s jistotou produkovat vaše ve vzdáleném nebo hybridním pracovním světě.
připraveni? Pojďme na to.
Co je schůzka všemi rukama?
Setkání všech rukou – někdy označované jako radnice – spojuje celou organizaci virtuálně nebo osobně, aby diskutovali o aktualizacích pro celou společnost.
Obvykle vede výkonný vedoucí (předpokládejme, že váš provozní nebo výkonný ředitel) s agendou plnou aktualizací společnosti, nových projektů, týmových pokřiků a vyhrazeného času pro otázky a odpovědi.
Proč jsou všechny schůzky důležité?
Přemýšlejte o tom. Bez opakovaného setkání všech rukou nebo na radnici je pravděpodobné, že zaměstnanci budou shromažďovat informace ad hoc napříč organizací. Informace se mohou šířit po částech nebo dokonce být nesprávně interpretovány.
Zaměstnanci navíc potřebují místo, kde mohou klást otázky a získat představu o tom, jak společnost funguje v jiných oblastech, kde nejsou zapojeni.
Naštěstí všechna setkání mají moc sblížit týmy. Sdílením informací na určené schůzce mohou vedoucí pracovníci podporovat transparentnost a získávat zpětnou vazbu v reálném čase, aby jejich zaměstnanci mohli zůstat ve spojení, ať jsou kdekoli.
Jaký je rozdíl mezi osobním a virtuálním setkáním všech rukou?
Největší rozdíl mezi osobním a virtuálním setkáním všech rukou je v tom, že virtuální schůzky všech rukou jsou zaměstnancům vysílány nebo živě přenášeny.
Virtuální setkání všech rukou mají také několik skvělých výhod. Poskytují organizacím tolik potřebnou flexibilitu pro zapojení vzdálených týmů bez ohledu na to, kde se nacházejí.
Co je to virtuální setkání všech rukou?
Virtuální setkání všech rukou nebo radnice je interní událost vysílaná živě vzdálenému publiku zaměstnanců. Virtuální schůzky všech rukou se staly nezbytností pro interní komunikaci, protože stále více organizací přechází na vzdálenou hybridní práci.
V éře sociálního distancování a hybridní práce je důležitější než kdy jindy zůstat ve spojení. Video přináší pocit rutiny, podpory a komunity pro rozptýlené týmy.
Proč jsou virtuální všechny ruce nezbytné pro interní komunikaci
Virtuální všechny ruce pomáhají udržet týmy vyrovnané a zapojené. Stejně jako jejich protějšky v kanceláři jsou virtuální schůzky všech rukou (nebo virtuální radnice) místem pro obchodní novinky, pozornost zaměstnanců a příležitost pro vedoucí klást otázky (a vykřiknout nebo dva!).
Ale pamatujte:úspěšná schůzka všech rukou, ať už osobní nebo virtuální, závisí na promyšlené implementaci. Nedávná studie, kterou jsme provedli s Global Web Index, zjistila, že 54 % vedoucích pracovníků věří, že jejich organizace vysílají týdenní aktualizace, zatímco pouze 20 % jejich zaměstnanců souhlasí. Zjevně to představuje odpojení!
Abychom vám pomohli překonat propast interní komunikace, shromáždili jsme 8 tipů od COO společnosti Vimeo, Courtney Sanchez, jak naplánovat co nejlepší schůzku všech stran.
Jak uspořádat skvělé setkání všech hráčů v 8 krocích
1. Naplánujte si schůzku předem
Chcete-li, aby se vaše virtuální setkání všech stran na správné cestě, udělejte krok zpět a přemýšlejte jako producent. To znamená plánovat, plánovat a ještě trochu plánovat. Díky mnoha zákulisním akcím je každé virtuální setkání šmrnc.
Začněte tím, že navrhnete navrženou agendu a předem ji rozešlete příslušným zúčastněným stranám. Potvrzení agendy, toku schůzek a přednášejících mohou přijít až do konce, takže se ujistěte, že vaše zúčastněné strany rozumí vaší časové ose.
Dále, pokud máte produkční nebo AV tým podporující vysílání, spusťte ráno testovací stream, abyste se ujistili, že jste připraveni jít!
Vimeo jako příklad používá snadnou, dvoukrokovou plánovací sekvenci. Nejprve týden předem rozešleme návrh programu vedení týmu a požádáme o zpětnou vazbu. Dále náš produkční tým otestuje živý přenos, aby včas vyřešil všechny technické problémy. Pak je čas představení!
2. Uspořádejte schůzku na konkrétní témata
Nejlepší setkání všech rukou usnadňuje transparentní dialog a vytváří inkluzivní prostředí, do kterého se mohou zaměstnanci zapojit. Aby bylo vytvořeno inkluzivní a poutavé prostředí, Vimeo zaznamenalo velký úspěch při pořádání našich schůzek všech rukou na velmi konkrétní témata.
Chcete-li to provést, budete chtít určit témata, která jsou pro zaměstnance nejzajímavější, a vynechat vše, co je méně důležité.
Pokud například na konci schůzky dostáváte přehršel otázek, možná budete chtít vyhrazené živé relace otázek a odpovědí. Pokud se několik zaměstnanců obrací s dotazy na konkrétní téma – následná schůzka zaměřená na toto téma by s nimi pravděpodobně rezonovala.
3. Zvyšte frekvenci setkání všech rukou
Vzhledem k realitě práce na dálku je pravděpodobné, že vaše organizace může těžit ze zvýšené frekvence schůzek, aby komunikace zůstala plynulá.
V posledním roce Vimeo rozpoznalo potřebu častější kadence oslovit celý tým. Tedy nově označené All Vimeo Live Town Halls jít živě každý druhý týden. Záměrem je mít méně formální schůzky, které vedení umožní poskytovat aktuální informace o aktuálním prostředí, podnikání a řešit problémy zaměstnanců.
Dává také smysl, že se změnilo provedení virtuální all hand. Přešli jsme k primárně vzdálené produkci, i když přípravné práce pro virtuální i osobní setkání všech rukou zůstaly nezměněny. Budete také muset zvážit důsledky toho, že nebudete moci na dálku vidět reakce všech svých zaměstnanců.
Na workshopu Workplace Communications Workshop se dozvíte, jak se vedoucí pracovníci opírají o nové komunikační strategie.
4. Naplánujte si schůzkové aktivity
Velkou výzvou při práci na dálku je udržení pocitu sounáležitosti. Při plánování schůzky zvažte, jak se zapojit do společenských aktivit. Přemýšlejte o jednoduchých nápadech, jako jsou virtuální šťastné hodiny, triviální hry, oběd a učení a Slack výzvy.
Vimeo například pořádá videosetkání, kde Vimeané představují své domácí mazlíčky a soutěže „Hádej virtuální pozadí“. To vše je součástí Vimeo Virtual , program globálních akcí, který našim týmům poskytuje příležitosti, jak se spojit, učit se od sebe a podporovat se.
Kromě setkání, jako jsou show a tells, pořádáme sezení o diverzitě, rovnosti a začlenění. Zvažte způsoby, jak můžete odbočit ze standardního programu schůzek a najít témata a témata, která vzruší váš tým.
5. Získejte zpětnou vazbu pomocí průzkumů
Zjistili jsme, že shromažďování zpětné vazby po virtuálních všech handách je kritické. Při příští synchronizaci společnosti si pravděpodobně všimnete, že je obtížné měřit reakce během živého vysílání.
Chcete-li vytvořit hodnotnou zpětnou vazbu, posílejte průzkumy, identifikujte upřímné jednotlivce v rámci organizace a požádejte nové zaměstnance o informace o tom, co se jim líbilo, a příklady toho, co se jim líbilo od předchozích organizací. Přidejte zpětnou vazbu při testování nových modulů a přístupů na budoucích schůzkách.
6. Ukažte svou tvář
a udržte zaměstnance v kontaktuZapojení vzdálených zaměstnanců je náročné. Digitální únava je skutečná. Proto je tak důležité, aby vedoucí byli upřímní a ukázali zaměstnancům svou tvář. Povzbuďte vedoucí, aby se tématy nebo problémy zabývali přímo v materiálech pro schůzku, místo aby čekali, zda se objeví v otázkách a odpovědích.
Pamatujte:Je v pořádku, že vedoucí jsou zranitelní, protože to prokazuje empatii a ochotu být skutečný. Candor udržuje zaměstnance angažované a motivované, zejména v dobách nejistoty.
7. Zahrňte firemní hodnoty do své interní komunikační strategie
Chcete-li, aby setkání bylo výjimečné, začleňte hodnoty své společnosti poctivě a bezúhonně.
Hodnoty Vimeo nesmírně ovlivňují naši interní komunikační strategii. Empatie, dopad a upřímnost jsou zásadními pilíři naší interní komunikační strategie. Všem otevíráme rámec „Co funguje/co (zatím)“ ne, abychom byli transparentní ohledně toho, kde jako tým působíme a kde se musíme zlepšit.
Každému končíme anonymními otevřenými otázkami a odpověďmi, abychom povzbudili každý hlas, který chce být slyšen. Často to vede k tomu, že náš vedoucí tým řeší náročná témata otevřeně a upřímně. Jsme odhodláni k tomuto přístupu, protože věříme, že je to nejlepší způsob, jak procházet výzvami jako tým.
8. Změřte svůj úspěch
Po každých všech handách okamžitě zveřejníme anketu pro tým, abychom poskytli zpětnou vazbu. Úspěch se nejčastěji měří dvěma otázkami:
- Rozumíte lépe strategii, výkonu a cílům společnosti Vimeo?
- Byla naše všestranná investice užitečnou investicí?
Požadujeme také zpětnou vazbu ke všem materiálům, protože se vždy snažíme zdokonalovat témata a témata důležitá pro tým, témata, která jsme neřešili a měli bychom je mít, nebo jakoukoli další zpětnou vazbu.
Sbalit:Všechny ruce na palubě!
Všichni se přizpůsobujeme novému vzdálenému pracovnímu prostředí. Přijměte získané poznatky a pokračujte ve zdokonalování svého interního komunikačního procesu pomocí těchto užitečných tipů:
- Naplánujte si všechny schůzky předem.
- Pořádejte schůzky na konkrétní témata.
- Zvyšte frekvenci svých schůzek.
- Okořeňte to virtuálními aktivitami a výzvami.
- Zachyťte důležitou zpětnou vazbu pomocí průzkumů.
- Ukažte svou tvář.
- Přeneste své hodnoty do komunikační strategie.
- Pokračujte v měření úspěchu.
Plánujete vlastní virtuální nebo osobní setkání všech rukou? Živý produkční tým společnosti Vimeo vám může pomoci s vedením a konzultacemi, aby byl úspěšný.
Původně publikováno 14. dubna 2020. Aktualizováno 15. dubna 2021.