Jak rozdrtit další uvedení softwaru

Změna je děsivá a velké zavádění softwaru může být jedněmi z nejděsivějších změn, které uživatelé vaší organizace zažívají.

Je snadné zapomenout, že ne každý je technický guru.

Pro některé z vašich kolegů může být zvládnutí nové technologie nebo softwarové aplikace v nejlepším případě skličující a v nejhorším případě neuvěřitelně rušivé a frustrující.

Úspěšná implementace se nakonec rovná úspěšné adopci softwaru.

Jak tedy zvládnete očekávání a zkušenosti uživatelů a zároveň zajistíte hladký průběh i po technické stránce?

Ukážu vám to.

Dobrý plán, který soustředí vaše uživatele a zaměřuje se na komunikaci a školení, může výrazně pomoci zajistit, aby zavedení softwaru vaší organizace bylo nejen dobré, ale také ohromné.

V našem průvodci zaváděním softwaru se dozvíte toto:

• Základní prvky vašeho plánu zavádění.
• Jak získat buy-in napříč vaší organizací.
• Jak efektivně komunikovat s uživateli.
• Proč je školení vaší nejvyšší prioritou.
• Čtyři chyby, které mohou potopit vaše zavádění dříve, než začne.

Jak vytvořit plán zavádění softwaru

Může se to zdát jako samozřejmost, ale stejně jako každý projekt ve vaší organizaci byste si měli vytvořit plán, jak zavést nový software. A tento plán by měl řešit přípravu na spuštění, samotné spuštění a po spuštění.

V tomto článku budeme předpokládat, že jste vy a váš tým provedli náležitou péči při hodnocení obchodních cílů a potřeb vaší organizace, včetně rozpočtu, softwarových možností, bezpečnostních problémů atd.

Zjištění toho všeho v předstihu zajistí, že členové týmu stráví z dlouhodobého hlediska méně času a úsilí.

Již jste si vybrali softwarový program nebo podnikový software, který potřebujete, nyní musíte vyřešit, jak jej dostat ke svým uživatelům.

Řiďte se doporučenými postupy zavádění softwaru

Dlouho předtím, než vůbec přemýšlíte o spuštění nového softwaru, potřebujete nový plán zavádění softwaru, který zahrnuje: jak to zavedete, komu, v jakém plánu a – což je nejdůležitější – jak budete komunikovat se svými uživateli o zavedení a poskytnete jim případné školicí dokumenty.

Zatímco většina IT týmů chápe důležitost plánování technické práce při zavádění softwaru, je snadné zapomenout na lidský dopad vašeho projektu.

Vy a váš tým samozřejmě uděláte práci na zavedení nového softwaru, ale vaše plánování se musí soustředit na potřeby, obavy, očekávání a obavy vašich uživatelů z nadcházejícího spuštění.

Při plánování pečlivě promyslete nejlepší postupy pro zavádění nového softwaru a položte si klíčové otázky:

• Bude se jednat o zavedení pro celou organizaci nebo o postupný přístup?
• Pokud je postupováno postupně, kdo to získá jako první a proč?
• Jak to ovlivní naše uživatele?
• Jak to ovlivní naše zákazníky nebo jiné zainteresované strany?
• Co můžeme udělat, abychom uživatelům pomohli pochopit, co to pro ně znamená?
• Kdo bude hlavní osobou pro komunikaci při zavádění?
• Jak budeme řešit obavy, obavy a stížnosti?
• Jak budeme podporovat naše uživatele během přechodu a po zavedení?
• Kdo v naší organizaci může pomoci s komunikací a školením?

Plánujte pro každého

I když je vaše společnost poskytovatelem softwaru nebo technologií, můžete se vsadit, že ne všichni ve vašem týmu jsou s technologiemi tak spokojeni jako vy. Vždy je nejlepší předpokládat, že se najdou uživatelé, kteří vědí jen to, co ke své práci potřebují, a nic víc.

Jednou, když jsem školil uživatele Microsoft Word o usnadnění přístupu, náhodně jsem zmínil použití CTRL-C pro kopírování a CTRL-V pro vkládání. Zírali na mě, jako bych mluvil jiným jazykem.

Byli to lidé, kteří používali Word a další aplikace MS Office roky, ne-li desetiletí. Navzdory dlouhodobému používání produktu téměř nikdo z nich o klávesových zkratkách neslyšel ani je nikdy nepoužil.

Byla to pro mě neuvěřitelně otevřená zkušenost, co se týče tréninku. Nikdy nepředpokládejte, že i zkušení uživatelé vědí, co víte vy.

Nechcete s nimi zacházet jako s nováčky, ale pamatujte, že budou mít různé stupně zkušeností a znalostí.

Získejte podporu za zavádění softwaru v celé vaší organizaci

Vybrali jste si svůj nový software. Obrátili jste se na své manažery a další vyšší vedení ve vaší organizaci. Vyjmenovali jste klady a zápory a učinili doporučení a dali vám zelenou.

Jste připraveni začít, že?

No, to záleží. S kým JINÝM jste mluvili?

Je lákavé předpokládat, že když získáte souhlas od svých šéfů, máte všechny buy-iny, které potřebujete.

Ale mluvili jste s lidmi, kterých se tato změna dotkne nejvíce? Ptali jste se na jejich potřeby a naděje na nějaký nový software? Diskutovali jste o případných úskalích nebo obavách, které mohou mít ohledně změny?

Jakýkoli krok k aktualizaci nebo změně softwarových řešení by měl silně zapojit lidi, kteří jsou na něm závislí při výkonu své práce. Můžete provádět veškerý výzkum na světě a stále nebudete mít takové znalosti o každodenních požadavcích jako ti, kteří tuto práci skutečně dělají.

To může být jednodušší v menších organizacích, kde můžete jednoduše mluvit s každým jeden na jednoho. Větší společnosti mohou potřebovat kreativitu.

Zde je několik způsobů, jak mluvit s uživateli, aniž byste museli mluvit s KAŽDÝM uživatelem:

• Skupiny zaměření
• Průzkumy
• Živé relace otázek a odpovědí
• Webináře
• Kanály Slack/Teams

Bez ohledu na to, jak to uděláte, pochopení toho, co vaši uživatelé potřebují, pomůže získat jejich buy-in, když jim dáte vědět, co se mění. I když možná nebudete schopni uspokojit všechny jejich požadavky nebo obavy (přiznejme si to, nic takového jako dokonalý software neexistuje), budou se cítit posloucháni a dáte jim najevo, že vám na jejich práci záleží.

A je tu potenciální bonus! Díky spolupráci s různými odděleními a kolegy, kteří budou používat nový software, můžete identifikovat potenciální šampiony, kteří mohou pomoci obhajovat a evangelizovat nový nástroj.

Ať už fungují jako prostředníci mezi svými a vašimi týmy, nebo se prostě stanou jakýmisi experty v terénu, často je velmi užitečné mít ve svém koutku někoho na uživatelské úrovni.

Efektivní komunikace pro úspěšné zavedení softwaru

Vycítili jste v tomto příspěvku nějaké téma? Komunikace je nejlepším nástrojem v sadě nástrojů pro zajištění úspěšného zavedení softwaru.

Komunikace však nemůže být jen o dlouhých e-mailech od vás a vašeho týmu o tom, co bude dál.

E-mail bude jistě důležitým způsobem komunikace s vašimi uživateli, ale neměl by to být jediný způsob.

Během fáze před spuštěním, uvedením na trh a po něm používejte různé způsoby komunikace, abyste si byli jisti, že všichni vaši uživatelé budou mít přístup k informacím, které potřebují.

Jak komunikovat s uživateli

Stejně jako výše uvedené příklady o získání buy-in, zde je několik dobrých způsobů, jak sdělit důležité informace:

E-mail

E-mail je skvělý způsob, jak provádět rychlé aktualizace a oznámení. Pro většinu z nás je naše e-mailová aplikace (jako je MS Outlook) také tím, jak plánujeme schůzky a další události. Rozhodně toho využijte ve svůj prospěch.

E-mail je také neuvěřitelně neosobní a může se zdát ohromující. Používejte jej střídmě. Vyhněte se dlouhým e-mailům, které vyžadují, aby uživatelé přijali a zapamatovali si spoustu informací.

Osobní/živé vzdálené schůzky a události

Ať už se jedná o relaci otázek a odpovědí, prezentaci webináře o nových funkcích nebo diskusi u kulatého stolu, živé události nabízejí mnoha uživatelům osobnější a poutavější zážitek.

Tip pro profesionály:Nahrávejte své živé relace a sdílejte je pro kohokoli, kdo se nemohl zúčastnit, aby se uživatelé mohli vrátit a v případě potřeby zkontrolovat.

Video

Rychlá informační videa překlenují mezeru mezi e-mailem a živými prezentacemi. Můžete být rozvážnější s tím, co chcete prezentovat, a máte větší kontrolu nad tempem a obsahem.

Video je poutavé a náš výzkum ukazuje, že stále více lidí samo vyhledává informační videa.

Stejně jako u e-mailu se vyhněte dlouhým a zdrcujícím videím. Máte-li mnoho témat, která byste měli probrat, zvažte vytvoření série videí pokrývajících konkrétní témata. Tímto způsobem se lidé mohou vrátit a zkontrolovat ty, které potřebují, aniž by si museli pamatovat, kde jste mluvili o konkrétní funkci ve svém 30minutovém videu.

Tipy pro efektivní komunikaci o zavádění vašeho softwaru

Veškerá komunikace s vaší organizací by se měla soustředit na vaše uživatele. Odpovězte na jejich otázky, poskytněte jim informace, které potřebují k úspěchu, a zmírněte jejich obavy a obavy.

Zde je několik věcí, které je třeba mít na paměti:

1. Myslete jako uživatel, ne jako správce

Vyhněte se technickému žargonu nebo příliš technickým slovům a zkratkám. Pokud bezpodmínečně musíte použít technický termín, ujistěte se, že jej definujete tak, aby mu každý rozuměl. Jak je uvedeno výše, pamatujte, že ne každý je technologický expert. Ujistěte se, že veškerá komunikace je snadno srozumitelná.

2. Zvažte partnerství s HR nebo marketing

Pokud opravdu chcete svou komunikaci vyvést z míry, zvažte spolupráci s odborníky na komunikaci ve vaší organizaci. Vaši kolegové z HR a marketingu jsou dobře zběhlí v tom, jak pomáhat lidem porozumět složitým konceptům a řešit obavy a obavy.

3. Pamatujte, že skutečná komunikace je obousměrná

Komunikace není jen to, co vysíláte svým publikům. Skutečná komunikace zahrnuje naslouchání a řešení zpětné vazby. Zajistěte, aby vaši uživatelé měli možnost klást otázky, upozorňovat na problémy a žádat o pomoc.

4. Pokračujte v dosahu i po dni spuštění

Zavádění vašeho softwaru po nasazení nekončí, stejně jako vaše komunikace. Udržujte komunikační linky otevřené po zavedení a nezapomeňte získat zpětnou vazbu o tom, jak vše probíhalo.

Udělejte z tréninku prioritu číslo 1

Ale počkejte, myslel jsem, že komunikace je klíčem k úspěšnému zavedení softwaru! Co dává?

Co je školení, ale předávání pojmů a znalostí těm, kteří to potřebují?

Důvodem, proč se lidé obávají změny v práci, je to, že se obávají, že nebudou schopni fungovat v novém prostředí. Vaším úkolem jako IT profesionála je poskytnout jim znalosti a dovednosti, které potřebují k překonání jejich strachu.

Stejně jako vaše komunikace během procesu zavádění by vaše školení mělo mít různé formy v závislosti na potřebě. Je dobré nabízet flexibilní možnosti, jako jsou vizuály a video, pro zavedení softwarových platforem v celé společnosti. Tímto způsobem se uživatelé mohou kdykoli vrátit a znovu sledovat informace nebo je lze znovu použít jako součást nového zaměstnance.

Pro většinu uživatelů (kteří jsou již tak nervózní z nového softwaru) není nic víc než čelit obrovskému textovému dokumentu nebo e-mailům plným odstavce po odstavci technických informací.

Neříkejte svým uživatelům, jak nový software používat, ukažte jim to!

Mezi běžné efektivní tréninkové metody patří:

• Osobní nebo živá školení na dálku.
• Dlouhá tréninková videa.
• Knihovna krátkých školicích videí zaměřených na konkrétní témata nebo funkce.
• Vysoce vizuální uživatelská dokumentace a dokumenty nápovědy.

Pamatujte, že k vytvoření školicích videí a dokumentů v profesionální kvalitě nemusíte být profesionálem v oblasti videa nebo grafiky. TechSmith Camtasia a TechSmith Snagit nabízejí výkonné, ale snadno použitelné funkce, které umožňují komukoli rychle a snadno sdílet znalosti a dovednosti.

A Camtasia a Snagit skvěle spolupracují, díky čemuž jsou vaše tréninková videa a dokumenty ještě efektivnější.

Bez ohledu na to, jaké tréninkové metody používáte, nezapomeňte při vytváření obsahu soustředit své uživatele a jejich potřeby.

Čtyři chyby, kterým je třeba se vyhnout při zavádění softwaru

I sebelépe naplánované a provedené zavádění softwaru může selhat, ale vyvarování se těchto čtyř běžných chyb vám může pomoci vyhnout se katastrofě.

1. Ignorování nesouhlasu

Slyšeli jste někdy větu:„Nemůžeš se zavděčit všem? I při nejlepší komunikaci nebudou změny spokojeni se všemi ve vaší organizaci. Vždy se najde někdo, kdo nebude souhlasit. A i když je snadné odmítnout odpůrce jako odpůrce, jejich ignorování může vést k větším problémům.

V nejlepším případě mohou mít pocit, že jejich obavy neberete vážně, v horším případě riskujete, že přijdou o důležité informace, které by vám mohly pomoci lépe se rozhodovat v procesu zavádění.

Naslouchejte všem a využijte informace, jak nejlépe dovedete.

2. Uspěchání procesu

Dejte všem (včetně vašeho IT týmu) čas, který potřebují na to, aby si dali věci do pořádku před zavedením softwaru. Dejte svým uživatelům dostatek informací o nadcházejících změnách, aby měli čas věnovat se své práci a vy měli čas řešit jakékoli obavy, které mohou nastat.

3. Nezahrnování pracovníků mimo IT do rozhodovacího procesu

V přístupu zaměřeném na uživatele k zavádění softwaru chcete mít jistotu, že zahrnete skutečné uživatele do všech rozhodnutí, která ovlivňují jejich práci. To neznamená, že musíte mluvit s každým jednotlivým zaměstnancem, ale ujistěte se, že uživatelé mají dostatek příležitostí nabídnout návrhy, zpětnou vazbu a nápady, jak to udělat.

4. Po zavedení neposloucháte své uživatele

Získejte zpětnou vazbu a poslouchejte, co fungovalo a co ne. Tyto informace vám pomohou vyřešit problémy s aktuálním zaváděním a informovat o lepších procesech pro příští.

Zaměřte své uživatele na úspěšné zavádění softwaru!

Soustředění uživatelů na jakékoli zavádění softwaru pomáhá zajistit, že každý dostane to, co potřebuje, když to potřebuje.

Bez ohledu na to, zda zavádíte nový nebo aktualizovaný software pro 3, 30 nebo 3 000 lidí, máte silný plán, který se zaměří na vaše uživatele, má buy-in ze všech úrovní vaší organizace a pokračuje i po dni spuštění, pomůže vám zajistit úspěch.

Často kladené otázky

Každé zavedení je jiné, ale bez ohledu na plán se ujistěte, že v každém plánu, který vytvoříte, budete soustředit své uživatele a jejich potřeby a zájmy. Ujistěte se, že máte zavedené systémy pro zodpovězení otázek, a ujistěte se, že školení je vaší prioritou č. 1.

Nemusíte být profesionálem v oblasti videa, abyste vytvořili softwarová školení v profesionální kvalitě. TechSmith Camtasia usnadňuje vytváření efektivních a poutavých softwarových školicích videí pro zavádění vašeho softwaru.

Ujistěte se, že jakákoli uživatelská dokumentace, kterou vytvoříte, obsahuje vizuály! TechSmith Snagit usnadňuje vytváření všech druhů uživatelské dokumentace, včetně návodů, dokumentů s podrobnými postupy a dalších!