Fakturační klienti nemají být děsivý. Dodržujte těchto sedm doporučených postupů, aby byly vaše faktury jasné a profesionální.
Titulní obrázek na webu Rawpixel.com.
V dokonalém světě by po dokončení videoprojektu na volné noze klienti velmi rádi předali hromadu studených, tvrdých peněz (spolu s dárkovým košem od Lands’ End včetně několika sezónně vhodných fleeců). Ve skutečném světě je to však velmi zřídka.
Povinnost doručit fakturu v nejvhodnější dobu padá většinou na nezávislého pracovníka. To není vždy na samém konci projektu, protože se zdá, že některé projekty prostě nikdy nekončí. V každém případě vytvoření podrobné, profesionální a přímé faktury může pomoci posunout věci dál a definovat, jak, kdy a kolik by vaši klienti měli zaplatit za vaši tvrdou práci.
Podívejme se na sedm osvědčených postupů pro faktury za video na volné noze.
1. Najděte správnou šablonu
Vždy můžete vystavit fakturu od začátku. Jednoduše napsat něco do textového procesoru je v pořádku, ale pokud máte nějaké designové drobnosti, můžete si je vytvořit sami pomocí vlastní značky, loga atd.
Pro nás ostatní, méně designově smýšlející jedince, je online k dispozici spousta šablon. Některé můžete najít pro aplikace Microsoft Word, Dokumenty Google a Apple Pages. Všechny by měly být většinou stejné, ale měly by mít určité rozdíly v rozestupech a rozložení. Vyberte si ten, který vám poskytne největší flexibilitu a správnou estetiku pro vaši značku.
2. Definujte rozsah projektu
V ideálním případě byste měli definovat rozsah projektu ještě předtím, než se pustíte do produkce (nebo postprodukce, pokud se jedná výhradně o editační koncert). Smlouva nebo prohlášení o práci dobře pomáhají definovat tyto věci předem. (Více o těchto věcech si můžete přečíst zde.) Při odesílání faktury je však důležité bod po bodu znovu uvést dohodnutý rozsah – a to, že jste nyní dokončili každý úkol.
3. Řádková položka vs. plná částka
Většina šablon faktur obsahuje rozpis cen řádkových položek. Tyto šablony také obvykle sečtou součty za vás. V závislosti na vašem projektu však můžete nebo nemusíte chtít používat ceny řádkových položek (nebo jednotkových položek); spíše můžete uvést celé částky.
Fakturace za film a video je složitější, když začnete stanovovat ceny řádkových položek, jako je půjčovné vybavení, hodinové sazby za střih a vzniklé výdaje. I když se stránka faktury může zaplnit, zjistil jsem, že klienti oceňují rozpis jednotlivých řádků, jak jste k těmto číslům dospěli.
Je důležité zahrnout věci, jako je rychlost fotoaparátu a vybavení, protože mnoho klientů může rychle změnit konverzaci tak, aby naznačovalo, že vaše kamera/výbava je nějakým způsobem jen součástí toho, co si účtujete, abyste se ukázali a natočili.
Pokud jste souhlasili s jednorázovým projektem, který není nastaven na změnu, pomocí rozpisu řádkových položek sečtete svou skutečnou hodnotu (následným odečtením slevy, abyste dodrželi původní smlouvu), je skvělý způsob, jak ukázat, kolik budou vaše služby stát. v budoucnu a za současného plnění vaší dohody.
4. Jasně definovaná data dokončení
.
Při práci s většími společnostmi a agenturami (tj. klienty, kteří také pracují pro klienty), se jasně definovaná data dokončení dodávek stávají důležitějšími (jelikož musí tato data předávat ostatním ve svých organizacích). Většina šablon faktur bude obsahovat prostor pro přidání poznámek – zde můžete uvést jasná data. Zde je příklad:
- Půldenní natáčení B-Roll – dokončeno 2. 10. 2017
- Focení rozhovoru – dokončeno 3. 10. 2017
- Raw Footage and Assets – doručené prostřednictvím Dropboxu 10/4/17
- Konečné video (s revizemi) – doručeno prostřednictvím Vimeo 14.10.2017
5. Stáhnout odkazy a soubory
Pomáhá také zahrnout do faktury konečné odkazy na všechny soubory a dodávky (buď do poznámek, nebo do e-mailu s fakturou). Pokud jste nemluvili o poplatku za archivaci a uchování souborů, můžete nastavit stahování pro konečnou konsolidaci všech nezbytných aktiv a záznamů pomocí Dropbox, WeTransfer nebo Vimeo.
Můžete využít této příležitosti a navrhnout, aby si do sedmi dnů stáhli všechny záběry a aktiva (nebo cokoli, co vaše webová stránka pro hostování souborů doporučuje), protože si je nebudete moci ponechat déle. (Pokud má váš klient další obavy, můžete něco vyřešit.)
6. Zahrnout W-9
Obrázek přes Zodiact.
Profesionálové v oblasti filmu a videa působící ve Spojených státech, kteří pracují na jakémkoli projektu (nebo projektech), jejichž celková částka přesahuje 600 USD za kalendářní rok, musí vyplnit daňový formulář W-9 s uvedením „zaměstnavatele“. Obě strany budou tento formulář potřebovat pro své daně. Váš klient vám to pravděpodobně nakonec pošle, ale mnoho větších agentur vám ani nepředloží fakturu, dokud nedostane váš W-9.
Chcete-li proces nastartovat, ponechte si formulář W-9 již vyplněný, abyste jej mohli odeslat spolu s fakturou. Některé společnosti mohou požádat o takovou, která obsahuje jejich informace, ale mohou je přidat samy. Nezapomeňte to každý rok aktualizovat.
Zde si můžete přečíst více o formulářích W-9 a stáhnout si kopii zde.
7. Uveďte očekávané datum splatnosti (ale rozpoznávejte protokol)
Můžete si také všimnout, že mnoho šablon faktur obsahuje místo pro datum splatnosti. Možná máte pocit, že něco takového je zbytečné (a podkopalo by to důvěru), ale pokud spolupracujete s profesionály, měli by ocenit vaše očekávání – a proto vám rychle dát vědět, pokud je nemohou splnit.
V ideálním případě je nejlepší, když mohou nezávislí pracovníci požádat o polovinu platby za projekt předem ve formě zálohy. Pokud však pracujete na metodě faktury po doručení, je oborovým standardem uvádění rozmezí od dvou do šesti týdnů. Velmi dobře by mohly doručit platby rychleji, ale v mnoha větších organizacích jsou fakturace předávány finančnímu týmu, který může mít svůj vlastní protokol (který někdy může být 30 až 60 dní). Zjistěte si, když diskutujete o rozsahu práce, abyste věděli, co můžete očekávat.
Bonus:Více bezplatných šablon!
- 100 bezplatných šablon faktur PDF
- Šablony faktur | FreshBooks
- Bezplatné šablony faktur pro Word, Excel, Open Office
- Šablona faktury za produkci videa zdarma
- Šablona faktury za produkci videa
A pro další články, informace a zdroje pro nezávislou filmovou a video produkci se podívejte na některé z těchto odkazů.
- Tipy pro úspěšné video a film na volné noze
- Video na volné noze:Zabraňte klientovi, aby to dělal
- Daňové odpočty a zdroje pro nezávislé pracovníky
- Video na volné noze:Správa očekávání klientů
- Archiv na volné noze — PremiumBeat