Většina organizací může těžit z propagační síly akcí. Ať už jste vlastníkem malé firmy, zakladatelem technologického startupu nebo marketérem přední značky v oboru, pravděpodobně si dobře uvědomujete, jak důležité je ukázat se tam, kde vaše publikum tráví čas. Události a virtuální události představují příležitosti k prezentaci vašich produktů, zodpovězení otázek a propojení publika s vaší značkou.
To znamená, že akce a sponzorované akce vyžadují spoustu plánování a rozpočtu. A bez ohledu na to, jak malá je vaše společnost nebo oddělení akcí, vždy můžete očekávat spolupráci s různými členy týmu – včetně zainteresované strany, která podepisuje různé náklady, aby mohl začít proces plánování.
Bez ohledu na to, kdo je hlavním zainteresovaným subjektem v oblasti rozpočtu pro vaši strategii akcí, nejlepším způsobem, jak akci obhajovat a rozjet, je návrh akce. Vytvoření návrhu události s podrobným rozpisem toho, co to je událost, přidělení rozpočtu a toho, co doufáte, že z události získáte v konkrétních metrikách, vám může pomoci zajistit potřebné zdroje k uskutečnění věcí.
Ať už plánujete vytvořit jednorázovou událost, prezentovat sponzorovanou událost nebo plánujete několik událostí v průběhu roku, rozebereme, jak napsat návrh události, abyste získali buy-in od potřebných lidí.
V tomto článku:
- Co je to návrh události?
- Jak napsat návrh události
- Šablona návrhu na akci zdarma
- 6 kroků k sepsání návrhu události
Co je to návrh události?
Návrh události je základní součástí procesu plánování firemních událostí. Je to prezentační materiál, informační list a průvodce.
Vzhledem k tomu, že na událost jde tolik zdrojů, chcete se ujistit, že existují jasné cíle a měřítka úspěchu. Z tohoto důvodu většina událostí začíná návrhem události nebo žádostí o schválení sponzorství události. Tento návrh nastiňuje rozsah a podrobnosti události, rozpis rozpočtu a klíčové zainteresované strany a spojuje tyto informace s cíli společnosti a měřitelnými dopady.
Ať už plánujete virtuální událost, hybridní událost nebo osobně, interně organizovanou nebo pořádanou konferencí nebo nějakou jinou organizací, návrh události vám může pomoci zahájit vaši událost a udržet překvapení na minimu. Pečlivě promyšlený návrh nezajišťuje pouze financování a schválení – je to skvělý výchozí bod, pokud jde o nastavení spolupráce mezi odděleními a uvedení vaší akce do života.
Jak napsat návrh události
V nominální hodnotě není návrh akce nic jiného než list papíru shrnující strategii a logistické detaily akce. Ale pokud jde o skutečné vyplnění tohoto listu, je to trochu složitější.
Je to jako dělat omeletu – pouze prvním krokem je vylíhnout kuřata, která snášejí vejce.
Takže v tomto duchu začněme základními částmi návrhu události, nebo (kvůli analogii s omeletou):
Přísady pro návrh události
Níže uvádíme klíčové ingredience, které potřebujete k vytvoření návrhu sponzorství události nebo události pro vaše hlavní zainteresované strany.
Základní informace o události
- Partnerská organizace: Váš návrh by měl obsahovat název navrhované akce, nebo, pokud nabízíte sponzorskou příležitost, název organizace, která váš stánek, přednášku nebo událost pořádá.
- Typ události: Uveďte konkrétní typ události. Může se jednat o konferenci, obchodní přehlídku, filmový festival atd. Můžete si také ujasnit, zda se jedná o virtuální událost, osobní akci nebo obojí.
- Data: Určete data, kdy se akce bude konat.
- Umístění: Určete, kde se akce bude konat.
- Cílové publikum: Budete se chtít spojit s účastníky události a promluvit si o svém produktu. Přemýšlejte o tom, koho chcete oslovit. Při promýšlení podrobností popište co nejvíce své cílové publikum a zvažte firmografická data, jako jsou odvětví, role společnosti nebo případy použití. Toto je důležité pole, protože přímo posouvá vaši celkovou marketingovou strategii pro váš produkt.
Přehled události
- Doporučeno: V závislosti na tom, jak je ve vaší organizaci řízeno schvalování rozpočtu, možná budete muset určit, které oddělení pořádá tuto akci. Může to být například prodejní tým pro produkt, který propagujete.
- Podrobnosti o vaší události nebo sponzorství události: Popište prostor vaší akce. Pokud pořádáte událost, sdílejte podrobnosti o tématu události, programu události a místě konání. Pokud připravujete návrh sponzorství události, přidejte podrobnosti související s vaším sponzorstvím. Chcete-li například postavit stánek na veletrhu, uveďte rozměry prostoru vašeho stánku, kde bude umístěn a další podrobnosti.
- Cena akce nebo sponzorský poplatek: Připravte si očekávané náklady na akci, pokud plánujete pořádat akci, nebo poplatek, který platíte své partnerské organizaci, aby vás hostila.
- Další odhady nákladů: Zkontrolujte rozpis poplatků za jakékoli sestavení, swag nebo marketingový kolaterál.
Cíle událostí
- Odhad celkových výdajů: Sečtěte všechny náklady na akci.
- Zaměření na produkt: Identifikujte produkt nebo služby, které vaše společnost propaguje.
- ARPU :To znamená „průměrný příjem na uživatele“. Toto se primárně používá pro prodejní akce a odkazuje na vaši analýzu nákladů a přínosů při pořádání akce. Pokud se například na vaší akci objeví 1 000 lidí, jaké příjmy z těchto potenciálních zákazníků můžete rozumně očekávat?
- Celkové cíle: Shrňte, co si od této akce slibujete. Chcete zvýšit povědomí o své značce? Získat více potenciálních zákazníků? Spustit produkt? Mít křišťálově jasnou představu o tom vám pomůže sdělit všem zúčastněným, proč je tato událost nezbytná.
- KPI (tj. tisk / sociální sítě, obchody uzavřené kvůli prodejním akcím atd.) :Zde podrobně rozepíšete své širší cíle v jasných a srozumitelných metrikách.
Šablona návrhu na akci zdarma
Zde je ukázkový návrh události, který vám pomůže zachytit všechny relevantní informace pro prezentaci vaší příští značkové nebo sponzorované události. Naformátujte šablonu do dokumentu a sdílejte ji se svým týmem nebo vytvořte návrh prezentace, který můžete prezentovat.
Návrh události
Základní informace
Název akce nebo partnerská organizace akce:
Typ akce:
Datum:
Místo:
Cílové publikum:
Přehled události
Podrobnosti o akci, sponzorství nebo aktivaci značky:
Poplatky za událost nebo sponzorství:
Dodatečné odhady nákladů:
Cíle událostí
Důležité informace o produktu:
ARPU pro produkt:
Celkové cíle:
KPI (tj. tisk, sociální sítě, potenciální zákazníci, prodej atd.):
Rozpočet
Výdaje na události:
Zbývající rozpočet:
Další poznámky
6 kroků k napsání návrhu události
1. Pochopte cíle své společnosti a definujte své publikum
Před plánováním akcí zvažte uspořádání série specializovaných strategických schůzek. To pomůže seznámit všechny relevantní týmy s důležitými cíli, cílovými skupinami a nadcházejícími uvedením produktů na trh, které mohou být základem vaší zastřešující strategie akcí.
2. Shromážděte svůj výzkum
Jakmile budete mít komplexní přehled o svých ročních cílech, ponořte se do výzkumu.
Oblastí zájmu může být například uvedení nového produktu na trh s vlastním samostatným publikem.
Váš tým se možná bude muset naučit, jak propagovat nový produkt nebo službu novému publiku nebo zákaznické základně. Jako plánovač událostí se budete chtít dozvědět více podrobností. Kde se nachází vaše cílové publikum? To může informovat o tom, jaké typy akcí chcete navrhnout a propagovat, nebo jaké typy obchodních výstav, obchodních konferencí nebo networkingových akcí, do kterých budete chtít investovat.
Při sestavování průzkumu o svém cílovém publiku, produktech nebo větších obchodních cílech sledujte doporučení od jiných týmů (jako je váš prodejní tým), která vám mohou pomoci určit typy událostí, které je třeba upřednostnit.
Tip pro profesionály: Dobrým pravidlem při pohledu na sponzorované akce je požádat organizátory akcí o posudky, informační listy a případové studie. To vám pomůže získat dobrou představu o tom, jak by vaše organizace mohla mít prospěch z každé události, a vyvážit tyto informace s vašimi cíli a/nebo vaší cílovou skupinou.
3. Vytvořte si kalendář
Mapování sponzorovaných událostí pro daný rok vždy zahrnuje cvičení v kalendáři – zejména pokud jde o události osobně. Pomáhá přesně pochopit, kolik času zabere plánování a organizace každé akce.
Plánování velkého veletrhu nebo konference může trvat déle než šest měsíců, zatímco menší setkání může trvat jen měsíc nebo dva. Zde je místo, kde se budete chtít poradit se všemi zúčastněnými stranami, abyste si naplánovali svůj čas a spravovali očekávání ohledně šířky pásma pro všechny zúčastněné.
Obecně platí, že sponzorované virtuální události se plánují mnohem snadněji než živé, osobně sponzorované události. Obvykle se jedná o přednášející akce a příležitostně virtuální stánky na veletrhu, takže týmy mohou pro každou událost určit méně lidí a naplánovat jich více za rok.
4. Vypracujte rozpočet
Jakmile budete mít podrobnosti o akcích a o tom, kde se chcete ukázat, začněte řešit rozpočet. Porovnejte je s celkovou útratou na událost, kterou plánujete vyčlenit na rok.
5. Ve svém návrhu buďte srozumitelní a podrobní
Máte svou strategii, naplánovaný kalendář a obecný přehled vašeho rozpočtu a návrhy a příspěvky od všech relevantních týmů. Je čas dát dohromady všechny potřebné části a vytvořit tak návrh na akci.
Přestože výše uvedená šablona návrhu události je jeden list, je důležité zahrnout co nejvíce informací a podrobností – zejména pokud jde o váš rozpočet, návrhová aktiva a návratnost investic.
Schopnost poskytnout tvrdá čísla o očekávaných počtech potenciálních zákazníků a útratě na události vám pomůže odůvodnit vaši událost a také nastavit očekávání týkající se pracovní zátěže pro všechny vaše klíčové zainteresované strany.
6. Udržujte svůj návrh události uložený a dostupný všem
Jakmile je vaše událost schválena, může být návrh skvělým stavebním kamenem pro založení dalších dokumentů – jako je kreativní briefing nebo úvodní prezentace události – které dále doplní plán vaší události o další informace pro různá oddělení.
Můžete si dokonce vytvořit šablonu svého návrhu události, aby se na něj váš tým mohl odkazovat pro budoucí události a rychle sestavit plány událostí na měsíce nebo rok dopředu.
Může to být užitečný nástroj pro porovnání vašich cílů a očekávání po skončení akce a pomoci novým členům vašeho týmu prohrabat se informacemi o opakujících se událostech v budoucnu.