Zasedání radnice by mělo být klíčovou událostí v měsíčním kalendáři každé organizace. Jsou příležitostí pro zaměstnance a vedení, aby se spojili jako tým, zapojili se do otevřené konverzace, sdíleli aktualizace, úspěchy a jakékoli dotazy, které se během cesty objevily.
Během pandemie vypadala jednání radnice trochu jinak, většina organizací přešla na online formát. Tento přechod mohl být zpočátku skličující a mnozí se ptali, zda je skutečně možné hostit efektivní a zapojení zasedání radnice virtuálně. Odpověď? Ano, je.
Tento článek vás provede vším, co potřebujete vědět o setkáních na virtuální radnici, s tipy a triky, které můžete použít k optimalizaci zkušeností všech a proč byste měli používat Riverside.fm.
TL;DR
- Virtuální schůzky na radnici shromažďují vedení organizace a zaměstnance na platformě virtuálních setkání, jako je Riverside.fm .
- Schůzky na radnici jsou příležitostí ksdílet novinky a aktualizace společnosti, úspěchy zaměstnanců a jakékoli problémy nebo stížnosti.
- Virtuální schůzky na radnici budují morálku zaměstnanců, navazují otevřený dialog mezi různými úrovněmi vaší organizace, pomáhají vám oslovit více vašich zaměstnanců a umožňují vám nahrát schůzku v HD .
- Některé tipy pro vedení schůze radnice zahrnují:nastavení programu, určení moderátora, pečlivý výběr softwaru, a neberte to příliš vážně .
Co je schůze radnice?
Vraťme se na chvíli k základům. Zasedání radnice není přesně to, co zní. Spíše než doslovné setkání obyvatel města , v kontextu, na který se díváme, odkazuje na pravidelné setkání zaměstnanců organizace nebo společnosti a vedoucího týmu v kontextu, na který se díváme. Je to příležitost pro oznámení v rámci celé organizace, sdílení aktualizací a otevřený dialog a konverzaci. Tento termín se již neomezuje na jednoduché schůzky „aktualizace společnosti“, ale může také odkazovat na schůzky zaměřené na budování týmu, zahajovací schůzky a další.
Jaký je účel zasedání radnice?
Účelem schůze radnice je dát dohromady zaměstnance organizace a vedoucí tým. Jak jsme již řekli, může to být prodiskutování nejnovějších zpráv, drobné aktualizace o nedávných úspěších vaší společnosti nebo jednoduše prolomení ledů a budování týmového ducha. To znamená, že vzhledem k tomu, že schůzka na radnici probíhá převážně ve prospěch vašich zaměstnanců, měli byste nechat účel a formát vaší schůzky utvářet to, co vaši zaměstnanci chtějí nebo cítí, že potřebují.
Setkání na radnici jsou důležitá pro to, aby se všichni dostali do širšího záběru, a tak se v konečném důsledku vytváří pocit komunity a kamarádství v rámci organizace.
Výhody virtuálních schůzí radnice
Týmový duch a komunita
Vaši zaměstnanci se každý den s největší pravděpodobností setkávají se svými malými týmy a liniovými manažery, aniž by měli příležitost vidět, jak zapadají do širšího obrazu. Pořádání schůzí na radnici je skvělý způsob, jak přivést všechny společně, kultivovat skutečný smysl pro komunitu a týmového ducha.
Zvýšená motivace
Možnost sdílet výhry vaší společnosti (ať už velké nebo malé) a také ukázat každému ze svých zaměstnanců, jak zapadají do rozsáhlé trajektorie vašeho podnikání, je spolehlivý způsob, jak zvýšit morálku a motivaci zaměstnanců.
Otevřít dialog
Pokud jde o vytvoření zdravého, přívětivého a otevřeného pracovního prostředí, jsou porady na radnici nesmírně důležité, aby zaměstnancům umožnily vyjádřit svůj názor a vyjádřit svůj názor. To platí zejména pro vytvoření transparentní komunikace mezi vašimi zaměstnanci a vedoucím týmem. Zejména ve větších organizacích se tým na vysoké úrovni může cítit vzdáleně a bez zájmu o práci na jiných úrovních podnikání. Schůze radnice jsou dobrou příležitostí, jak tyto bariéry prolomit.
COVID Bezpečné
V mnoha částech světa stále platí omezení COVID-19. Virtuální schůzky znamenají, že své zaměstnance můžete i nadále sdružovat způsobem v souladu s COVID.
Oslovte celou vaši organizaci
Další velkou výhodou virtuálních radnic je dosažení celého organizace najednou. Bez ohledu na to, zda jsou vaši zaměstnanci na různých místech, budou se moci připojit k vaší schůzce (časový rozdíl samozřejmě umožňuje).
Nahrajte si schůzi radnice
Dalším přínosem virtuálních jednání radnice je nahrávání celého jednání. Zaměstnanci, kteří se schůzky nemohli zúčastnit, se na ni mohou podívat zpětně a vy můžete poslat rekapitulaci účastníkům.
Nevýhody jednání virtuální radnice
Obtížné na organizaci
Z pochopitelných důvodů může být koordinace, domlouvání a pořádání schůzek v rámci celé organizace skutečným bolehlavem. Za prvé, máte problém najít čas, který vyhovuje většině lidí. Pak se také musíte ujistit, že všichni vědí, kdy se koná schůze radnice a jak mohou získat přístup k odkazu na schůzku. Naštěstí s Riverside.fm je pořádání zasedání radnice hračkou.
Zastrašující
Přestože mají mít schůzky na radnici platformu pro otevřený dialog a transparentní diskusi, může být zastrašující vyhlídka promluvit před celou vaší organizací.
Časová omezení
Pokud jde o podnikání, čas je nejdůležitější. Zejména u větších organizací se může stát, že se vám nedaří vměstnat vše, co je ve vaší agendě na jedno jednání na radnici, nebo že ne každý dostane šanci přispět. Nebojte se však; existují řešení. Dalo by se to rozložit například na menší porady na radnici, které jsou zaměřené spíše s menším počtem lidí.
Jak efektivní jsou setkání virtuální radnice?
Ačkoli jsou schůzky na radnici teoreticky efektivní formát, je to všechno o tom, co s nimi děláte a jak se rozhodnete své schůzky vést. Vy i vaši zaměstnanci získáte ze schůzí na radnici maximum, pokud formát přizpůsobíte svým potřebám. Pamatujte, že to má být dvoustranný rozhovor. Necítíte se povinni dodržovat konvenční formát. Místo toho si schůze na radnici udělejte podle sebe, v souladu s vaší komunitou a filozofií vaší organizace.
Jak probíhají jednání radnice?
Opět to vše závisí na tom, jak se vaše konkrétní organizace rozhodne dělat věci. To znamená, že většina zasedání radnice bude mít nastavit agendu tak, aby existovala nějaká struktura, kterou je třeba dodržovat. Program může zahrnovat klíčová témata nebo novinky, o kterých se bude diskutovat, nebo může ponechat určitý čas na otázky a odpovědi. Vše závisí na přesném charakteru jednání vaší radnice.
Jak vést zasedání radnice
Pokud jde o organizování porady radnice, je třeba zvážit spoustu logistiky. Pojďme si to rozebrat:
Postup k pořádání online zasedání radnice
- Nastavte datum a čas. Budete se muset pokusit nastavit čas, který vyhovuje klíčovým členům vašeho vedení, a který je vhodný pro různá časová pásma, pokud máte mezinárodní tým.
- Rozešlete upomínku z kalendáře a poznámku, včetně odkazu na pozvánku na virtuální radnici a programu schůze. Jakmile nastavíte datum a čas, nezapomeňte poslat pozvánku všem ve vaší organizaci.
- Pokud pořádáte virtuální radnici poprvé, stojí za to uvést několik základních pokynů, jak se k jednání připojit.
- Pokud jste zvláště velká organizace, možná budete chtít jmenovat moderátora. Moderátor bude jednoduše zodpovídat za to, aby schůzka byla na místě a včas.
- Ujistěte se, že dodržujete svůj den. Pokud můžete, vždy je nejlepším postupem nechat si čas na otázky a odpovědi publika.
- Po skončení schůze radnice zašlete rekapitulaci a děkovný e-mail. Je hezké přidat záznam schůzky pro ty, kteří se toho dne možná nedočkali. Odeslání následného e-mailu je také účinným způsobem, jak upevnit hlavní poznatky ze schůzky a udržet je čerstvé v myslích vašich zaměstnanců.
5 tipů, jak dělat porady na radnici lépe
Nastavte program schůzky předem
Nastavení programu jednání pomůže vám i vašim zaměstnancům. Přidaná struktura napomůže lepšímu průběhu jednání na radnici, pomůže vám efektivněji dodržovat čas a vaši zaměstnanci si budou moci připravit své myšlenky a cokoli, co chtějí říci, předem.
Software pro virtuální schůzky vybírejte pečlivě
Váš výběr softwaru pro virtuální schůzky může vážně ovlivnit celkový úspěch vašich virtuálních radnic. Chcete snadno použitelnou platformu s vysokou funkčností, která vylepší vaše jednání na radnici. Schopnost zaznamenat relaci, sdílet obrazovku a pozvat živé publikum k účasti je také zásadní. Některé možnosti zahrnují Google Meets, Webex, Zoom a samozřejmě Riverside.fm.
Neberte to příliš vážně
Vzhledem k tomu, že sdílíte novinky a aktualizace vaší organizace, může to vypadat spíše jako obchodní schůzka, ale není! Je to příležitost k nastolení uvolněnější atmosféry komunity a vytvoření transparentnosti prostřednictvím otevřených linií dialogu mezi různými zúčastněnými stranami ve vašem podnikání. Je pravděpodobnější, že budete mít plodné zasedání radnice, pokud bude uvolněnější.
Zajistěte, aby se vaši zaměstnanci cítili pohodlně a vážení
Chcete-li ze schůzí na radnici vytěžit skutečně maximální hodnotu, musí se vaši zaměstnanci cítit pohodlně, když se jich účastníte a mluví. Vyplývá to ze směsice atmosféry na schůzce a toho, jak se cítí. Pokud je to možné, měli byste zajistit, aby se vaši zaměstnanci při návštěvě vaší virtuální radnice cítili vysoce ceněni. Můžete to udělat tak, že zajistíte, aby každý dostal příležitost promluvit, a například zdůrazněním úspěchů zaměstnanců.
V případě potřeby změňte a přizpůsobte
Nebojte se změnit způsob jednání na radnici, pokud zjistíte, že vám něco nefunguje. Jak jsme již řekli dříve, měli byste být připraveni přizpůsobit své schůzky tomu, co vaši zaměstnanci potřebují a chtějí, spíše než se držet toho, co znáte.
Vedení setkání na radnici s Riverside
Riverside.fm je navržen tak, aby vám usnadnil život. Vedení schůze radnice je už tak dost stresující, tak proč nevyužít výkonné nástroje Riverside.fm, aby to bylo co nejhladší?
Uživatelsky přívětivé
Pokud jde o vedení vaší radnice, nechcete být zdržováni nepohodlnou nebo neohrabanou technologií. Riverside.fm je navržen tak, aby byl proces co nejplynulejší. Připojení k vaší virtuální radnici je stejně snadné jako kliknutí na odkaz s pozvánkou a vaši spoluhostitelé ani publikum si nemusí vytvářet účet ani stahovat žádný další software.
Výkonné funkce
Široká škála funkcí Riverside znamená, že si můžete vytvořit svou virtuální radnici podle sebe. Sdílejte svou obrazovku a ukažte svým zaměstnancům další zdroje, přidejte zvuk a další média do své relace pomocí Media Board a dokonce pozvěte všechny zaměstnance „až na pódium“ pomocí funkce živého volání publika. . Svět je vaše ústřice s Riverside.fm.
Nahrávání HD
Bohužel je téměř nemožné dostat všechny své zaměstnance na jeden hovor najednou. Naštěstí Riverside.fm automaticky lokálně nahrává ve full HD, takže záznam z radnice můžete sdílet s každým, kdo jej nestihl.
Progresivní cloudové nahrávání
Už nemusíte hodiny čekat, než bude záznam z jednání radnice dostupný online ke sdílení. Riverside nahrává všechny soubory během nahrávání do cloudu, takže až budete hotovi, bude vše připraveno ke sdílení během několika minut. Zabráníte tím také zhroucení počítače nebo závadám, které způsobí ztrátu nahrávek.
Snadné přizpůsobení značky
Pokud chcete své schůzky na radnici sdílet veřejně, nebo dokonce jen v rámci společnosti, nikdy není na škodu, aby vše bylo profesionální a konzistentní se značkou vaší organizace. Riverside's Magic Editor vám s tím pomůže pomocí jednoduchých rozvržení, stejně jako vlastních pozadí a log, aby odpovídaly značce vaší organizace.
3 klíčové nástroje, které můžete začlenit do schůzí virtuální radnice
Sdílení obrazovky
Udělejte ze svého jednání na radnici interaktivnější a poutavější pomocí funkce sdílení obrazovky. Můžete si vybrat jednoduchou prezentaci v PowerPointu, která posílí diskusi, přehrát videa nebo předvést konkrétní proces. Ať už ukazujete cokoli, přidaný vizuální prvek je účinným způsobem, jak posílit to, co říkáte, a udržet zájem vašich zaměstnanců.
Živé průzkumy/průzkumy
Na konci dne jsou porady na radnici především o vašich zaměstnancích. Povzbuďte jejich účast tím, že je vyzvete, aby vyjádřili svůj názor pomocí živých průzkumů nebo průzkumů. Je to skvělý způsob, jak zapojit své publikum do jednání radnice a skutečně jim dát pocit, že jejich hlas je důležitý.
Nahrávání v rozlišení HD
Neměla by být opomenuta možnost lokálně nahrávat vaše jednání na radnici ve full HD. Jak jsme řekli dříve, je to skvělý způsob, jak sdílet setkání s těmi, kteří se ho nemohli zúčastnit.
Časté dotazy
Jaké jiné slovo znamená zasedání radnice?
Všechny organizace odkazují na svá jednání na radnici trochu jinak. Můžete se setkat s některými lidmi, kteří to nazývají doslova ‚setkání v rámci celé organizace‘, zatímco jiní by to mohli označovat jako měsíční ‚catchup‘. Opravdu si můžete vybrat, jak tomu říkat, jak chcete.
Jaký je důležitý efekt účasti na jednáních radnice?
Zdaleka nejdůležitějším efektem účasti na jednáních radnice je zvýšený pocit komunity a týmového ducha. Kromě toho budou mít zaměstnanci pocit, že jsou cennou součástí většího obrazu, který dokáže zázraky s motivací v práci.
Jak udělat z radnice zábavu?
Nejprve se řiďte našimi radami, abyste na své radnici vytvořili uvolněnější atmosféru. Můžete se také rozhodnout, že si na začátku vyhradíte část schůzky věnovanou aktivitám na ledoborec nebo osobnějším aktualizacím s humorným nádechem.