Když jsou informace prezentovány graficky, většina lidí jim rychleji a lépe rozumí. Emoji, GIFy, snímky obrazovky a videa se staly běžnou součástí každodenní konverzace. Platí to i v práci.
Dříve to platilo, když většina z nás pracovala v typickém kancelářském prostředí, a platí to i nyní, když tolik z nás pracuje ve vzdálených nebo hybridních týmech. V důsledku toho je pro podniky ještě důležitější, aby přijaly grafiku a video. Proč se tolik společností při komunikaci na dálku spoléhá na dlouhé e-maily a nekonečné hovory pomocí funkce Zoom?
"Tak jsme to vždycky dělali a funguje to perfektně!" je jednoduchá odpověď pro většinu firem, generálních ředitelů a manažerů. Ale jde o to:co fungovalo včera, nemusí fungovat dnes – zvláště když existují efektivnější alternativy.
Společnosti, které jsou pomalé inovovat nebo upgradovat své postupy, budou pozadu. Hledání nových a lepších způsobů, jak se spojit se spolupracovníky online, vyžaduje hybridní práci a grafika a video jsou zásadní pro efektivní komunikaci na pracovišti (ať už vzdálenou nebo osobní). Pro společnosti může být obtížné komunikovat se svými vzdálenými týmy, zvláště když zaměstnanci nemají dostatek času přizpůsobit se novému pracovnímu prostředí.
Osobní spojení, ke kterému dochází, když týmy sdílejí prostor, zmizí. To otevírá dveře k nedorozuměním a dezinformacím. Zatímco týmové chatovací platformy a e-maily jsou právě teď populární, vizuální komunikace je dalším přístupem, jak udržet vzdálené zaměstnance na stejné stránce.
Obrázek může vyjádřit stručně a včas tisíc slov – 40 procent spotřebitelů dává přednost obrázkům před textem. To je důvod, proč by týmy nucené pracovat na dálku měly používat více vizuální komunikace, aby zůstaly v kontaktu.
Rozumíme. Změna je obtížná. Máte toho na talíři hodně. Váš tým je nabitý. A naučit se vytvářet fotky a videa (zvláště pokud jste to nikdy předtím nedělali) může být zastrašující.
Ale co když vytváření obrázků a filmů v profesionální kvalitě pro komunikaci bylo za mnoha okolností jednodušší než psaní dlouhého a nudného e-mailu?
Ano, je!
A co je nejlepší, asynchronní komunikace je vhodná pro vaši firmu a lidi. Budete produktivnější, uděláte méně chyb a vyhnete se zpětné vazbě.
Navíc váš personál bude více angažovaný než kdy předtím.
Mnoho korporací a univerzit naléhalo na své pracovníky, aby pracovali na dálku kvůli nejistotám způsobeným Covid-19. Vzhledem k tomu, že více než 25 % americké pracovní síly již pracuje z domova alespoň část času, nová omezení donutí mnoho zaměstnanců – a jejich nadřízených – poprvé pracovat mimo kancelář a oddělit je jeden od druhého.
Ačkoli je obecně lepší stanovit si předem jasné zásady práce na dálku a školení, tato úroveň přípravy nemusí být v době krize nebo jiných rychle se měnících podmínek možná. Naštěstí, i když mají manažeři na přípravu omezený čas, existují specifické činnosti založené na výzkumu, které mohou manažeři provádět bez velkého úsilí, aby zvýšili zapojení a produktivitu vzdálených zaměstnanců.
Pojďme prozkoumat způsoby, jak využít vizuální průvodce v náš prospěch
1. Video lze použít k nahrazení schůzek
Čistě informační schůzky by neměly vyžadovat, aby byli všichni přítomni současně, i když je toto místo virtuální. Nahraďte schůzku videem, pokud máte znalosti, které můžete sdílet se svým týmem a které nevyžadují rychlý vstup nebo brainstorming.
Schůzky již nejsou nutné. Můžete napsat přesně to, co chcete říct, a sdílet to s ostatními bez přerušení nebo nechat konverzace vybočit z cesty.
Pokud máte snímky k prezentaci, použijte různé alternativy k záznamu obrazovky během vyprávění. Nejsou tam nějaké diapozitivy? To není problém. Snagit může nahrávat vaši webovou kameru a dodat vašemu videu osobnější dotek. Máte v plánu brainstorming?
Poskytněte jim všechny informace, které budou vyžadovat PŘED schůzkou, aby mohli přijít s nápady, spíše než je vymýšlet na místě. Tento způsob prezentace je ohleduplnější k času vašeho týmu. Pokud zrovna nepotřebují znát látku, mohou se na film podívat ve volném čase. Kdykoli se mohou vrátit a znovu si jej prohlédnout, pokud potřebují opakování.
Navíc mohou přijít přímo k vám, pokud potřebujete komentáře nebo mají-li dotazy.
Schůzky, které by běžně trvaly hodinu, lze podle našich zkušeností zkrátit na 20minutové (nebo méně) video. To je značné množství ušetřeného času!
2. Umožněte vizuální zpětnou vazbu
Protože pravděpodobně děláte něco podobného, je to jedna z nejlepších metod, jak začít používat obrázky v kanceláři a vzdálené interakce.
Téměř každý musel korigovat a revidovat dokument, který napsal někdo jiný. Vytiskneme to, vytáhneme červené pero a na vytištěné stránky napíšeme poznámky, kde by měly být provedeny navrhované úpravy.
3. Vytvořte obsah pro onboarding a specializované školení, který je evergreen
Noví zaměstnanci by měli dostat nástroje a informace, aby na svých nových pozicích uspěli. Výuka tváří v tvář je náročná na odlehlou situaci, ale vytváření video a vizuálního obsahu školení může vést k jejich uvedení na správnou cestu.
Grafický obsah a video obsah dává smysl všemu, od školení prvního dne až po neustálý rozvoj zaměstnanců.
4. Obsah pro onboarding a školení
Je to užitečné, když se naučíte používat HR systémy nebo se dostat do sítě. Můžete dokonce vytvořit malé video, které odpovídá na čtyři (nebo šest nebo deset) nejčastějších otázek nových zaměstnanců. Je také zcela škálovatelný. Vaše návody, pomůcky k úkolům a krátká školicí videa může používat jeden, 100, 1 000 nebo více zaměstnanců.
To dává větší smysl i pro malé podniky. I když netrénujete, obsah vašeho tréninku vám může pomoci. Budete moci trávit méně času mimo svou práci a více času na jiných projektech. Zde může pomoci přijetí robustního systému pro správu znalostí, který obsahuje LMS jako jeden ze svých modulů.
5. Poskytujte peer-to-peer školení a pomoc (také znám jako sociální učení nebo neformální školení)
I když se nepovažujeme za trenéry, většina z nás musela ve svém profesním životě předvést, jak něco dělat.
Může to být cokoli od ukázky, jak zahrnout zprávu o nepřítomnosti do e-mailu, až po úpravu nastavení mikrofonu v aplikaci pro virtuální schůzky.
Vytvořte krátké video z obrazovky ukazující proces namísto toho, abyste chodili na schůzku Zoom, kdykoli někdo potřebuje pomoc. Případně pořiďte několik snímků obrazovky a vytvořte průvodce krok za krokem. Na rozdíl od slov, vizuální vyvolává silnější reakce. Vybízejí uživatele k interakci s obsahem a emocionální reakce ovlivňují uchovávání informací. Vzhledem k tomu, že vizuální paměť je uložena v mediálním temporálním laloku mozku, kde se analyzují emoce, jsou zde také zadržovány emoce.
Vizuální vstupy a emocionální reakce jsou v mozku snadno propojeny a obě se spojují a vytvářejí vzpomínky. Negativní vizuální zobrazení jsou zvláště účinná při vyvolávání silných emocionálních reakcí.
Když autoři kurzu používají vizuální metafory, mohou z vizuálů těžit i abstraktní předměty. V jejich eLearningovém kurzu se používají vizuální metafory, které studentům pomáhají sdělovat pocity a vyvolat podobnou emocionální reakci.
Ušetříte čas během dne a poskytnete svým spolupracovníkům cennou referenci, když se budou potřebovat osvěžit.
6. Rychle odpovídejte na technické otázky
Vytváření návodů a pracovních pomůcek pro nejčastěji kladené dotazy vašich IT pracovníků může ušetřit čas a námahu. Když pak přijde požadavek, jsou připraveni s odpovědí.
Vizuály a videa také pomohou se složitějšími nebo méně obvyklými otázkami. Když má uživatel problém nebo požadavek, váš IT tým může pořídit snímky obrazovky, kam jít (jak to vyřešit) a co dělat, aby se problém vyřešil. Případně vytvořte video z obrazovky, které vás provede různými alternativami nebo možnými opravami. K dispozici je jak technická, tak zákaznická podpora.
Toto funguje také pro vaše uživatele! Dostal někdo najednou podivnou novou chybovou zprávu? Jeden může pořídit snímek obrazovky a poslat jej e-mailem jejich IT oddělení. Zjistí, co je špatně, a opraví to a vrátí se do funkčního stavu.
Případně, pokud softwarová aplikace stále selhává, pořiďte si záznam na obrazovce akcí, které jste před incidentem provedli, abyste svému IT personálu pomohli problém identifikovat a vyřešit.
7. Pro vzdálené týmy:Příručka
Každý musel rychle přejít na práci na dálku. V důsledku toho může být obtížné pochopit kroky, které je třeba dodržet.
Můžete napsat příručku popisující následující, abyste zmírnili obavy svých zaměstnanců:
- Jaké nástroje použijete?
- Jaké budou komunikační mechanismy?
- Kdy a jak lze členy týmu kontaktovat?
Playbook je krásný nástroj, jak zajistit, aby všichni ve společnosti byli na stejné stránce a spolupracovali. Jsou plné textu, ale je zde také prostor pro grafiku a ikony.
To zlepšuje čitelnost, protože pomocí ikon můžete přenést zrak na důležitější místa v papíru. A zde je nečekaná výhoda vytvoření příručky:Může být zveřejněna na vašem blogu, jako bílá kniha pro generování potenciálních zákazníků nebo jako virální obsah.
Většina podniků je na stejné lodi jako vy. Nejsou si jisti, jak se přizpůsobit práci na dálku, a hledají radu od ostatních.
8. Designové prezentace
Je důležité, abyste byli všichni v kontaktu, když máte na starosti vzdálený tým, takže budete hodně času trávit videokonferencemi.
Ačkoli videokonference pomáhá sledovat vaše spolupracovníky, není vždy efektivní v komunikaci. Jednak musíte ještě hodně vysvětlovat, abyste mohli argumentovat.
Pak je tu problém se zpožděním a lidé vynechávají hovory, což vede k tomu, že důležité zprávy zmeškáte.
Chcete-li se těmto problémům vyhnout, vytvořte prezentace na konkrétní téma, jak je znázorněno v příkladu níže.
Pro publikum by měla silná prezentace poskytnout následující informace:
- O čem mluvíte
- Proč je to důležité?
- Co je třeba udělat v reakci?
- Další kroky týmu
Zjistíte, že používáte prezentace z různých důvodů, včetně:
- Vyhledávání klientů
- Předpovědi na nadcházející čtvrtletí
- Stanovení cílů
- Generování nápadů pro obsah
- Správa projektu
- Sdílení znalostí
Při komunikaci se vzdáleným týmem je nezbytné pamatovat na to, že všichni pracují z domova se všemi rušivými vlivy. Díky tomu budou vaše prezentace jednoduché. Nezapomeňte uvést:
- Jednoduché a přitažlivé pozadí
- Obrázky z bezplatných webů s obrázky, jako jsou Unsplash Icons, které jsou relevantní.
- Grafy a grafy
- Na svých snímcích nepoužívejte zbytečný text. Stále jste odkázáni na internet, který může zaostávat bez ohledu na to, jakou technologii používáte k prezentaci.
V důsledku toho se vyhněte dalším rizikům a udělejte svou prezentaci stručnou a sladkou. Tím je zajištěno, že vaše komunikace bude přijata a bude se na ni reagovat.
ZÁVĚR
V dnešním světě dominuje vizuální obsah všem aspektům života a žijeme ve věku vizuálních informací. Grafika je nezbytná pro zapojení studentů do eLearningových kurzů, protože 65 procent populace jsou vizuální studenti. Za zmínku také stojí, že pokud je grafika použita nesprávně, může mít negativní dopad na učení. Když se na obrazovce objeví obrázky mimo téma, například čistě okrasné, studenti se budou podvědomě snažit přijít na význam a vysvětlení, které se za nimi skrývá.
Při správném provedení mohou být vizuální prvky srozumitelnější než textová vysvětlení nebo zvukové nahrávky, protože rozkládají informace na menší, snáze zpracovatelné části. Každý může snadno spojit emoce s obrázky, díky čemuž budou vaše eLearningové kurzy poutavější a zapamatovatelnější. Vizuální prvky pomáhají lidem absorbovat obsah, protože jsou zpracovávány 60 000krát rychleji než text, takže byste je měli používat ke komunikaci se vzdálenými týmy.
Používejte jasnou a relevantní grafiku, abyste poskytli svým zprávám kontext a předešli nedorozuměním. Díky tomu budou všichni na stejné stránce a na cestě k dosažení svých cílů. Vizuální komunikace především udrží vzdálené pracovníky ve spojení s organizací.
To je nejúčinnější strategie, která zajistí, že z této situace vyjdete jako jednotný tým.