Je tu malá, ale akutní bolest, se kterou jsem se setkal.
Když svět šel do práce z domova, bylo to jen horší. Hádám, že to pocítila i většina kancelářských pracovníků.
Opakující se frustrující záchvěv „Ach ne, to bude únavné“ se ozvalo vždy, když jsem byl hluboko v úkolu a uvědomil jsem si, že je potřeba pomoc nebo zpětná vazba od kolegy.
Problém byl v tom, že zatímco já jsem byl ponořen do úkolu a celého jeho kontextu, ostatní nikoli.
Alespoň ne úplně.
A tak jsem okamžitě pocítil záchvat úzkosti nebo stresu, když jsem zvažoval čas a úsilí, které by bylo zapotřebí k tomu, abych vše vysvětlil v e-mailu, na Slacku nebo dokonce při telefonátu.
Jen abych mohl dostat jednoduchou odpověď a pokračovat ve své práci.
To je, dokud jsem neobjevil mast. Léčivý balzám, který vám umožní rychle sdílet kontext, vyhnout se nutnosti naplánovat schůzku nebo videohovor a eliminovat nadměrné psaní a textové vysvětlování.
Velkým řešením je screencasting, jednoduchý proces nahrání krátkého videa a jeho sdílení se spolupracovníky. Je to ideální způsob, jak sdělit myšlenky, kontext, znalosti a téměř jakýkoli jiný typ informací.
Když teď narazím na ten stres, jednoduše natočím krátké video se Snagitem, což je téměř vždy snazší než věci vypisovat.
Vizuální prvky v nahrávce obrazovky v kombinaci s vyprávěním poskytují veškerý kontext a já jsem schopen dostat odpověď za mnohem kratší dobu, než kdybych použil samotný text.
Ale screencasting umí víc než jen zmírnit momenty menší frustrace. Je to ideální praxe pro řešení nebo vylepšení dalších prvků práce.
Zde je sedm dalších způsobů, jak můžete pomocí vysílání obrazovky pracovat rychleji a efektivněji.
1. Plánujte a provádějte práci
Pracuji na webu TechSmith. Jako každá webová stránka má mnoho stránek vytvořených z částí obsahu, obrázků, videí a dalších prvků. Často potřebuje změny nebo aktualizace, aby odrážely vývoj našeho podnikání a produktů.
Problém spočívá v tom, že když konkrétní prvek potřebuje aktualizaci, objeví se řada otázek.
"Kde je tento obsah na webu?" "Jak se to musí změnit?" "Je to na více místech?"
Odpovídat na tyto otázky prostřednictvím e-mailu je trochu jako snažit se popsat konkrétní prvek obrazu někomu, kdo stojí na druhé straně závěsu. Musíte být extrémně konkrétní v tom, co říkáte.
Místo toho vytváříme videa, která vysvětlují, co je třeba udělat. Poté lze toto video sdílet, aby se zajistilo, že všichni s plánem souhlasí. Z videa je zřejmé, co, kde a proč je naše práce.
Pokud jako my používáte software pro řízení projektů, jako je Asana nebo Trello, odkaz na video lze umístit na úkol, který představuje práci.
Nyní, když někdo zahájí úkol, bude mít informace potřebné k tomu, aby mohl začít pracovat. A nikdo to nemusel všechno vypisovat.
2. Nahrávejte hovory a schůzky
Videokonference jsou nyní životním stylem.
Bez ohledu na to, zda k pořádání videokonferencí používáte Teams, Slack, Google Hangouts, Zoom nebo jinou platformu, byly pro kolegy (a mimo práci přátelé a rodinu) v podstatě jediným způsobem, jak se bezpečně shromažďovat, spolupracovat a vést diskuse.
I když okolnosti nejsou ideální, objevila se skvělá příležitost. Když každá schůzka závisí na technologii, pak je snadné každou schůzku zaznamenat a archivovat. Většina služeb pro videohovory má pohodlně vestavěné funkce nahrávání, nebo můžete použít software pro nahrávání obrazovky, jako je Camtasia.
Nahrané schůzky usnadňují odkazování na to, o čem se diskutovalo. Ještě lepší je, že pokud někdo schůzku zmeškal, může to dohnat sledováním záznamu.
Nahraná schůzka je také skvělá, protože můžete použít editor videa, jako je Camtasia, k odstranění některých nečinných štěbetání na začátku nebo konci. Hostování ve službě, jako je TechSmith Knowmia, umožňuje divákům klást otázky, takže diskuse nemusí končit schůzkou a neúčastníci mohou vyjádřit své myšlenky.
3. Zákaznický a produktový průzkum
Tento tip navazuje na předchozí, s výjimkou toho, že nyní navrhuji, s řádným povolením, abyste hovory se zákazníky nahrávali. Obvykle se jedná o hovory o produktu nebo marketingové strategii.
Informace sdílené v těchto hovorech jsou neocenitelné. Slyšet přesná slova a tóny hlasu, které lidé používají, když diskutují o svých zkušenostech s vaším produktem nebo službou, je pro každého ve společnosti jedním z nejlepších způsobů, jak porozumět zákazníkům, kterým slouží.
V TechSmith tyto nahrávky často upravujeme, abychom sdíleli obzvláště užitečnou a poučnou zpětnou vazbu od našich zákazníků.
Jak jsem navrhl výše, můžete tyto hovory zaznamenat, upravit je až na užitečné části a poté je sdílet s ostatními.
4. Rychlá instruktážní videa
Život dnešního administrativního pracovníka je v podstatě rukavicí různých technologií.
Přeskakujeme z tohoto datového panelu na jiný nebo z jednoho produktu SaaS na druhý.
Když se pohybujeme v technologickém prostředí, nevyhnutelně se setkáváme s procesem, který neznáme. Nebo stejně pravděpodobně někdo potřebuje, abyste mu ukázali, jak něco udělat.
Vysvětlíš jim to a jdeš dál. Pak se někdo zeptá na stejnou otázku. A ty jim to vysvětlíš. A pak někdo další...dokud nestrávíte celý den tím, že budete lidem ukazovat, jak věci dělat, a nikdy nebudete mít příležitost soustředit se na svou vlastní práci nebo ji dokončit.
Screencasting je vaše cesta ven z tohoto zničujícího cyklu.
Nahrajte rychlé video nebo dvě pro běžné procesy, na které se lidé ptají. Může to být způsob, jak vytáhnout konkrétní zprávy. Nebo jak nastavit řídicí panel.
Jakmile budete mít video, hostujte ho na něčem jako Screencast.com a pošlete odkaz, kdykoli se vás někdo zeptá. Ještě lépe, můžete vytvořit jednoduchou znalostní bázi, která odpoví na řadu běžných otázek.
Úspora času se zde sčítá – ostatní se stanou odborníky, budou sdílet vaše zdroje a všichni budou o úroveň výš.
5. Ukázky produktů pro prodej a zákaznickou zkušenost
Video je užitečné během celého prodejního cyklu. Umožňuje vám být osobní a pečovat o vztahy způsobem, který samotný e-mail nedělá, ale aniž byste museli plánovat osobní nebo živé videohovory.
Na začátku interakce se zákazníkem je to skvělé, když potenciálním klientům umožníte prohlédnout si váš produkt v akci a předvést některé z jeho nejvýkonnějších schopností.
Jak konverzace postupuje, videa mohou být konkrétnější, dokonce i na míru. Mnoho prodejců a profesionálů CX vytváří ukázková videa pro jednotlivé účty, která spojují konkrétní funkce se způsobem, jakým je zákazník může používat.
6. Uchovat si organizační znalosti
Když lidé opouštějí společnosti za novými příležitostmi nebo odcházejí do důchodu, může to vytvořit znalostní prázdnotu.
Dlouholetí zaměstnanci se obvykle stávají odborníky na určité úkoly, postupy a prvky podnikání. Je důležité najít způsoby, jak si uchovat své znalosti a zachovat organizační a obchodní kontinuitu.
Screencasting je ideální způsob, jak toho dosáhnout.
Pokuste se, aby se mezi zkušenými zaměstnanci stalo praxí natáčet videa s postupy a procesy, kterým ostatní potřebují rozumět. Tím, že necháte odborníky zachytit jejich pracovní postupy, zajistíte, že se neztratí osvědčené postupy a důležité informace.
7. Přijměte nové zaměstnance
Pokud zaznamenáváte důležité znalosti a procesy, pravděpodobně vytváříte knihovnu zdrojů, která je ideální pro přijímání nových zaměstnanců. V podstatě je třeba vzít znalosti, jejichž získání trvalo roky, a zpřístupnit je zaměstnancům na začátku jejich funkčního období.
Sestavte videa vytvořená odborníky (jako v tipu č. 5) do zdroje „Začínáme“ pro nové zaměstnance a stážisty. Nebo dejte dohromady skupinu odborníků, aby prodiskutovali nejdůležitější věci, které by měl nový zaměstnanec vědět, když začíná ve vaší organizaci. Poté vytvořte sadu videí, která tvoří vstupní „kurikulum“.
Pokud hledáte inspiraci, podívejte se, jak Virgin Media používá video k udržení znalostí ve své společnosti.
Sledujte další příležitosti k vysílání obrazovky
Každé odvětví, podnikání, organizace a role má své jedinečné procesy a prvky. A video jim pravděpodobně může pomoci zmírnit běžné problémy nebo nějakým způsobem zefektivnit práci.
Takže mějte pozor, protože pravděpodobně najdete způsoby, jak přizpůsobit to, co jsem navrhl, a pravděpodobně i řadu nových nápadů.
Další zdroje pro vysílání obrazovky
- The Ultimate Guide:Co je Screencasting a proč jej používat?
- Jak vytvořit screencast v 5 snadných krocích
- Jak nahrát dokonalé živé streamované video
- Jak vytvořit ukázkové video produktu (bezplatná šablona)
- Jak transformovat vzdálenou komunikaci pomocí obrázků a videí