Moderátorský průvodce panelovými diskuzemi

Většina konferencí nebo sjezdů, ať už živých nebo virtuálních, má alespoň jedno zasedání, kterého se účastní odborníci z panelu. Možná jste narazili na panelovou diskuzi a příliš jste nepřemýšleli o jejím plánování a produkci.

Co když ale plánujete uspořádat panelovou diskuzi poprvé? Pro organizátory akcí nebo moderátory panelů může být obtížné vyvážit panelové diskuse. Musíte vzít v úvahu médium, otázky publika, jak se orientovat z různých úhlů pohledu, a to vše při zachování zajímavé konverzace!

Tato příručka vám pomůže lépe porozumět panelovým diskusím (osobním nebo virtuálním), tipům, jak je úspěšně vést, a také tomu, jak naplánovat a uspořádat virtuální panelové diskuse.

Co je panelová diskuse?

Panelové diskuse mají obvykle stejnou strukturu bez ohledu na obor nebo akci:3–5 členů panelu, kteří jsou odborníky na dané téma, diskutuje o tématech ve svém oboru před členy publika. Úkolem moderátora je vést diskusi mezi publikem, panelisty i mezi ostatními panelisty.

V závislosti na formálnosti události jsou otázky publika buď přebírány přímo od živého publika, nebo jsou předem kurátorovány.

Je důležité si uvědomit, že panelové diskuse jsou přesně takové — diskuze. Nejsou to rozhovory 1:1 s jednotlivci, otázky a odpovědi nebo sady prezentací v PowerPointu.

Hlavním účelem skvělé panelové diskuse je sdílet znalosti a moudrost, inspirovat k hlubokému zamyšlení a nabídnout hodnotné poznatky pro publikum.

Veďte svou panelovou diskuzi pomocí naší bezplatné šablony

Nasměrujte svého oblíbeného tazatele na obrazovce pomocí této poutavé šablony balíčku rozhovorů. Představte každého řečníka, nastavte program a ponořte se do nejdůležitějších témat, která vaše publikum zajímají.

5 rychlých tipů pro úspěšnou panelovou diskuzi

Uspořádat panelovou diskusi může být zpočátku trochu skličující. V této části si tedy povíme o pěti rychlých tipech, které vám poskytnou skvělý základ. Tyto tipy jsou relevantní, ať už pořádáte osobní nebo virtuální akci.

1. Určete účel

Může být snadné chápat panelovou diskuzi jako zábavnou a snadnou firemní aktivitu, ale bez skutečného účelu se může stát, že selže. V ideálním případě by se diskuse měla soustřeďovat na konkrétní téma – například problém ve vašem odvětví nebo kde mohou lidé (nebo vaše společnost) provádět inovace v konkrétní oblasti.

Náš nedávný průzkum ve skutečnosti zjistil64 % a 63 % účastníků říká, že kvalita řečníků a relevance obsahu je vedou k tomu, aby se přihlásili na akce.

2. Ujistěte se, že obsah je relevantní a zajímavý

V podobném duchu, jako při rozhodování o vašem účelu, odtud můžete určit, zda je vaše téma relevantní a dostatečně zajímavé, aby si zasloužilo panelovou diskusi. Pokud je téma pro vaše publikum příliš povrchní nebo irelevantní, riskujete, že vám dojdou klíčové body a odbočíte od tématu – což v konečném důsledku sníží hodnotu události.

Jak již bylo řečeno, většina panelových diskusí trvá 60–90 minut. Vyplatí se tedy zajistit, abyste si nezvolili příliš hluboké téma, kde by klíčové body mohly být přehlédnuty a vyčerpali byste vysílací čas.

3. Nechte moderátora a panelisty sejít předem

Pokud se (jako moderátor) se svými panelisty setkáte až na poslední chvíli (nebo naopak), podstupujete několik rizik, která mohou vaši diskuzi vykolejit.

Dobří moderátoři znají své panelisty dost na to, aby je neurazili, když potřebují odříznout svůj názor, aby mohli jít dál. Stejně tak se mohou panelisté cítit dostatečně pohodlně, aby se odrazili od moderátora a ostatních panelistů v diskusi.

Je to také skvělá příležitost, jak získat preferované životopisy a další informace od členů panelu.

4. Udržujte diskusi strukturovanou, ale uvolněnou

Mnoho veřejných vystoupení začíná tím, že jak publikum, tak řečník (řečníci) se cítí trochu napjatí. Skvělý způsob, jak se ujistit, že napětí tam nezůstane, je nejprve si rychle popovídat u ohně. Tyto neformálnější chaty mohou pomoci zahřát vaše publikum na hlavní panelovou diskuzi.

Ale nenechte se mýlit, i když by každý měl být dostatečně uvolněný, aby mohl mluvit, diskuse by měla mít stále strukturu. Dobrým způsobem, jak zajistit tuto strukturu, je vytvořit webinářovou prezentaci. Prezentace může obsahovat snímky konkrétních otázek z publika nebo klíčové body, které je třeba prodiskutovat a projít.

5. Zapojte publikum, i když otázky připravujete vy

Bez ohledu na velikost vaší akce je hlavní prioritou panelové diskuse udržet pozornost publika – pokud tomu tak není, proč to mít na prvním místě? S menším publikem se můžete snáze zapojit, například klást otázky naživo, získávat od nich názory a ptát se na jejich poznatky.

S větším publikem to může být složitější. V závislosti na vašem tématu je můžete zapojit do rychlých experimentů, například jak Wendy MacNaughton nechala členy, aby se navzájem kreslili, aniž by se dívali na své papíry. Nebo můžete dokonce spustit kvíz, abyste prolomili ledy nebo dokonce našli mezery ve znalostech ve svém publiku.

Pokud se budete řídit těmito tipy, pomůže vám to zajistit, aby vaše panelová diskuse byla pro vaše publikum zajímavá a poutavá a zároveň poskytovala bohaté a cenné poznatky jak jim, tak vaší společnosti.

Co je virtuální panelová diskuse?

Hlavní myšlenky panelové diskuze jsou úplně stejné jako u virtuálních panelových diskusí. Klíčový rozdíl je v tom, že jeden typ je osobní, zatímco druhý je online.

Virtuální panelová diskuze je online událost nebo webinář složený z moderátora, panelistů a publika, kteří společně diskutují o podnětném tématu s cílem nechat událost inspirovanou a lépe informovanou.

Vzhledem k tomu, jak globální pandemie ovlivnila způsob naší práce a komunikace, virtuální panelové diskuse se staly ještě populárnějšími než dříve.

Jak naplánovat a uspořádat virtuální panelovou diskusi ve 4 krocích

V této sekci budeme hovořit o plánování virtuálních akcí, v tomto případě o panelové diskusi. Tyto kroky a tipy byste však měli považovat za doplňky k bodům, které jsme již prošli výše (není třeba opakovat stejné informace!).

To je zvláště s ohledem na to, že virtuální panelové diskuse mají jedinečné výzvy, jako jsou technologické přehmaty, zapojení publika a udržení konverzace, když s nimi nemáte oční kontakt. S ohledem na to se nyní podívejme na tyto další kroky.

1. Vyberte hostitelskou platformu

Pokud máte skvělý nápad na virtuální panelovou diskuzi, budete muset najít způsob, jak ho uspořádat – jinak bude nápad mrtvý ve vodě.

Abychom vám pomohli určit, jaký software si vybrat, zkuste odpovědět na následující otázky:

• Plánujete pro velmi velké, široké publikum nebo menší, úzce specializované publikum?
  
• Chcete mít ve své diskusi interaktivní prvky?
  
• Budete provádět paywalling nebo jinak ohraničovat událost?

Odpovědi na tyto hlavní otázky vám pomohou zúžit možnosti, které máte k dispozici. Pokud například plánujete velké publikum, použití softwaru pro videokonference, jako je Zoom, se může ukázat jako noční můra organizace (a šířky pásma) – zvláště pokud všichni diváci používají své kamery.

Místo toho můžete raději používat platformu virtuálních událostí ke snadné správě vašich produkčních prvků a reproduktorů, abyste mohli vést živou konverzaci. Můžete také zkusit živé vysílání pro složitější nastavení produkce nebo pokud chcete simultánně vysílat na kanály, jako je Facebook nebo YouTube Live, kde mohou vaši diváci diskutovat a klást otázky živě v komentářích.

2. Plánujte s dostatečným předstihem

Mohli byste si myslet, že vzhledem k tomu, kolik plánování může zahrnovat fyzické akce, by bylo organizování online akcí mnohem jednodušší. Pravdou je, že jsou oba stejně obtížné, jen úsilí směřujete různými způsoby.

Například při pozvání řečníků na osobní akci je nejlepší zajistit jejich dopravu (alespoň na akci) — na druhou stranu, pokud vedete virtuální panelovou diskuzi, musíte vědět, zda mají právo zařízení (stejně jako jakékoli požadavky na přístupnost).

Obecně platí, že existuje několik běžných osvědčených postupů, pokud vás zajímá, jak naplánovat virtuální panelovou diskuzi nad rámec hledání účastníků panelu a hostitelů:

Udělejte si seznam technických požadavků. To zahrnuje jak software, jako jsou možnosti živého vysílání, tak i hardware, jako jsou kamery, osvětlení a mikrofony (a zkontrolujte, zda účastníci panelu mohou tyto požadavky splnit).

Udělejte tok události nebo denní program. Samozřejmě vytvoříte agendu nebo tok událostí pro všechny panelové diskuze – ale u virtuálních panelových diskuzí budete muset také zjistit, jak budete přecházet mezi částmi události online a kolik času tomu budete věnovat. aby účastníci panelu mohli mluvit nebo odpovídat na otázky.

Připravte členy panelu . Vaši přednášející řídí diskusi. Pokud jsou nadšení, je nadšené i vaše publikum. Ujistěte se tedy, že jste věnovali dostatek času přípravě řečníků, poskytování zpětné vazby a koučování v případě potřeby, aby byli sebevědomí a kamera připravená na virtuální pódium.

Připravte si předem několik otázek. Někteří diváci mohou být trochu stydliví, takže se vždy vyplatí připravit si s účastníky diskuse předem nějaké otázky, abyste se vyhnuli trapnému tichu.

Buďte ohleduplní k časovým pásmům. Při organizování času pro virtuální panelovou diskuzi nezapomeňte vzít v úvahu časová pásma panelistů i publika.

Vše otestujte. Vždy je osvědčeným postupem otestovat jakoukoli technologii, kterou používáte, ještě před zahájením vaší akce — 59 % účastníků webináře pravděpodobně v případě technických potíží akci předčasně vypnou.

Jakmile máte naplánovány základy organizace, je čas přemýšlet o tom, jak můžete optimalizovat dojem publika.

3. Optimalizujte zážitek pro účastníky

Jedním z aspektů plánování událostí, který lidé často přehlížejí, je interakce s publikem před do začátku akce. Když poprvé začnete plánovat, je to všechno o tématu, o tom, jaké řečníky zahrnout, jak akci vést – s menším přemýšlením o marketingu.

Samozřejmě, že nápad na zajímavou diskusi se skvělými otázkami může stačit k tomu, aby se někteří lidé přihlásili, ale většinu bude potřeba přesvědčit.

Bylo by například skvělým nápadem vytvořit vstupní stránku videa, která by hovořila o cílech panelové diskuse a o hodnotě, kterou poskytne publiku.

Tím ale marketing nekončí. Když se lidé na událost zaregistrují, nezapomeňte zachytit jejich e-mail, abyste jim mohli poslat e-mailovou sekvenci vedoucí k události. Vaše e-mailová sekvence může zahrnovat:

• Reflektorové reflektory (podrobný bios)
• Podrobnosti o programu
• Informace o odesílání dotazů
• Obecný humbuk a připomenutí o události
• Vytvořte a poskytněte odkaz na skupinu Slack před akcí, aby se účastníci mohli předem propojit

I když událost skončí, máte příležitost poskytnout svému publiku ještě větší hodnotu pomocí následných e-mailových sekvencí, které mohou zahrnovat:

• Tabulka s sebou (klíčové body, o kterých jsme diskutovali a chvályhodná shrnutí pro tweetování)
• Bezplatné stažení nebo průvodce zdroji souvisejícími s tématem události
• Žádost o zpětnou vazbu k události

Pokud jde o optimalizaci diskusí ve virtuálních panelech, měli byste přemýšlet o tom, jaký typ hodnoty získávají diváci z osobních panelů a jak je můžete replikovat (nebo dokonce porazit) pomocí virtuálních panelů.

4. Zapojte své virtuální publikum

Vzhledem k tomu, že mnoho lidí pracuje z domova již více než rok (včetně mě), únava zoomu je překážkou, kterou budete muset svému publiku pomoci překonat. Náš poslední „krok“ je tedy soubor tipů, které vám pomohou udržet virtuální publikum v zapojení do vaší panelové diskuse.

Rozmanitost členů panelu

Pro začátek se při sestavování panelu ujistěte, že máte na paměti rozmanitost. Pokud všichni vaši členové panelu pocházejí ze stejného prostředí, budete mít problém získat různé názory – což je rychlý způsob, jak ukončit diskusi.

Podporujte dotazy publika

Možná jste byli schopni sestavit seznam otázek tak, že jste před akcí promluvili s účastníky panelu a získali nějaké od účastníků. V takovém případě může znalost tazatele přimět tazatele, že budou zodpovězeny.

Pokud však otevřete místo i pro živé dotazy z publika, mohlo by to zdržet ty, kteří neměli možnost položit otázky předem.

Poskytněte okamžiky interaktivity

Přiznejme si to, někdy může být povídání trochu nudné – zvláště když má publikum možnost se doma rozptýlit.

Aby se lidé aktivně zapojili zkuste použít průzkumy k rychlému změření názorů (což můžete udělat na většině platforem sociálních médií, ačkoli Twitter je pravděpodobně lepší volba).

Další možností je povzbudit diskusi mezi členy publika v chatu platformy. To může být užitečné, pokud konkrétní otázka nebo odpověď vyvolala mnoho debat, ale moderátor se musí posunout dál.

Nechte je propojit

Mnoho z nás to udělalo – šli na událost, zúčastnili se, mluvili s řadou nových lidí, ale zapomněli skutečně sdílet kontaktní údaje (kdo byl zase ten chlap?).

Vlastní závěr panelové diskuse je skvělý čas nabídnout (nebo připomenout) členům publika, aby se navzájem propojili. V Zoomu to můžete udělat tak, že vytvoříte „oddělovací místnosti“ pro menší skupiny členů, aby spolu mohli mluvit (místo bombardování hlavní místnosti e-mailovými adresami).

Případně je můžete odkázat zpět do skupiny Slack, kterou jste vytvořili před událostí.

Dodržování těchto tipů před akcí, během ní a po ní vám pomůže zajistit, že vše půjde hladce a že svému publiku poskytujete skutečnou hodnotu.

Nejčastější dotazy k panelovým diskuzím

Končím

Vedení panelové diskuse, ať už virtuální nebo osobní, může být pro vaši společnost vzrušujícím způsobem, jak poskytovat hodnotu vašim zákazníkům i vašemu odvětví jako celku. Ale může být trochu složité je uvést do života – a udržet lidi v kontaktu, když je událost živá.

Kroky a tipy v této příručce vám však pomohou nejen vytvořit neocenitelný zážitek, ale také tak s důvěrou. S událostmi Vimeo, živým přenosem a integrací Vimeo se Zoomem máte několik možností, jak vytvářet, ukládat. a sdílejte svou virtuální panelovou diskuzi dlouho po skončení akce.