Výzev spojených s postprodukcí je mnoho, ale možná jednou z největších, kterou je třeba překonat, je otázka, jak zacházet s obrovským množstvím úložiště, se kterým se budete pravidelně potýkat. Existuje nespočet řešení, od sneakernet externích pevných disků až po velké úložiště RAID nebo Network Attached Storage (NAS) na místě.
Řešení NAS, jako je OWC Jellyfish, jsou obzvláště moudrou investicí, protože fungují nejen jako místní úložiště, ale také obsahují protokol pro vytvoření serveru pro vzdálený přístup, kde můžete pracovat se svými záběry na dálku. A přestože je NAS všestranným a škálovatelným řešením, které poroste s vaší firmou, menší postprodukční operace nebo ty, které teprve začínají, mohou ke správě svých dat využívat řešení cloudového úložiště, jako je Dropbox.
to je to, co dělám. Dovolte mi, abych vám řekl, jak to dělám já a jak můžete takový systém použít pro sebe.
Nastavení Dropboxu
Rychlý úvod do Dropboxu, pokud ho ještě neznáte:
Dropbox je stejně jako Disk Google cloudové řešení úložiště vašich souborů. Má webové rozhraní, které funguje skvěle, ale skutečná síla je v rozhraní synchronizace plochy. Když na počítači synchronizujete složku Dropbox s počítačem, soubory na vašem Dropboxu se objeví ve vyhrazené složce na vašem pevném disku.
Dropbox má dva výkonné nástroje pro správu tohoto úložiště.
Inteligentní synchronizace
Pomocí funkce Smart Sync můžete vybrat složku v počítači a říct Dropboxu, aby ji vytvořil pouze online. To znamená, že složka bude stále viditelná na vašem pevném disku, ale nebude zabírat žádné místo.
Selektivní synchronizace
Se selektivní synchronizací můžete Dropboxu říci, zda má nebo nemá vůbec synchronizovat složku do počítače. Na vašem účtu Dropbox bude stále bezpečně fungovat, ale nezobrazí se na vašem počítači.
Hodně se spoléhám na Smart Sync pro svůj pracovní postup, který podrobně popíšu níže.
Jak Dropbox funguje na počítači
Když pracujete se soubory ve složce Dropbox na svém stolním počítači, kdykoli upravíte soubor, ať už se jedná o soubor aplikace Word nebo soubor projektu Premiere, Dropbox rozpozná, že soubory byly změněny, a okamžitě začne nahrávat nové soubory do cloudu. Nahradí cloudovou verzi souboru, která tam byla, vaší novou verzí, ale uchovává kopii změn ve složce pro případ, že byste se někdy potřebovali vrátit ke starší verzi souboru.
U malých souborů, jako jsou obrázky JPG, tabulky a soubory video projektů, tento proces trvá méně než sekundu při standardní rychlosti nahrávání/stahování 100 Mb/s/10 Mb/s.
Všechny soubory přidané přímo do cloudu prostřednictvím webové platformy nebo od jiného uživatele, který s vámi sdílí složku, se navíc automaticky aktualizují a vyplní do složky na ploše, kterou používáte. Ke správě úložiště postupuji podle následujících dvou kroků.
První , v předvolbách Dropboxu říkám Dropboxu, aby vytvořil všechny nové soubory a složky, které stáhne z cloudu jako „pouze online“. Tímto způsobem, pokud sdílím složku s jiným uživatelem a ten do této složky přidá spoustu nového obsahu, jako je záznam, nezačne automaticky zanášet mé pevné disky. Protože v té době s někým pravděpodobně pracuji na projektu, dal bych mu vědět, aby mi sdělil, že mi dal nové soubory, a já se rozhodnu, zda je chci synchronizovat a jestli na to mám dostatek místa.
Za druhé , Pravidelně si plánuji čas čištění v kalendáři, abych se ujistil, že projdu svou synchronizovanou složku a nastavím nepotřebnou složku na „přepnout do režimu offline“. Tímto způsobem neustále obnovuji své dostupné volné místo, kam ukládám složku Dropbox.
Kam uložit složku Dropbox
Když už mluvíme o tom, kam uložit složku Dropbox, je to důležitý další krok ve vašem nastavení. Jakmile se rozhodnete synchronizovat Dropbox se svou plochou, musíte Dropboxu sdělit, kde by měl žít.
Nemohu dostatečně zdůraznit důležitost tohoto rozhodnutí od začátku a níže použiji velký tučný text, kde je nezbytně nutné číst a dávat pozor.
Pokud máte velký interní pevný disk, jako já, můžete a měli byste uložit složku Dropbox na svůj interní pevný disk. Toto je zdaleka nejbezpečnější místo, aby to bylo. Navíc, pokud jste uživatelem PC a máte ve svém počítači nainstalovaný druhý pevný disk, uložení složky Dropbox na tento interní pevný disk je také velmi bezpečné místo.
Pokud je váš vnitřní úložný prostor omezený nebo jednoduše dáváte přednost tomu, abyste si složku Dropbox ponechali na externím svazku, je třeba dodržovat několik důležitých pravidel.
Velké, děsivé varování o synchronizaci souborů Dropbox na externí disk
Nejprve se ujistěte, že externí hlasitost je rychlá. To znamená, že chcete SSD – pravděpodobně disk NVMe. Tento disk by měl být připojen přes Thunderbolt 3 a napájen jeho vlastním zdroj energie, ne spoléhající na připojení Thunderbolt 3 k napájení.
Zadruhé, a to je kriticky důležité, se ujistěte, že tento externí svazek je svazek, který v zásadě NIKDY NEBUDETE ODSTRANIT Z POČÍTAČE. Dovolte mi, abych to napsal znovu tučným písmem:NIKDY NEODSTRAŇUJTE TENTO DISK Z POČÍTAČE, JAK JE DROPBOX SPUŠTĚNÝ.
Zde je to, co se stane, pokud to uděláte. Dropbox neustále prohlíží tuto složku na vaší ploše a ptá se sám sebe, zda bylo něco upraveno, aby mohl tyto změny zaznamenat a šířit do cloudu. Pokud před pozastavením nebo ukončením Dropboxu odeberete pevný disk, bude Dropbox pouze předpokládat, že jste odstranili všechny soubory ve složce, a začne dělat totéž v cloudu. Zní to děsivě? Je!
Naštěstí má Dropbox 180denní historii uloženou v cloudu, takže pokud náhodou začnete mazat soubory, které smazat neměly, můžete nechat Dropbox tyto soubory obnovit. Ale toto není „karta bez vězení“, stále musíte cvičit dobré návyky cloudového úložiště, protože poslední věc, kterou chcete, je nechtěně trvale mazat soubory a složky.
Práce s video projekty a spolupracovníky
Dropbox je skvělý pro různé případy použití. Mají podnikový účet pro velké týmy, ale pokud jste malý tým a potřebujete neomezené úložiště, Dropbox od tohoto psaní nabízí tříčlenný tým za 20 $/uživatele s minimálně třemi uživateli. To znamená, že za 60 $ měsíčně můžete mít neomezený účet Dropbox a tři uživatele, jedním z nich jste vy, admin.
Jsem jen jediná osoba provozující malou postprodukční firmu s příležitostnými nezávislými pracovníky nebo stážisty. Zde je návod, jak používám Dropbox k udržení pořádku.
Mějte pořádek s více členy týmu
Když nastavíte účet Dropbox s více členy týmu, každý člen týmu bude mít přístup ke dvěma oblastem Dropboxu, své osobní složce a hlavní složce. Nebudou mít přístup k osobním složkám nikoho jiného.
Všechny projekty pro společnost uchovávám ve své osobní složce. Tímto způsobem jsou chráněni před jakýmikoli vnějšími uživateli, které bych mohl kdykoli přidat do týmu, ať už se jedná o krátkodobého stážistu nebo krátkodobého pronájmu na volné noze.
Složky, ve kterých plánuji spolupracovat, jednoduše sdílím s druhým uživatelem v očekávání, že mají svůj vlastní účet Dropbox a jsou schopni se mnou sdílet velké množství dat. Vždy se zeptejte předem, než to uděláte. Na rozdíl od Disku Google, pokud sdílíte složku s jiným uživatelem Dropboxu, musíte mít oba na svém účtu Dropbox dostupnou kapacitu úložiště, abyste mohli žít v této složce. Na Disku Google musí mít dostupnou kapacitu úložiště pouze vlastník složky.
Práce se členy týmu
Pokud chcete pracovat s dlouhodobějším členem týmu, někým, kdo s vámi bude pravidelně pracovat na projektech a měl by mít přístup k souborům a složkám, aniž by potřeboval svůj osobní účet Dropbox, tato metoda vysvětluje, jak to nastavit.
Nejprve vytvořte nového uživatele na svém účtu Dropbox v administrátorské konzoli. Pozvěte člena svého týmu.
Jakmile jsou pozváni, na jejich účtu Dropbox uvidí osobní složku se svým jménem a všemi soubory nebo složkami, které jste nechali ležet mimo vaši osobní složku. Pokud jste jako já, pravděpodobně nemáte žádné soubory ani složky mimo svého osobního uživatele.
Tento další tip je specifický pro uživatele Mac. Počítače Mac naformátované ve formátu souboru APFS mají jedinečnou výhodu, pokud jde o duplicitní soubory a složky ve vašem počítači. Pokud vezmete soubory a duplikujete je na jiné místo na pevném disku, tyto duplicitní soubory nebudou zabírat více místa ve vašem počítači díky formátu jednotky APFS.
Pokud jste zvolili cestu uložení účtu Dropbox na externí SSD, můžete zvážit, zda chcete tento disk naformátovat jako APFS. Ve svém článku o formátech jednotek to vysvětluji podrobněji.
Projekty, které hodlám sdílet s jiným členem týmu, jsou duplikovány z mé osobní složky do hlavní složky Dropboxu, takže je vidím já i člen mého týmu. Tímto způsobem mohu rychle získat kopii souboru projektu svých spoluhráčů, když na něm dokončí práci, a vytáhnout ji ze své složky a zpět do své složky, kde ji již nemohou upravovat. To chrání soubor projektu před změnou poté, co jsem si již poznamenal, že jej vezmu zpět a budu na něm pokračovat sám.
Mohu pokračovat v tomto procesu s různými projekty, duplikovat je podle potřeby a v případě potřeby je odstranit.
Obnovení smazaných souborů a přetočení složek
Jak jsem již zmínil dříve v článku, máte možnost obnovit soubory, které byly smazány, nebo převinout celou složku zpět do dřívějšího bodu v čase. V nepravděpodobném a nešťastném případě, kdy potřebujete tuto funkci použít, poskytuje Dropbox 180 dní archivních záloh.
Nezvyknul bych si tuto funkci používat, protože naznačuje, že používáte Dropbox špatně a mažete soubory častěji, než byste měli, ale je to mocný nástroj zejména při práci se spolupracovníky ve složkách, které sdílíte, kde může spolupracovník mazat soubory bez varování, čímž zpackáte váš projekt.
Alternativy k Dropboxu
Pokud jste slyšeli hororové příběhy o Dropboxu, věřte mi, že ano. Nikdy jsem však neměl žádné problémy a moje zkušenost s Dropboxem byla jen pozitivní, včetně doby, kdy jsem musel pracovat s jejich týmem zákaznických služeb jak přes telefon, tak přes webový chat.
Jak již bylo řečeno, chápu sílu naštvaných příspěvků na Facebooku. Pokud se chcete Dropboxu úplně vyhnout, existuje spousta alternativ.
Box.com je podobný Dropbox protějšek. Existují určité rozdíly. Za prvé, neexistuje žádná inteligentní synchronizace, můžete si vybrat, zda chcete synchronizovat nebo nesynchronizovat s počítačem, a to je vše. Možnost učinit tuto volbu musí být provedena prostřednictvím webové platformy, nemůžete si ji vybrat ze svého počítače. Kromě toho jsou ceny Box.com klamavé, pokud chcete ukládat větší soubory, jako jsou záběry z Arri Alexa, možná budete muset svůj účet upgradovat ještě dále. Nakonec by Box.com mohl být cenově nedostupný. Osobně používám Box.com pro klienty, kteří požadují, abych byl v souladu s TPN, a nepoužil bych ho z žádných jiných důvodů. Synchronizace je pomalá, často selhává a rozhraní je neohrabané.
Disk Google je dobře známá možnost úložiště, a to právem, protože je součástí vašeho e-mailu. Disk Google je však jedním z nejhnusnějších způsobů, jak ukládat velké soubory a sdílet je se spolupracovníky. Jejich desktopová platforma funguje jako připojený svazek, podobně jako Lucid Link, ale synchronizace je komplikovaná a pomalá. Sdílení souborů na Disku Google je obecně složité a často vede k odkazům, které nakonec vyžadují, aby druhý uživatel požádal o přístup, i když jste s ním právě sdíleli odkaz. Pak je tu toto…
LucidLink je výkonný nástroj pro editory videa, ale není to řešení dlouhodobého úložiště. LucidLink by měl být považován za aktivní úložiště, což znamená, že jej nebudete používat k dlouhodobé archivaci. Za tímto účelem můžete zvážit pracovní postup, který zahrnuje LucidLink pro úpravy a Amazon Glacier pro dlouhodobé skladování v chladu. Jakkoli se mi líbí koncept LucidLink, nastavení tohoto pracovního postupu bude složité, časově náročné a drahé. Navíc, pokud NEMUSÍTE upravovat z LucidLink, neměli byste. Je to skvělé pro týmy pracující vzdáleně na jednom projektu, ale pokud jste schopni pracovat lokálně, měli byste.
Ať už si vyberete cokoli, pokud pro vás může být Dropbox tou správnou volbou, tyto tipy a triky pro používání platformy by vám měly pomoci rychle spustit a používat platformu chytrým způsobem.