Pro mnohé z nás v postprodukci nejsme zodpovědní pouze za to, že jsme kreativní, ale také za provozování vlastních malých podniků. Ať už to znamená, že jste to jen vy a vaši klienti, nebo vy a pár zaměstnanců, efektivní řízení obchodní stránky věcí je vždy skličující úkol.
Nemám problém natočit 40 hodin záznamu a projít je, abych vytvořil silný 3minutový příběh pro klienta, ale když jsem poprvé začal svou cestu ke každodenní práci s klientem, snažil jsem se přijít na to, jak sledovat svůj čas, plánovat následné e-maily a pracovat s některými nevyhnutelnými technickými potřebami, které se později objeví.
Níže se s vámi podělím o několik tipů a triků, jak efektivně, vzdáleně a nákladově efektivně provozovat vlastní malou postprodukční firmu.
Jste odpovědní za dvě klíčové součásti projektu. Média pro tento projekt a soubor projektu, který je klíčem k jeho odemčení.
Ujistěte se, že máte zálohy
Prvním pravidlem souborů médií a projektů je zajistit, abyste měli zálohy všeho. Pro mě to znamená jednu ze dvou věcí a takto to rozeberu.
U menších projektů, kde jsou média relativně minimální, materiál v hodnotě pod 500–700 GB, si tato média ponechám na svém interním pevném disku a použiji službu jako Dropbox, Disk Google nebo Box k synchronizaci těchto médií do cloudového cíle. Kromě toho si ponechám soubor projektu pro tento projekt s médii, který bude také zálohován do mého cloudového cíle.
Mějte na paměti, že říkám interní pevný disk, protože můj iMac má velký 8TB SSD se spoustou místa pro velký účet Dropbox, ale možná používáte externí RAID nebo externí NVME SSD jako primární úložiště Dropboxu nebo cloudu, a to je v tomto příkladu také v pořádku.
Zálohování větších projektů
U větších projektů, kde jsou média výrazně větší a nevejdou se snadno na můj interní pevný disk, je nechám na externích pevných discích, které patří projektu nebo klientovi. Soubory projektu však zůstanou ve složce, která se synchronizuje s mou službou cloudového úložiště. Tato metoda usnadňuje sledování klientských projektů, které žijí na pevném disku, který konkrétně patří buď tomuto jedinému projektu, nebo jednomu klientovi.
Pojďme se na chvíli bavit o cloudovém úložišti. Jiné články mohou jít do hlubších podrobností srovnáváním služeb cloudového úložiště, takže se zde nebudu podrobně zabývat. Osobně používám Dropbox, protože jejich měsíční cena za neomezený účet je přijatelná a protože zjišťuji, že mnoho mých spolupracovníků je již uživateli Dropboxu. Kromě toho jsou k dispozici neomezené účty Dropbox se třemi místy, což znamená, že mohu podle potřeby pozvat nebo odebrat další dva spolupracovníky, aby je sdíleli v mém týmu Dropbox, aniž bych zvyšoval své náklady.
Nejdůležitější je, že soubory projektu musí být zálohovány na místě, kde mohou být v bezpečí a kde je lze obnovit, pokud dojde k nějaké náhodné ztrátě. Dropbox má funkci přetáčení složky spolu s uchováváním smazaných souborů po dobu 180 dní, které lze obnovit.
Sdílení médií se spolupracovníky
Důvodem pro uchovávání souborů projektu ve složce cloudového úložiště je to, že tuto složku lze podle potřeby sdílet se spolupracovníky. Možná jste to viděli pomocí něčeho jako LucidLink, ale stejně dobře to funguje také na Dropboxu nebo jiných službách cloudového úložiště.
Při navrhování svého postprodukčního podnikání myslete na to, jak můžete rychle a snadno pracovat se spolupracovníky. Pokud si hlídáte náklady, použijte systém, který vás nepenalizuje za další uživatele nebo další data. Pro mě je to Dropbox. Ke svému účtu mohu kdykoli přidat dva nové členy týmu bez cenové penalizace, a pokud chci poskytnout přístup více spolupracovníkům najednou, mohu si na svém firemním účtu vytvořit novou e-mailovou adresu a aktivovat ji jako jeden z mých uživatelů Dropboxu. Tímto způsobem má kdokoli, komu poskytnu přihlašovací údaje k tomuto e-mailu, přístup ke složce Dropbox.
V tomto článku se podrobněji zabývám tím, jak používám Dropbox (budoucí článek ještě nepublikován, možná jen v budoucnu aktualizujeme tento článek o hypertextový odkaz).
Organizace projektu
Můžete mít svůj vlastní systém skládání a podsložek, vymýšlet způsoby, jak pojmenovat své projekty a kódová jména, která dáte svým klientům. Pro mě to dělám co nejjednodušší. Používám YY-MM jako referenční kód pro všechny projekty, díky tomu jsou chronologicky uspořádány, ale nejsou agresivně přemýšleny.
Poznámka k používání dat ve vaší organizaci:chcete použít formát, který vede s rokem, následovaným měsícem a poté dnem. Takže by to bylo RR-MM-DD. Důvodem je to, že pokud děláte zakázku, která trvá několik let, pak všechny případy, kdy jste nastoupili do zakázky v měsíci květnu, se seřadí dohromady bez ohledu na rok výroby.
Tato metoda také usnadňuje rychlé a snadné třídění starších projektů do složek studeného úložiště.
Vzdálený přístup
V rámci postprodukčního podnikání víte, že práce se nikdy nezastaví, i když se rozhodnete vzít si čas od stolu. Samozřejmě byste si měli dopřát dostatek odpočinku a volného času, ale měli byste také umožnit vzdálený přístup ke svému stroji, pokud to budete potřebovat. Protože pracuji mimo kancelář, která je daleko od mého domova, často se na dálku k počítači připojuji, abych si vzala zapomenutý soubor nebo nastavila render, který nemohu nastavit z domova.
Při zvažování vzdáleného přístupu existuje několik cest. Osobně nemám v plánu skutečně „pracovat na dálku“. Vzdálený přístup vnímám jako nezbytný nástroj, abych se ujistil, že mohu přistupovat k souborům, které bych mohl potřebovat, na dálku, ale žádné skutečné úpravy na dálku neplánuji. Perfektním nástrojem je pro mě v tomto případě Chrome Remote Desktop. Nejen, že je zdarma, ale protože už jsem uživatelem Google a Chrome, dokonale se propojuje s mým stávajícím pracovním prostorem.
V minulosti jsem používal TeamViewer. Líbilo se mi to, ale cena za předplatné je příliš drahá na to, jak ho plánuji používat.
Komunikace
Ve světě postprodukce je komunikace klíčová. Budete muset komunikovat se spolupracovníky, se členy týmu na projektu, na kterém pracujete, as externími klienty a dodavateli. To znamená spoustu a spoustu komunikačních nástrojů. Našel jsem pár účinných tipů pro komunikaci.
Pokud jste o Superhuman neslyšeli, je čas se na to podívat. Dal jsem to na test a byl jsem velmi ohromen. Nakonec jsem v předplatném nepokračoval, protože jsem měl pocit, že čas, který jsem vydělal, nestál za cenu, kterou jsem platil, a jako zastánce konceptu Inbox Zero nutně nepotřebuji službu, která mi pomůže s mým e-mailem. Jak již bylo řečeno, znám několik lidí, kteří to potřebují.
Bez ohledu na to, co pro e-mail děláte, jedna věc je kritická. Buď použijte jednu e-mailovou adresu, nebo pokud nemáte jinou možnost než použít více e-mailových adres, ujistěte se, že všechny fungují na jedné jediné platformě, ať už je to Mail, Outlook, Superhuman nebo něco srovnatelného.
Chat
Bohužel chatovací aplikace pro mě byly největší výzvou, kterou jsem musel překonat. V současné době musím mít přehled o Slack, Discord, Facebook Messenger, Whatsapp a GChat. To je prostě příliš mnoho chatovacích aplikací, kterým nelze věnovat pozornost, a zatím jsem nenašel snadné řešení, jak všechny tyto chaty dostat na jedno místo.
S ohledem na to, pokud plánujete používat chat k hovoru s klienty, prodejci nebo spolupracovníky, důrazně doporučuji Discord jako vaši nejlepší sázku. Má všechny stejné funkce jako Slack bez složitého přihlašovacího procesu. Byl jsem zarytým uživatelem Slacku, ale pomalu jsem přešel k Discordu a doufám, že časem migruji všechny své kanály Slack na kanály Discord.
Telefon
Pokud používáte Mac a iPhone, ujistěte se, že na svém počítači používáte Wi-Fi volání a FaceTime Audio. Kdykoli potřebujete telefonovat, můžete je uskutečnit přímo z počítače, aniž byste museli používat mobilní zařízení. To pomáhá omezit snadné rozptýlení na mobilních zařízeních, jako je Instagram nebo TikTok, které vyžaduje nekonečné posouvání.
Videokonference
Nakonec budete pravděpodobně potřebovat videokonference. Zoom je přední nástroj pro toto a je to opravdu skvělé. Musel jsem Google Meet použít při několika příležitostech a zjistil jsem, že kvalita videa mi chybí a snadné použití je obtížné.
Pokud Zoom používáte pouze pro videokonference jeden na jednoho, není potřeba předplatné. Jeden trik, který mám pro uživatele Zoomu, je nastavit místnost Zoom, která je vždy otevřená pomocí vašeho osobního odkazu, a přednastavit nastavení tak, aby bylo sdílení obrazovky vždy povoleno.
Vždy si uchovávám kopii odkazu na Zoom v poznámkovém bloku v počítači, abych mohl odkaz rychle vložit do chatu a požádat spolupracovníky, aby se mnou okamžitě zavolali.
Pokud používáte Slack nebo Discord, neostýchejte se používat také jejich úžasnou vestavěnou funkci videochatu. Ne vždy potřebujete další aplikaci, zjednodušte, kdykoli je to možné.
Vytvořte organizační systém
Pokud e-mail, přístup k počítači, média a soubory projektu nestačí věnovat pozornost, měli byste také přemýšlet o nějakém organizačním systému, který vám pomůže sledovat práci, kterou musíte udělat.
Naštěstí tam není nouze o skvělé aplikace, z nichž většinu lze používat zdarma. Ke sledování veškeré své práce používám kombinaci tří věcí a je to trochu neortodoxní. Pro sledování projektů, projektování nákladů a sledování toho, co musím dělat, když používám Airtable. Vytvořil jsem tabulku, která sleduje nabídky, které jsem podal na práci, projekty v aktivní rotaci a projekty, které jsou hotové a dokončené. Airtable je rychlý, snadno použitelný a rychle prohledávatelný.
Digitální notebooky
Pro psaní poznámek používám Sublime. Toto je možná jedna z neortodoxnějších možností, protože existuje spousta skvělých aplikací na psaní poznámek, jako je Notion. Nicméně mám rád, když jsou věci co nejjednodušší a Sublime mi tento cíl splňuje. Sublime nechávám neustále otevřený a minimalizovaný a v okamžiku potřebuji pouze tabulátor do softwaru, stisknout klávesovou zkratku pro novou stránku a začít psát. Bez starostí, bez předmětového nadpisu, bez zpoždění jakéhokoli druhu, jen psaní. Pro mě to funguje rychle a efektivně. Poznámky, které pořídím v Sublime, se obvykle později zkopírují do příslušné buňky v Airtable, která se připojuje k danému klientovi nebo projektu, pro úschovu.
Nakonec používám QuickBooks Online pro fakturaci a vedení účetnictví. Je nepravděpodobné, že najdete nějaký fakturační a fakturační software, který je zcela zdarma. Spolupracoval jsem s Bill.com spolu s Wave a osobně považuji QuickBooks Online za nejlepší ze všech. Jediná věc, se kterou mám problémy, je jejich šablona faktury, která podle mého názoru neposkytuje dostatečné přizpůsobení pro vytváření a odesílání moderně vypadajících faktur.
QuickBooks Online, stejně jako většina účetního softwaru, vám může pomoci spouštět výkazy zisků a ztrát, předpovídat budoucnost a sledovat, kolik peněz účtujete, kdo vám co dluží a kdy, a může dokonce přijímat platby ACH a kreditní kartou. QuickBooks Online má navíc zcela nový nástroj pro sledování času, pokud chcete přesně sledovat svůj čas.
Zjednodušte si pracovní postupy
Může to znít jako hodně, ale ve skutečnosti je to jeden z nejdelších článků, které jsem pro OWC napsal. Ale ve skutečnosti je řízení společnosti bez ohledu na to, jak malá je velký úkol. Nejdůležitější radou, kterou mohu nabídnout každému, kdo se snaží přijít na to, jak vést vlastní postprodukční společnost, je zjednodušit vše, co děláte.
Když jsem začínal, používal jsem všechny druhy tabulek, různé nástroje pro sledování času, špatně jsem spravoval svůj Dropbox a složky klientů a obecně jsem si ztěžoval život. Až když jsem zjednodušil svůj systém, zjistil jsem, že šetřím čas po celý den. A nakonec to, co jsem zjistil, že pro mě funguje absolutně nejlépe, je na minutu pryč od počítače a používat obyčejný starý papír a šotek, abych měl přehled o tom, na čem pracuji. Zapisování toho, co musím udělat každý den, kdy vejdu do své kanceláře, stanoví pozitivní záměr pro tento den toho, co doufám, že dokončím, a pomůže to zabránit obcházení důležitých, ale nudných úkolů, o kterých vím, že je třeba udělat.