Videokonference se staly standardem pro profesionální setkání po celém světě. Podle odborníků asi 90 % podniků v Severní Americe pravděpodobně v příštím roce utratí více za videokonference.
Bohužel mnoho lidí se během videokonference dopouští chyb a neprofesionálního chování.
I když je dobré mít pro svůj tým nejlepší komunikační nástroje pro videokonference, vědět, jak se na schůzce chovat, je životně důležité.
Potřeba správného chování vedla k vytvoření pravidel, jak by se účastníci měli chovat během videokonferencí. Mnoho odborníků se domnívá, že bychom neměli obětovat profesionalitu kvůli kauzální povaze videokonference.
Níže je uvedeno 8 důležitých pravidel, která jsou považována za standardní etiketu pro účastníky videokonferencí.
1. Buďte připraveni
Na rozdíl od toho, co si mnoho lidí myslí, je potřeba se na videokonference připravit stejně jako na fyzické obchodní schůzky.
Některé způsoby plánování videokonferencí zahrnují:
- Znáte program.
Organizátoři a účastníci videokonference by si neměli nechat ujít účel setkání. Program vytvoří jasný přehled a pomůže účastníkům pokrýt témata k diskusi ve vymezeném čase.
- Připravte si vybavení a nástroje.
Mít správné vybavení a nástroje je nejlepší způsob, jak z videokonferencí vytěžit maximum. Vybavení a nástroje pro vaši videokonferenci zahrnují hardware i software.
Bez správného vybavení a nástrojů bude obtížné získat, odeslat nebo sdílet informace během videokonference.
Mezi důležité nástroje pro videokonference patří:
- Přístup k internetu.
- Softwarová aplikace pro video.
- Webová kamera.
- Mikrofon.
2. Don’t Be Lade
Čas je vzácný zdroj a většina lidí nemá ráda plýtvání časem. Jednou z funkcí videokonferencí je, že se mohou zúčastnit lidé z různých časových pásem. Nedodržování času je jedním ze způsobů, jak utlumit morálku účastníků schůzky.
V jedné studii 67 % zaměstnanců uvedlo, že polovina schůzek, kterých se účastní, je bezcenná, zejména kvůli pozdnímu začátku těchto schůzek. Videokonference by proto měly začít včas, protože zpoždění může vést ke ztrátě zájmu.
Pozdní příchody na obchodní schůzky mohou také poškodit vaši pověst a způsobit, že vás lidé budou považovat za neprofesionálního a nespolehlivého. Mezi několik způsobů, jak se vyhnout zpoždění na videokonferenci, patří:
- Nastavení budíku.
- Včasné přihlášení.
- Pokud jste organizátor, přeplánujte schůzku.
- Pokud se z nějakého důvodu opozdíte, omluvte se.
3. Proveďte zkušební provoz
Během videokonferencí se může pokazit mnoho věcí. Provedení zkušebního provozu je dobrý způsob, jak předejít závadám během schůzky. Vždy je dobré se před začátkem schůzky ujistit, že váš hardware a software správně fungují. Odesílání e-mailů s podpisem vašeho obchodního e-mailu pomáhá zvýšit důvěryhodnost a váš řečník si vás snadno zapamatuje
Některé testovací běhy, které můžete provést, zahrnují:
- Kontrola, zda je kamera v úrovni očí.
- Zkontrolujte připojení k internetu.
- Otestujte své reproduktory.
- Zkontrolujte mikrofon.
4. Ujistěte se, že máte správné pozadí
Mnoho lidí si neuvědomuje, že oblast pozadí během videokonference prozrazuje mnohem více o vaší osobnosti. Neudržované a nepřehledné pozadí nepůsobí na ostatní účastníky videokonference dobrý dojem.
Naštěstí pro ty, kteří ve svém domě nemohou najít dobrou oblast pozadí, nyní existují aplikace jako Wave.video s bezplatnými upravitelnými šablonami pro přiblížení videa na pozadí. Tyto aplikace mohou pomoci přeměnit váš prostor na krásné virtuální pozadí.
Další způsoby, jak vytvořit dobré pozadí, jsou:
- Vyberte nejlépe uspořádaný prostor.
- Rozsviťte si pozadí.
- Používejte dekorace.
5. Správně se obleč
Výzkum publikovaný v Journal of Family and Consumer Sciences dospěl k závěru, že lidé, kteří se oblékají správně, jsou vnímáni pozitivněji než ti, kteří se oblékají.
Velkým problémem organizátorů videokonferencí je nevhodné oblékání. Aby se účastníci vyhnuli rozpakům, musí si být vědomi toho, že si na sebe nevzali oblečení, které by si na fyzickou konferenci nevzali.
Přestože práce z domova má mnoho výhod, jednou z jejích nevýhod se stalo nevhodné oblékání během videokonferencí.
Některé věci, kterým byste se měli vyhnout, zahrnují:
- Nošení šortek pod oblekem.
- Nasazení průhlednosti.
- Nošení pyžama a nočních košil.
- Aplikace silného make-upu.
6. Vyhněte se hlučnému prostředí
Zvuková kvalita videokonference může celé cvičení buď zkazit, nebo zničit. Pro efektivní zapojení účastníků videokonference musí být kvalita zvuku ostrá a jasná.
Jedna věc, která může ovlivnit kvalitu zvuku videokonference, je hlučné pozadí. Účastník účastnící se videokonference z hlučného prostředí může obtěžovat ostatní. Hluk na pozadí z vašeho okolí může rušit vás i ostatní účastníky.
Ne každý má luxus zvukotěsné místnosti. Existuje však několik věcí, které můžete udělat pro zlepšení kvality zvuku videokonference.
Zde je několik způsobů, jak snížit hluk na pozadí během videokonference:
- Drž se dál od zdrojů hluku – Identifikujte zdroje hluku kolem sebe a vyhněte se jim. Pro ty, kdo jsou v domě, by spotřebiče jako televize, ventilátory a klimatizace měly být vypnuté.
- Použití náhlavní soupravy – Použití náhlavní soupravy je účinný způsob, jak zesílit hlas a vypnout hluk na pozadí.
- Zatáhněte žaluzie a okna — Dalším způsobem, jak snížit hluk v místnosti, je zavření oken a zatažení závěsů a žaluzií.
- Vyhýbejte se prázdným místnostem – je to základní znalost, která se v prázdné místnosti ozývá. Ozvěny jsou způsobeny zvukovými vlnami odrážejícími se od tvrdých povrchů stěn místnosti. Abyste se vyhnuli echoey pozadí:
- Zůstaňte v zařízeném pokoji.
- Pokryjte podlahu koberci.
- Zavěste látkové rolety.
- Nainstalujte police.
- Dejte do květináčů a rostlin.
7. Vyhněte se rozptylování
Jednou z nevýhod videokonferencí je, že se člověk může snadno rozptýlit. Ve skutečnosti 88 % pracovníků připouští, že pravidelně dělá multitasking.
Vyhýbání se zdrojům rozptýlení je klíčem k dobrému zážitku z videokonference. Účast na videokonferencích z vašeho domova, vozidla nebo jakéhokoli jiného místa může přinést spoustu rozptýlení.
Pro ty v domě mohou být děti a další členové rodiny velkým zdrojem rozptýlení. Pro ostatní, kteří se účastní konference zvenčí, je doprava a další okolní pohyb zdrojem rozptýlení.
Abyste se vyhnuli rozptylování:
- Nedělejte více věcí najednou.
- Nezůstávejte na přeplněném místě.
- Vyhněte se sezení před zrcadlem.
8. Mluvte jasně
Mluvit jasně je důležitým prvkem videokonferencí. Měli byste mluvit, abyste umožnili ostatním účastníkům pochopit každé slovo, které vyslovíte.
Mezi nejlepší způsoby, jak jasně promítnout svůj hlas během videokonferencí, patří:
- Použijte externí mikrofon — Vestavěné mikrofony v našich laptopech neprodukují během videokonferencí efektivně kvalitní zvuk. Použití externího mikrofonu je jedním ze způsobů, jak zlepšit videohovory.
- Zůstaňte blízko mikrofonu — Když zůstanete blízko mikrofonu, pomůže to promítat váš hlas jasněji a eliminovat zvuky na pozadí.
- Šetřete šířku pásma internetu — Čím větší šířku pásma má váš systém, tím lepší je kvalita vašeho audio připojení. Nejlepší způsob, jak ušetřit šířku pásma, je zavřít programy, které v počítači nepoužíváte.
Závěr
Videokonference zůstaly. Pro profesionály se stal oblíbeným způsobem, jak mezi sebou komunikovat. Nárůst videokonferencí v mnoha organizacích vynesl do popředí potřebu přijmout standardní soubor chování účastníků.
Pokyny uvedené v tomto článku jsou některá ze zásadních pravidel, která je třeba pamatovat během videokonference, aby lidé nezpochybňovali vaši profesionalitu.
O a autor: Andreyana Kulina je specialistkou na digitální marketing ve společnosti Brosix, která se specializuje na obsahový marketing a informační strategie. Kromě své vášně pro digitální marketing má ráda turistiku a jízdu na horském kole. Spojte se s ní na LinkedIn.