Nový koronavirus (COVID-19) zanechal organizátory konferencí a organizátory akcí po celém světě v těžké situaci. Existuje však naděje pro organizace, které musely události v roce 2020 uzavřít:přehlídka může pokračovat jako virtuální konference. V tomto příspěvku projdeme třemi různými způsoby, jak nastavit vaši virtuální konferenci, abyste mohli bezpečně spojit lidi.
Tři konfigurace virtuální konference
Které nastavení virtuální konference dává největší smysl, závisí na vaší stávající video infrastruktuře a na tom, kolik času máte na nasazení nového hardwaru a platforem.
V každém případě můžete svou virtuální událost buď živě streamovat, nebo celou věc zaznamenat a publikovat v síti pro doručování obsahu (CDN).
Urychlete svou virtuální konferenci pomocí bezplatné konzultace
Jeden z našich odborníků na řešení vás provede vším, co budete potřebovat k tomu, aby vaše virtuální akce mohla být spuštěna.
1. Rychle přejděte na virtuální konferenci
Velkou výhodou tohoto přístupu je, že pravděpodobně již máte vše, co potřebujete:vestavěnou nebo externí webovou kameru a firemní účet YouTube nebo Facebook.
Nastavení je také velmi jednoduché. Pokud je vaše webová kamera externí, připojte ji k volnému portu USB na notebooku nebo stolním počítači. Poté spusťte bezplatnou platformu pro živé vysílání, jako je YouTube Live nebo Facebook Live, nakonfigurujte svůj stream (s využitím nastavení soukromí, které tyto platformy nabízejí, pokud chcete omezit, kdo se může připojit) a jako zdroj videa vyberte svou webovou kameru. Můžete také nahrát obsah virtuální konference a poté jej nahrát na preferovanou video platformu.
Nevýhodou je, že kvalita vašeho videa a zvuku nebude taková, jaká by mohla být. Některé organizace však samozřejmě nemusí mít čas na zavedení profesionálního AV vybavení, aby svou událost zachránily. Pokud jste to vy, je tento přístup stále spolehlivým způsobem, jak virtuálně předat událost vašemu publiku.
2. Nechte svou virtuální konferenci vypadat skvěle
Webové kamery se snadno používají, ale jejich kvalita videa zanechává něco, co potřebujete. Prostřednictvím USB snímací karty můžete použít DSLR, bezzrcadlovku nebo videokameru s notebookem nebo počítačem a zlepšit tak vzhled vaší virtuální konference.
Konfigurace se příliš neliší od použití webové kamery:stačí připojit snímací kartu k volnému portu USB a fotoaparát k druhému konci karty. Potom váš software pro virtuální konference rozpozná kameru, jako by to byla webová kamera typu plug-and-play.
3. Proměňte svou virtuální akci v profesionální produkci
Se správným vybavením můžete svou virtuální konferenci posunout ještě dále tím, že z ní uděláte focení více kamerami s vlastním rozvržením obraz v obraze a dalšími pokročilými funkcemi.
Tento druh nastavení vyžaduje další vybavení, jako je přepínač videa, streamer a scaler. Některý hardware pro kódování videa obsahuje tuto funkci v jednom balení – a nabízí mnoho dalších výhod pro produkci videa.
Hardwarový kodér je zařízení určené pro streamování videa, zachycování, nahrávání – nebo všechny tři. Jako vyhrazená zařízení mají hardwarové kodéry často lepší výkon než softwarové kodéry (tj. program, který používáte v počítači ke streamování nebo nahrávání). Je to proto, že softwarové kodéry musí sdílet prostředky s vaším operačním systémem a všemi aktivními procesy.
Hardwarové kodéry obvykle podporují více video vstupů a různé konektory, čímž rozšiřují vaše možnosti mimo webové kamery na DSLR, videokamery a další špičkové video vybavení. Některý hardware kodéru videa, jako je náš Pearl-2 a Pearl Mini, obsahuje také profesionální audio vstupy. Tyto funkce výrazně zjednodušují nastavení tím, že vám umožňují přímo připojit HDMI a SDI kamerové vybavení a profesionální XLR nebo TRS mikrofony.
V závislosti na virtuální konferenční platformě nebo virtuálním konferenčním softwaru, který používáte, možná budete muset do nastavení zahrnout USB snímací kartu, abyste mohli přivést video signál z vašeho hardwarového kodéru. To umožní živé přepínání, vlastní rozvržení a další funkce specifické pro hardware.
Vše ostatní, co bude vaše virtuální konference potřebovat
Začít od nuly s vaší virtuální akcí? Zde je to, co dalšího kromě AV hardwaru a softwaru budete potřebovat.
Atraktivní agenda
Zejména před obrazovkami jejich počítačů může pozornost lidí kolísat. Vymyslete pro svou konferenci působivé téma, které upoutá pozornost publika. Jakmile se dostanete na vhodné téma, začněte hledat hostující řečníky, kteří jsou autoritami v nějakém jeho aspektu. Vaše obchodní sítě a sociální platformy jako Twitter a LinkedIn jsou dobrými místy, kde začít.
Především chcete, aby byl obsah vaší konference dostatečně dynamický a poutavý, aby zaujal vaše publikum a udrželo jeho zájem. Zde platí stejné zásady pro plánování webináře.
Software pro virtuální konference nebo platforma pro virtuální konference
Existuje mnoho různých nástrojů, které mohou podporovat virtuální konferenci – ať už je to aplikace pro webináře, jako je ON24, účelové řešení, jako je vConferenceOnline, software pro videokonference, jako je Zoom, soukromá síť pro doručování obsahu (CDN), jako je Vimeo, nebo dokonce bezplatných platforem, jako je YouTube nebo Facebook. Vyberte si podle toho, co podpoří váš celkový plán virtuální konference. Pokud si například chcete účtovat poplatek za přístup, ujistěte se, že jakákoli platforma, kterou používáte, zahrnuje paywall nebo systém monetizace.
Správné marketingové nástroje
Mohli byste mít nejpoutavější konferenční program na planetě, ale nikdo se neukáže, pokud se nedostanete ke slovu. Využijte nástroje, které máte ve svůj prospěch – webové stránky společnosti, e-mailové konference, stránky sociálních médií atd. – a zvažte přidání nových do svého arzenálu. Vytvářejte cílené reklamy pro Facebook nebo Google. Vytvořte webovou stránku nebo mikrostránku, která představuje téma, program konference, životopisy řečníků a další informace, které vzbudí zájem. Natočte a sdílejte krátké video, které lidem poskytne představu o tom, co je čeká, pokud se zúčastní.
Robustní automatizace e-mailů
Registrovaní akce často rádi připomenou, že datum se blíží. Je to také dobrý marketingový tah, jak následně komunikovat s registrujícími se – sdílet odkaz na VOD verzi (bezplatnou nebo jinou), připomenout si produkt nebo službu představenou během konference atd. Budete chtít službu jako ActiveCampaign, ConverKit nebo Campaign Monitor k automatizaci této komunikace.
Kvalitní výbava
Virtuální konference s vysokou produkční hodnotou se dobře odrazí na vaší společnosti a udrží lidi v kontaktu. Pokud je kvalita vašeho videa a zvuku špatná, diváci pravděpodobně nezůstanou. Ujistěte se, že máte správnou technologii, která dodá vaší konferenci profesionální atmosféru. To znamená vysoce kvalitní kameru, dobrý mikrofon, správné osvětlení a skvěle vypadající sadu. Toto zařízení si můžete koupit nebo pronajmout a nastavit si ho sami, nebo zavolat AV produkční společnost, která to vše udělá za vás.
Pokud opravdu chcete návštěvníky virtuálních konferencí ohromit, můžete to posunout ještě dále pomocí focení z více kamer spolu s vlastním rozvržením obrazu v obraze a dalšími pokročilými funkcemi. Tento druh nastavení by vyžadoval další vybavení, jako je přepínač videa, streamer a scaler. (Naše hardwarové kodéry Pearl, Pearl Mini a Pearl-2, všechny tyto obsahují v jediném zařízení.)
Virtuální konference:Osvědčený formát pro vaši událost
Přestože myšlenka virtuálních konferencí získala v roce 2020 na důležitosti, tento koncept už nějakou dobu existuje. Zde je jen několik příkladů virtuálních konferencí z minulosti:
- Společnost Kaltura zabývající se videotechnologiemi viděla potenciální cestu zpět v roce 2012, kdy hostila první Kaltura Education Video Summit. Tisíce lidí se virtuálně zúčastnily nebo si stáhly záznam události, který zahrnoval projevy vedoucích představitelů v oblasti vzdělávání, vzdělávání a odborné přípravy.
- V dubnu 2018 uspořádal Drip svou druhou virtuální konferenci Au+oma+ed, na které se představilo 14 odborníků na elektronický obchod a přilákalo více než 20 000 registrujících.
- V roce 2018, během srpna, Wistia hostila CouchCon, virtuální událost složenou z živého hlavního projevu a předem nahraných projevů marketingových expertů z LinkedIn, TechSmith, Buffer a dalších. Na CouchCon 2018 se virtuálně zúčastnilo téměř 1 700 účastníků z celého světa.
Výhody virtuálních konferencí
I mimo tyto výjimečné okolnosti má pořádání virtuální konference smysl. Zde je pět důvodů proč:
1. Snižte náklady
Virtuální konference obvykle stojí mnohem méně než ty osobní. Je to proto, že přechod do virtuálního prostředí odstraňuje mnoho z mnoha výdajů spojených s tradičními konferencemi. Samotné poplatky za pronájem místa se pohybují od 500 do 20 000 USD. Přidejte poplatky za povolení a licence, cateringovou stravu, Wi-Fi přístup, cestování a ubytování, značení a další fyzické zajištění a čeká vás enormní útrata – a vysoké ceny letenek, které to vynahradí.
Nic z toho neznamená, že pořádání úspěšné virtuální konference není bez nákladů. Aby to bylo možné, bude vaše společnost pravděpodobně muset investovat (nebo si pronajmout) nové technologie, nástroje a služby. Ale to vše by stále stálo méně než shromáždit všechny pod jednou střechou. Budete také připraveni později hostit další virtuální konference. Jakékoli vybavení, které si koupíte, se může hodit také pro webináře a další živé video práce.
2. Oslovte mnohem více lidí
Když je vaše konference virtuální, návštěvnost není omezena velikostí místa nebo tím, kdo si může dovolit ji uskutečnit. To je částečně to, co stojí za velkými čísly, které Kaltura, Wistia a Drip se svými akcemi vytáhli. Lidé se mohou naladit odkudkoli na světě – doma, v kanceláři nebo na cestách – a kdykoli, pokud je událost zaznamenána a zpřístupněna na vyžádání.
Můžete si účtovat poplatek za stažení verze videa na vyžádání (VOD) nebo její bezplatné sledování. Obě možnosti mají své výhody. Bezplatná trasa může váš obsah upoutat ještě více, protože jej diváci mohou snadno sdílet online.
Za zmínku také stojí, že přechod na virtuální síť nevylučuje jeden z největších prodejních míst pro mnoho účastníků konference:vytváření sítí. Platformy jako ON24 a Zoom umožňují účastníkům nastavit virtuální sítě a odpočinkové místnosti, které mohou účastníci během akce používat. Některá řešení dokonce podporují virtuální výstavní síně, kde se mohou účastníci dozvědět o produktech a službách a chatovat s prodejci.
3. Přiveďte odborníky odkudkoli
Je mnohem snazší představit vaši konferenci potenciálním hostujícím řečníkům, když mohou přispívat obsahem pohodlně ze svého domova nebo kanceláře. Jinak může být mluvení na konferenci náročným úkolem, protože to znamená udělat si čas, abyste se tam dostali a byli tam.
Existuje několik způsobů, jak můžete zpracovat projevy na vaší virtuální konferenci. Můžete je živě streamovat jako Drip se svou hlavní poznámkou. To může mít smysl pro řečníky, kteří jsou součástí vaší společnosti nebo bydlí poblíž. Ale mnoho společností dělá to, že každý řečník předem nahraje svou řeč pomocí nástroje, jako je Windows Camera nebo QuickTime. Pak už zbývá jen zkontrolovat a upravit obsah a odeslat ho během konference
Přednášející, kteří se nemohou zúčastnit vaší virtuální konference, nebudou moci po prezentacích odpovídat na otázky účastníků. V každém případě vaše událost stále těží z jejich perspektivy a odborných znalostí, které by mohly být nedostupné, kdyby tam potřebovali fyzicky být.
4. Vydělávejte peníze
Virtuální konference nabízejí mnoho stejných příležitostí k výdělku jako ty osobní – poplatky za účast, sponzorství a tak dále. Pokud jde o virtuální konferenci, můžete lidem účtovat poplatky za přístup k živému přenosu nebo si následně stáhnout verzi videa na vyžádání (VOD). Případně můžete umožnit potenciální přilákání většího davu pro upselling a generování potenciálních zákazníků.
Během akce pořádané sítí Genius v roce 2017 se zakladatel a generální ředitel CEG Worldwide John Bowen podělil o to, jak ziskové mohou být virtuální konference založené na jeho zkušenostech s pořádáním tří samostatných akcí. S velmi malým marketingem si 10 % z 2 600, kteří se objevili, koupilo balíčky v hodnotě 100 USD. Události dohromady přinesly Bowenově firmě 500 000 dolarů a pomohly prodat koučovací programy a přilákat investory. Výsledky, jako jsou tyto, stačí k tomu, aby je každá firma zaznamenala.
5. Shromážděte data a potenciální zákazníky
Virtuální konferenční platformy vám často řeknou mnoho o návštěvnících konferencí:kterých sezení se zúčastnili a jak dlouho, se kterými stánky komunikovali ve virtuální výstavní síni a další. Tento druh náhledu je neocenitelný pro rozvoj cíleného obsahu a pro to, aby byla vaše příští virtuální konference ještě úspěšnější. Požádání registrujících, aby se přihlásili k odběru e-mailových zpráv nebo vyžadování e-mailu pro přístup k verzi VOD může být také efektivní pro generování potenciálních zákazníků.
Udělejte ze své virtuální konference něco, na co se budete dívat
Hardwarové kodéry Epiphan Pearl jsou perfektní řešení pro streamování a nahrávání videa pro virtuální konference. Pearls mají jedinečnou, vestavěnou dotykovou obrazovku pro živé přepínání, monitorování spolehlivosti, vlastní výběr rozvržení a další, spolu s několika video a profesionálními audio vstupy.
Zjistěte více o tom, jak mohou naše kodéry videa a další produkty podpořit vaše ambice v oblasti virtuálních konferencí. Máte-li jakékoli dotazy, zeptejte se některého z našich produktových specialistů. Rádi vám pomohou!