Fotografové v dnešní době potřebují nosit mnoho klobouků. Nejen, že musíte fotit a upravovat své snímky, ale také musíte trávit čas na sociálních sítích, nabízet klientům a držet krok se všemi každodenními administrativními úkoly souvisejícími s provozováním firmy. Stačí, aby i toho nejorganizovanějšího člověka bolela hlava. Aby toho nebylo málo, time management může být něco, s čím kreativní lidé často bojují.
Jako kreativnímu člověku, který se pyšnil svou produktivitou, dokud jsem nezačal podnikat, mi trvalo spoustu pokusů a omylů, než jsem přišel na to, jak ze svého dne vytěžit maximum bez spousty stresu a přetížení.
Pokud vás nebaví cítit se zaneprázdněný, ale neproduktivní, zde je několik užitečných tipů.
Vyberte tři priority pro svůj den
Většina lidí nemá dobrý přehled o tom, jak dlouho jim daný úkol zabere. Svůj kalendář zahlcují úkoly a pak se cítí nedostateční nebo frustrovaní, když si je na konci dne všechny neodškrtnou.
Tento tip bude samozřejmě záviset na tom, co potřebujete udělat. Možná budete mít natáčecí den nebo budete muset strávit celý den úpravami, a proto se budete soustředit na jeden úkol. Pravděpodobně však budete mít také několik malých věcí, které budete muset za den dokončit, například poslat fakturu a vrátit pár e-mailů nebo telefonních hovorů.
Jde o to, že byste se měli zaměřit na tři priority denně a řešit je v pořadí podle důležitosti.
Tento tip je také známý jako pravidlo tří z knihy Getting Results the Agile Way a má vám zabránit v běhu od úkolu k úkolu bez jasně definovaného výsledku.
V pravidle tří definujete tři úkoly, které musíte udělat za den, tři úkoly pro váš týden a také tři úkoly pro váš měsíc a váš rok.
Začněte každý den definováním tří věcí, na které se zaměříte, a ujistěte se, že se sami ujistíte, že zůstanete na správné cestě. Věnujte pozornost tomu, jak dlouho vám to trvá, a všímejte si všech vzorců, které se objevují při práci na určitých úkolech. To vám poskytne více informací, abyste mohli zdokonalit své strategie řízení času.
Sledujte svůj čas
Až začnete zkoušet různé techniky řízení času, nezapomeňte svůj čas sledovat.
První rok a půl, co jsem provozoval svou fotografickou firmu, jsem si do malého sešitu zapisoval vše, co jsem za den udělal, a také to, jak dlouho mi to trvalo.
Pokud to zní jako super časově náročná a anální věc, ve skutečnosti to tak není. Kontrola hodinek a vytvoření poznámky skládající se ze dvou nebo tří slov popisujících váš úkol zabere opravdu vteřinu.
Ještě lepší je, že můžete použít aplikaci pro sledování času, jako je Hours Tracker.
Informace, které získáte sledováním svého času, jsou zlaté.
Pokud zjistíte, že trávíte spoustu času určitými úkoly, které nejsou zcela nezbytné, můžete podniknout kroky ke snížení času, který na ně strávíte, nebo je úplně vynechat.
Pokud si například myslíte, že surfováním na webu trávíte jen půl hodiny denně, můžete zjistit, že neustále lezete do králičí nory a že se to blíží dvěma hodinám.
Používejte online kalendář k plánování časových bloků
Jedním z nejúčinnějších způsobů, jak zvýšit svou produktivitu, je pracovat v časových blocích a naplánovat je do online kalendáře, jako je Google.
Uspořádání si rozvrhu namísto vypracování seznamu úkolů pomáhá uplatňovat disciplínu a pořádek ve vašich úkolech.
Svým úkolům věnujete konkrétní časová okna, čímž se stanou prioritou a jediným zaměřením během této doby. Pomáhá minimalizovat rozptylování a mentální zátěž při přepínání úkolů.
Pomocí online kalendáře naplánujte své úkoly jako nesmlouvavé události. Pokud děláte věci analogovým způsobem – píšete si seznamy úkolů nebo si vedete papírový deník – může být používání online kalendáře mnohem efektivnější.
Online kalendář vám může pomoci naplánovat schůzky a posílat pozvánky pozvaným. Ve svém online kalendáři můžete vytvářet opakující se události, nastavovat připomenutí a můžete ke kalendáři přistupovat z více zařízení.
Ujistěte se, že si do kalendáře naplánujete přestávky. Je opravdu špatný nápad sedět celý den před obrazovkou počítače, aniž byste pravidelně vstávali, abyste se protáhli, snědli pořádné jídlo nebo si jen pár minut udělali regeneraci.
Použití systému CRM
Existuje tolik aplikací a nástrojů produktivity, které lidem pomáhají lépe řídit svůj čas, projekty a život. Některé z nich již možná používáte.
Pokud však ještě nepoužíváte systém CRM (správa vztahů s klienty), můžete přijít o nesmírně užitečný nástroj, který dokáže odstranit nutnost mít několik aplikací pro několik různých použití.
CRM systém je nástroj pro správu klientů a budování vztahů, který vám pomůže mít přehled o vašich klientech a projektech. Můžete dělat věci, jako je zaznamenávat data, kdy jste naposledy komunikovali s klientem, a nastavit připomenutí pro následnou kontrolu.
Většina CRM však nabízí mnohem více, včetně účetních nástrojů a možností psaní smluv.
Používám a doporučuji Dubsado, což je CRM systém pro kreativce. Můžete vytvářet značkové smlouvy, které můžete odeslat k elektronickému podpisu, odeslat e-mail přímo z uživatelského rozhraní a sledovat všechny své potenciální zákazníky a klienty ve vizuálně příjemném a snadno ovladatelném systému. Dokonce se integruje s vaším kalendářem Google.
Pokud používáte software pro podpis smluv, jako je Hello Sign nebo Adobe, můžete v Dubsadu získat stejnou funkci se všemi ostatními výhodami za podobnou cenu.
Další možnosti jsou Nutshell a Insightly.
Nix Multi-Tasking
Výzkum je v:multi-tasking je příliš přeceňovaný.
Multi-tasking bývá vnímán pozitivně, ale nejnovější výzkumy ukazují, že to škodí vaší produktivitě a kvalitě práce.
Vysoce kvalitní práce závisí na tom, kolik času strávíte nad úkolem a na intenzitě vašeho zaměření. Pokud dokážete zvýšit svou pozornost, můžete udělat více za kratší dobu.
Práce na několika úkolech najednou přetěžuje mozek. Když pracujete na několika věcech najednou, přepínáte mentální funkce, což je nakonec kontraproduktivní.
Podle Glorie Mark, výzkumnice a autorky knihy Multi-Tasking in The Digital Age, průměrný znalostní pracovník mění úkoly každé tři minuty. Po rozptýlení může obnovení původního úkolu trvat téměř půl hodiny. To je 30 promarněných minut, protože jste zkontrolovali svůj e-mail a odpověděli na zprávu.
Není divu, že průměrný pracovník pracuje tři hodiny z typického osmihodinového pracovního dne – i když se neustále nedívá na Instagram nebo Facebook.
Odložte svá zařízení
Jak tedy vidíte, jedním z největších způsobů, jak zničit vaši produktivitu, je neustálá kontrola e-mailu a sociálních sítí po celý den. Tyto sekundy nebo minuty mohou způsobit obrovské množství promarněného času a zničit vaše soustředění na úkoly.
Odložte telefon, zavřete okno prohlížeče s otevřenou schránkou a soustřeďte se na úkol, který je před vámi.
Rozhodněte se, kdy budete několikrát denně kontrolovat e-maily a příspěvky na Instagramu a odpovídat na ně a toho se držet.
Když jsem to spojil s blokováním času, byl jsem výsledkem ohromen. Doslova jsem toho dokázal třikrát více za den než jsem to dělal, když jsem jednoduše přecházel od úkolu k úkolu a odpovídal na každý text a e-mail tak, jak jsem je dostal.
Vyzkoušejte metodu Pomodoro
Pomodoro Technique je velmi oblíbený nástroj pro správu času navržený tak, abyste byli co nejproduktivnější.
V této metodě řízení času si vyberete úkol, který byste chtěli udělat, a nastavíte časovač na 25 minut, abyste mohli pracovat soustředěně a bez přerušení.
Můžete to dělat 25 minut, že?
Když zazvoní časovač, udělejte si krátkou přestávku, která nesouvisí s prací, jako je protažení nebo svačinka.
Jakmile uděláte čtyři „pomodora“, můžete si udělat delší přestávku, například 20 nebo 30 minut. Váš mozek bude mít tento čas na vstřebání nových informací.
Vyhraďte si jeden den na pochůzky a správce
Toto je další hack produktivity, který pro některé lidi dělá zázraky. Vyhraďte si jeden den v týdnu, kdy se budete věnovat všem svým osobním pochůzkám nebo obchodnímu adminovi nebo kombinaci obojího.
Mohou existovat věci, které děláte každý týden, jako je příprava jídla nebo praní prádla, které lze všechny přesunout na jeden den, což vám umožní soustředit se na obchodní úkoly po zbytek týdne.
Možná budete chtít mít jeden den v týdnu odložený na plánování všech schůzek nebo lékařských schůzek. Alternativně můžete dělat vše ze svého správce, jako je fakturace, účetnictví nebo dokonce plánování vašich sociálních médií.
Shrnutí
Existuje mnoho technik a nástrojů time managementu, které vám mohou pomoci zvýšit vaši produktivitu a snížit stres a syndrom vyhoření.
Ne všechny vám budou vyhovovat, ale toto jsou některé z nejoblíbenějších, které byste mohli chtít vyzkoušet.
Ať už jste amatérský fotograf nebo profesionál, je pravděpodobné, že toho máte každý den spoustu.
Hledání způsobů, jak být efektivnější, může skončit přidáním hodin do vašeho dne a dokonce vám pomoci lépe spát.