Než se jakákoli událost spustí, existuje jako stránka plná řádkových položek, které se říká run of show. Pokud plánujete akci, tento dokument vám pokryje zadek. Ale není to jen itinerář mluvených bodů a produkčních vodítek – i když je to do značné míry tím – je to živý dokument a to, co rádi nazýváme „středem pravdy“ pro všechny zúčastněné.
Na Vimeo náš tým pro události dal dohromady stovky pořadů pro osobní i virtuální události pro publikum a účastníky od hrstky lidí po tisíce účastníků. Všechny tyto události začínají během show.
Co je to běh show?
Průběh show je minuta po minutě rozpis události, včetně nastínění řečníků a bodů mluvení. Tento dokument pomáhá celému produkčnímu týmu, řečníkům a dalším zúčastněným členům uvědomit si, kde se během akce nacházejí a kde by měli být. Udržuje nás to všechny na stejné vlně – doslova!
Jako pomalu se rozvíjející snímek Polaroidu začíná abstraktním obrysem řečníků a mluvených bodů a postupem času se až do minuty vyostřuje do detailního obrazu toho, jaká událost bude. Protože všichni zúčastnění odkazují na tento jeden dokument, je nedílnou součástí toho, aby naše akce proběhly bez problémů.
Na papíře by to vypadalo jako tabulka s časovými razítky označujícími začátek a konec prezentace každého řečníka, stejně jako jakékoli přestávky v publiku a otázky a odpovědi a bod po bodu diskusní osnova toho, o čem budou lidé mluvit.
4 důležité věci, které je třeba do pořadu zahrnout:
- Informace a kontaktní informace pro každého účastníka panelu
- Doba trvání každé diskuse k tématu
- Volný scénář mluvených bodů
- Odkazy na jakékoli podpůrné dokumenty nebo předem nahraná videa
Pamatujte: čím větší událost, tím více informací zahrnout do své show. Pokud existuje více typů segmentů, mohou být sekce barevně odlišeny pro snadnější přístup.
Jednotlivé klíčové přednášky nebo panelové diskuse v rámci delší virtuální konference nebo webináře mohou mít svůj vlastní program, který dále odbourává body, o kterých se mluví.
U akcí s více technickými prvky může mít váš produkční tým vlastní technické představení s podrobnými pokyny pro individuální nastavení kamery a mikrofonu.
Jak vytvořit sérii show
Nebojte se, pokud to zní složitě! Na konci dne je to jen tabulka sestavená na základě vaší vize události. Zde jsou čtyři hlavní věci, na které je třeba se zaměřit při vytváření běhu show pro virtuální akce.
1. Najděte přirozený vývoj
Run of show je papírová verze události, takže se vyvíjí s plánováním události. Protože obsah je pro naše virtuální akce na prvním místě – první věc, kterou děláme, je brainstorming a načrtnutí řečníků a osnovy diskuze.
Proces sepisování začínáme tři až šest měsíců před samotnou akcí v závislosti na velikosti akce.
Během této fáze si udělejte čas na přemýšlení o toku, rozdělte každou klíčovou řeč, panelovou diskuzi nebo workshop na části času, včetně 30 minut na začátku na shromáždění řečníků.
Odtud se podíváme na tři důležité otázky:
- Než začnete, existuje nějaké úvodní téma, které lidi zahřeje?
- Jak dlouho bude každé téma trvat?
- Kdy má u delší akce smysl naplánovat přestávku na jídlo, oddělené místnosti nebo dotazy a odpovědi publika?
💡 Tip pro profesionály: Když přijde na sestavení pořadí diskusních témat, přemýšlejte o tom, co dává smysl ve větším průběhu příběhu, který vyprávíte.
2. Shromažďujte a sdílejte informace
Snažíme se zamknout řečníky a panelisty 2-3 měsíce před akcí nebo dokonce 3-6 měsíců před většími hlavními řečníky. Poté, co jsou potvrzeni řečníci a témata, sdílíme dokument o průběhu show se všemi. Řečníci si pak mohou dělat své vlastní poznámky k osnově diskuse na základě svých zkušeností a postřehů.
Rádi to také sdílíme s produkčním týmem, abychom jim dali představu o průběhu akce, a tak mohli v případě potřeby začít tvořit vlastní produkční sérii.
Pamatujete si, když jsme řekli, že běh show je středem pravdy? Vzhledem k tomu, že všichni pracují na tomto jediném kusu papíru, je důležité zahrnout odkazy na jakékoli relevantní informace, včetně kontaktních informací na řečníka, a také odkazů na předem nahraná videa, která se mají během události přehrát.
3. Barevně označte vše
Na Vimeo některé z našich akcí zahrnují různé typy médií, více řečníků a komplexní produkční nastavení, což znamená, že každý odkazuje na tento jeden dokument. To je spousta informací na jedné stránce!
Zde přichází na řadu barevné kódování. Například v našich šablonách pořadů přiřazujeme jinou barvu pro:
- Úvody a závěry
- Panelové diskuze a další živý obsah
- Předem nahraná videa
- Různý obsah, jako jsou dotazy a odpovědi publika nebo návod k produktu
U větších akcí také zahrneme klíč, který objasní, co jednotlivé barvy znamenají, a také definice některých názvů relací. Barevné kódování pomáhá zajistit, že lidé najdou přesně to, co hledají, když je čas začít žít. Je to také užitečné pro plánování hybridních akcí, takže můžeme jasně komunikovat, které segmenty jsou živé a osobní a které jsou virtuální.
4. Upravujte za pochodu
Rozpis minut po minutě na papíře může vypadat velmi přísně, zvláště když na konkrétní téma vyčleníte jen několik minut.
Ve scénářích ze skutečného života však můžete zjistit, že řečník odezní dvě nebo tři minuty v průběhu času, nebo se naživo objeví nějaké jiné malé škytavka. Nepanikařte! Děje se to pořád. Připravte se na to, že si ušetříte pár minut z dalšího segmentu nebo zkrátíte čas na otázky a odpovědi a ujistěte se, že všichni relevantní lidé jsou informováni.
Na konci dne je běh show vodítkem. Navzdory vašemu nejlepšímu úsilí dodržet čas v osnově se může změnit a vy prostě musíte být flexibilní. Důležitou součástí je mít malá řešení v zadní kapse, když to bude potřeba.
Jak používat události Vimeo k vytvoření hladkého průběhu show
Nástěnka s příběhem vedle vaší show
V našem nástroji Vimeo Events je funkce storyboardingu, která vám umožňuje předem naplánovat scény vaší události, podobně jako byste to udělali u prezentace filmu, show nebo webináře. Když máme virtuální události, které obsahují mnoho předem nahraného obsahu, přidáme do vysílacího zařízení scény, abychom nahráli předem nahraný obsah a uspořádali je ve správném pořadí v dostatečném předstihu před událostí. Ušetří nám to spoustu tlaku v den akce, protože to všechno neděláme za běhu.
Shromážděte své reproduktory v zákulisí předem
Interně není čas zahájení pořadu stejný jako čas uvedený na registrační stránce pro diváky. Pokud například panelová diskuse začíná ve 12:00, rádi bychom zajistili, aby všichni účastníci panelu dorazili v 11:30. Všichni řečníci budou vědět předem, protože je to jasně naplánováno do jednání (obvykle jako „ČAS ZÁKULISÍ PRO PANELISTY“).
Tato půlhodina je klíčová. Je to kritický okamžik, abyste se ujistili, že řečníci jsou přítomni, jsou připraveni, uvědomují si svůj čas a mají jistotu, že vystoupí naživo. Je také užitečné udělat si poslední kontrolu průběhu pořadu s moderátory, kteří by měli mít jasnou představu o tom, jak klást otázky a diskusní témata a jak dlouho by vše mělo trvat.
Pro naše akce používáme funkci správy zákulisí Vimeo Events ke shromažďování řečníků před zahájením živého vysílání, testování všech technických prvků a procházení show, abychom zajistili hladký a bezproblémový průběh akce.
Udržujte komunikaci po celou dobu akce
Během události je běh pořadu uzamčen, takže použijeme interní panel chatu Vimeo Events ke sdělení jakýchkoli změn nebo aktualizací v reálném čase individuálně moderátorům, panelistům a produkčnímu personálu. Tím je zajištěno, že pouze relevantní lidé jsou dohnáni k rychlosti a všichni ostatní mohou pokračovat ve své práci bez zbytečného rozptylování.
Průběh show vypadá pro každou událost jinak v závislosti na rozsahu akce a tématech diskuse. Jakmile vytvoříte jeden nebo dva, budete mít jasnou šablonu, kterou můžete použít pro všechny budoucí události. Je to jen otázka vytvoření opakovatelného procesu nebo šablony, vyplnění polí a změna minutových značek vašeho plánu pro každou jedinečnou událost.
Tím, že do svého procesu plánování událostí začleníte řadu představení již brzy, připravíte svůj tým na plně sladěnou a bezproblémovou událost.
Spusťte svou další událost pomocí Vimeo
Napsala Julie Bergstein 10. prosince 2021 a aktualizováno 4. dubna 2022.