Zajímá vás, co to znamená být plánovačem událostí nebo manažerem událostí?
Pokud máte kreativní myšlení, smysl pro detaily a lásku ke spolupráci, tento koncert může být pro vás! V tomto článku se ponoříme do toho, co dělá plánovač a manažer událostí a jaké dovednosti budete potřebovat, abyste naplánovali a vytvořili úžasnou událost.
V tomto článku:
- Co dělá plánovač událostí nebo manažer událostí?
- Co je to událost?
- Jakých 5 dovedností potřebují plánovači událostí?
- Co nepotřebujete k plánování událostí
Co dělá plánovač událostí nebo manažer událostí?
Když většina lidí slyší slova „plánovač událostí“, často si vybaví Jennifer Lopez v The Wedding Planner — někdo, kdo plánuje akce nebo večírky. To je důvod, proč profesionálové v tomto prostoru mají tendenci preferovat tituly „manažer událostí“, „koordinátor událostí“, „marketing událostí“ nebo dokonce „producent akcí.“ Zatímco plánování večírků může být součástí úkolů manažera událostí a jedinečnou a náročnou dovedností sama o sobě je skutečná role primárně založena na strategii.
Event manager má na starosti definování fyzické přítomnosti firmy nebo značky, v podstatě rozhoduje o tom, jak se značka objeví v reálném světě. Definují proč za událostí – ať už se jedná o vyskakovací událost, obchodní výstavu nebo průmyslovou happy hour – a koordinovat samotnou realizaci události. To znamená zmapovat cíle, identifikovat své publikum, vyrovnat rozpočty, spolupracovat s různými týmy a uspořádat akci, která nejlépe osloví vaši cílovou skupinu.
Je to práce, která vyžaduje schopnost nosit hodně klobouků, obsedantní pozornost k detailům, lásku ke spolupráci a kreativní přístup. I když to může znít ohromující, je to neuvěřitelně obohacující práce, která má spoustu příležitostí v jakémkoli odvětví.
Ale je to také povolání, které se mění s dobou. Protože pandemie hodně otřásla tím, co děláme, pojďme trochu zálohovat.
Co je to událost?
Tohle je trochu drsňák. Každá společnost definuje událost trochu jiným způsobem. Tradičně se jedná o fyzickou interakci mezi vaším publikem a vaší značkou, ať už se odehrává v konferenčním sále, na obrazovce videa nebo v obojím. Společnosti však stále častěji začínají měnit svou definici event managementu.
V závislosti na vašem oboru může být událostí osobní panelová diskuse, filmová projekce, podcast nebo slavnostní zahájení. To je důvod, proč se event marketéři také někdy nazývají zážitkoví marketéři:strategizují a realizují zážitky ve všech jejich mnoha vzrušujících podobách.
Právě teď se mezi lidmi z akcí hodně mluvilo o hybridních událostech, které kombinují osobní zážitek s virtuálním. Zde na Vimeo jsme se zaměřili na virtuální programování, které spojuje živé konference s předem nahranou videoprodukcí. Jiné společnosti mohou hledat zkušeného obchodníka se zkušenostmi s podcasty nebo někoho, kdo ví, jak vytvořit videosérii na propagaci jejich značky.
I když v dnešní době mají události tendenci využívat širokou škálu, existuje několik dovedností, které budou všichni plánovači událostí jednotně potřebovat, aby dobře dělali svou práci.
Jakých 5 dovedností potřebují plánovači událostí?
Řízení projektu
Velká část procesu plánování a řízení událostí vyžaduje spolupráci s různými týmy, sledování všech pohyblivých částí, komunikaci mezi týmy a zajištění toho, aby každý dodržel své termíny. Pokud máte certifikaci projektového managementu, je to práce, kde ji dobře využijete.
Organizační schopnosti
Existuje mnoho různých, jedinečných prvků a detailů, které jdou do strategie a plánování akce. Proto jsou nejúspěšnější manažeři událostí mistři organizace a projektového řízení. Manažer událostí pracuje s více týmy, žongluje s velkými i malými úkoly a musí jít s proudem, protože žádné dva dny nejsou stejné. Organizace je klíčová:musíte být schopni zdokumentovat všechny své konverzace, dát dohromady agendu před schůzkami a sledovat všechny podrobnosti mezi tím.
Vyváženost kreativity a strategie
Správa událostí samozřejmě neznamená jen psaní poznámek a řízení týmů. Tato role spadá pod marketingový deštník – a být úspěšným obchodníkem vyžaduje jinou sadu nástrojů. Event manager nakonec rozhodne, jak se společnost prezentuje v reálném životě zvolenému publiku. Identifikují publikum, cíle události, přesvědčivé zprávy, aby mohli s tímto publikem mluvit, a přidělují rozpočet, který pro daný projekt nejlépe funguje. Zahrnuje vynalézavý, předem připravený přístup ke skvělému nápadu a logistickou a analytickou mysl, aby se stal realitou.
Schopnost zůstat aktuální
Trendy se rychle mění, a to jak v různých průmyslových odvětvích, tak ve větším prostoru pro akce. Plánovači akcí by měli vědět, co se děje na akcích, a také dobře rozumět tomu, co dělají jejich konkurenti a další hybatelé v oboru. Držet prst na tepu tohoto odvětví vám skutečně pomůže zjistit, jak umístit svou firmu a značku, a přitom zůstat konkurenceschopní v daném prostoru.
Schopnost mluvit technickým jazykem
Vzhledem k tomu, že všechna různá oddělení, se kterými manažeři událostí pracují, hodně pomáhá, když dokážete jasně sdělit vizi události a rychle se dostat do tempa. Protože pracuji například ve společnosti Vimeo, vím, jaké technické prvky umožňují živě streamovat webinář nebo konferenci – i když nemusím nutně vědět, jak je produkovat naživo (ačkoli Vimeo Events to pro abych předstíral, že mám technické dovednosti).
Co nepotřebujete k plánování událostí
- MBA
- Mistři marketingu
- Certifikace v oblasti Public Relations
- Nebo jakýkoli konkrétní typ vzdělání vůbec!
Zatímco někteří plánovači akcí mají MBA nebo marketingové diplomy, mnozí ne. Event manažeři pocházejí z různých prostředí. K této práci jsem se dostal přes film a divadlo — moje první vystoupení byla spolupráce s filmovými festivaly.
Místo toho si na tomto poli skutečně můžete vybrat své vlastní dobrodružství. Pokud se zajímáte o event management, zamyslete se nad odvětvím, které vás oslovuje nejvíce. Pokud máte zkušenosti nebo se zajímáte o spotřební balené zboží nebo hudební průmysl, vydavatelství nebo technologie, pravděpodobně v těchto oblastech najdete spoustu rolí v oblasti správy událostí.
Téměř každé odvětví pořádá nějaký druh akce, veletrhy, konference nebo festivaly. A tam, kde jsou události, jsou potřeba manažeři událostí. I když žádné dvě role nebudou úplně stejné, každý manažer událostí si vytvoří jedinečnou sadu dovedností, kterou lze uplatnit v jiných marketingových rolích nebo jiných odděleních.