Jak naplánovat a uspořádat úspěšnou virtuální akci

Znáte ten třaskavý pocit z osobní akce:bzučení nadšených účastníků, bzukot interaktivních panelů, energie přeplněného místa – nemluvě o těch šťastných hodinách, kdy cinkání skla. Vzhledem k tomu, že potřeba virtuálních akcí neustále roste, společnosti a organizace všech velikostí navrhují digitální zážitky, které napodobují kouzlo těch osobních.

Víme, že existuje spousta výzev, které mohou pocházet z přeorientování na virtuální událost. Jak plánujete obsah události? Jak řídíte registrace na akce? Jak zajistit, aby bylo připojení a zapojení do akce jednoduché a snadné i pro hosty, kteří mají největší odpor k technologiím?

Zde je několik dobrých zpráv:na tyto otázky nemusíte odpovídat sami. Sestavili jsme průvodce, který pomůže začátečníkům i zkušeným plánovačům událostí zahájit vlastní živou událost.

V této příručce se dozvíte:

1. Co je virtuální událost?
2. Šest případů použití pro virtuální události
3. Jak naplánovat a uspořádat virtuální událost
4. 5 důvodů, proč mají virtuální události dopad
5. Vydejte živě svou příští virtuální událost

Co je virtuální událost?

Na rozdíl od osobních nebo hybridních akcí se virtuální akce konají výhradně online. Řečníci a členové publika se digitálně scházejí, aby sdíleli krátkou relaci nebo vícedenní virtuální zážitek. Pokud jste se nedávno zaregistrovali a zúčastnili se nějaké virtuální akce, pravděpodobně jste viděli hlavní projevy, panelové diskuze, živá hlasování, komunity Slack – to vše se odehrávalo na počítači, tabletu nebo mobilním zařízení.

Krása virtuální události spočívá v tom, že plánovači událostí mají plnou kreativní licenci navrhnout pohlcující zážitek, protože nejste omezeni fyzickým místem.

Kromě toho se mohou účastníci akce naladit odkudkoli na světě, což snižuje bariéru vstupu pro ty, kteří se v minulosti nemohli zúčastnit.

Staňte se profesionálem na virtuální události

Zajištění hladkého průběhu webináře nebo virtuální události dá hodně práce, ale s praktickým kontrolním seznamem virtuálních událostí Vimeo se z vás během okamžiku stane expert

Šest případů použití pro virtuální události

Prostor pro akce se rozšiřuje – už to nejsou jen vysílatelé. Vzhledem k tomu, že se tolik událostí stalo virtuálním, pojďme se podívat na několik způsobů, jak zákazníci Vimeo uskutečnili osobní události online.

Interní události

Tyto akce jsou pro zaměstnance v rámci organizace. Programování se liší od rychlé, 30minutové schůzky až po celodenní akci. Mezi typické interní akce patří setkání všech rukou, školení zaměstnanců, zahájení prodeje nebo celofiremní akce, jako jsou prázdninové večírky (BYOB!).

Vzhledem k tomu, že interní schůzky jsou primárně pořádány pro interní účastníky, jsou chráněné nebo lístkové registrace méně důležité než funkce ochrany osobních údajů, jako je jednotné přihlášení.

Další informace o interních událostech a stavu komunikace na pracovišti naleznete v našem nahlásit .

Konference

Dalším běžným typem virtuální události jsou konference. Mohou trvat jeden den nebo několik dní. Obvykle zahrnují moderátora nebo MC, více řečníků a klíčových prezentací, breakout meetingy, networkingové aktivity a další zkušenosti, aby se účastníci zapojili.

Konference přitahují virtuální účastníky, kteří se zajímají o sdílená průmyslová témata, zkušenosti s vytvářením sítí a vzdělávací příležitosti. Generování potenciálních zákazníků je zde důležité, takže očekávejte bezplatné a placené události s různým přístupem.

Webináře

Webináře jsou originální virtuální akce. Trvají 30 minut až hodinu a běžně fungují buď jako kanál pro vytváření poptávky, nebo jako kanál myšlenkového vedení. Pokud se pustíte do webináře, pravděpodobně tam najdete poznámky o úklidu (také znám jako „tento webinář bude nahráván“), reproduktory, prezentaci, data a několik nástrojů – jako jsou otázky a odpovědi nebo živé průzkumy – k zapojení členů publika.

Webináře se soustředí na užitečný obsah. Organizace a tvůrci, kteří chtějí rozšířit své publikum, mohou využít webináře k získání potenciálních zákazníků pro generování poptávky, zvýšení myšlenkového vedení, povědomí o značce a vzdělávání o svých službách.

Festivaly a předávání cen

Mezi rychle rostoucí kategorie virtuálních akcí patří programy scénického umění, hudební festivaly a udílení cen (jako předchozí VFA společnosti Vimeo). Organizace přizpůsobují své zkušenosti pouze online publiku a nacházejí inovativní způsoby, jak zvýšit vzrušení.

Umělecké akce mohou zahrnovat živé talenty, exkluzivní rozhovory nebo jinou živou zábavu, aby si publikum udrželo pozornost. Přitahují také širší publikum, které se schází, aby oslavilo umělce, druh hudby, filmu nebo zábavy.

Sportovní události

V posledních několika letech se sportovní události transformovaly, aby se přizpůsobily době, což znamená, že sportovní obsah pokrývá vše od živě streamovaných her, her na vyžádání, živých rozhovorů a dalšího obsahu, který udržuje fanoušky naživu.

Události založené na víře

Místní farnosti nacházejí nové příležitosti prostřednictvím videa. Komunity založené na víře mají velkou flexibilitu díky živému vysílání svých kázání a komunitních akcí. Ať už se jedná o služby, kurzy, komunitní workshopy nebo jen virtuální setkání – živý přenos pomáhá sboru zůstat ve spojení, i když jsou od sebe.

Jaký je rozdíl mezi virtuálními akcemi a webináři?

Naštěstí se webináře a virtuální akce vzájemně nevylučují! Julie Bergstein, vedoucí programování událostí společnosti Vimeo, má skvělý přehled o těchto dvou typech událostí.

Zde je rychlý přehled:

Webináře:

• Obvykle jednorázové události
• Kratší relace
• Obvykle pro získávání potenciálních zákazníků nebo vzdělávání

Virtuální události:

• Zaměřte se na zážitky
• Několik relací, jako jsou panelové diskuze, přestávky a klíčové poznámky
• Více kreativnější nebo zaměřené na značku. Není netypické vidět identitu značky pro virtuální událost, jako je Vimeo's Streameo nebo Outside the Frame

Rozsah webináře a virtuální události je navíc trochu jiný.

Webové semináře jsou obvykle menší akce, nižší povzbuzení pro týmy a obvykle čerpá menší registrační fond.

Virtuální události jsou větší, vyžadují více investic do zdrojů a přitahují větší registrační fond.

Jak naplánovat a hostit virtuální událost

Kolem virtuálních událostí existuje několik mylných představ:prvním mýtem je, že můžete zkopírovat a vložit osobní událost do virtuální události. Bohužel ne všechny osobní zážitky se promítají do digitálního prostoru, zvláště když soutěžíte o pozornost účastníků a čelíte těžké bitvě digitální únavy a únavy z virtuálních událostí.

Druhou mylnou představou je, že plánování virtuálních událostí zabere méně času než osobní události. V závislosti na množství obsahu, který plánujete pro svou akci vyrobit, budete muset na přípravu vyhradit dostatek času. Například Julie Bergstein, naše vedoucí programování událostí, doporučuje 3–6 měsíců plánování 4 hodin obsahu virtuální události.

Realita je taková, že virtuální události potřebují právě tolik času a pozornosti, aby byly neuvěřitelnými zážitky.

Abychom vám pomohli začít, máme devět tipů, jak uspořádat virtuální událost.

1. Určete si cíle virtuální události.

Než naplánujete svou virtuální událost, musíte určit její cíle. Identifikace cílů také pomáhá určit typ virtuální události, kterou vytvoříte.

Položte si následující otázky:

• Jaké jsou cíle mé virtuální události?
• Jedná se o událost s interně nebo externě zaměřenou?
• Kolik relací událostí plánujete?
• Bude registrace na akci zdarma, placená nebo obojí?

2. Identifikujte své cílové publikum.

Každý zkušený odborník na akce vám řekne, že nejdůležitějším KPI je zkušenost účastníka. Ujistěte se, že vaše virtuální událost zasáhne předem tím, že jasně identifikujete své publikum.

Položte si následující otázky:

• Koho se snažíte oslovit?
• Jak je potřebujete oslovit?
• Jak bude vaše publikum komunikovat?

3. Vytvářejte obsah vhodný pro streamování.

Obsah určuje vše při produkci živé události – jak to natáčíte, jaký typ kamer budete používat, jak to nasvítit, a dokonce i některé vaše kódovací a technické možnosti.

Pět součástí úžasného obsahu virtuální události:

• Relevance :Ujistěte se, že živé vysílání obsahu živého vysílání je v souladu se zájmy zamýšleného publika a že obsah odpovídá hlasu vaší značky a cíleným potenciálním zákazníkům a zákazníkům.
• Zapojení :Udržujte diváky ve střehu tím, že budete podporovat interakci se streamem (pomocí funkce živého chatu rádi udržujeme věci vzrušující). Zabavení publika zajistí, že účastníci vytěží ze dne maximum.
• Stručné . Zatímco účastníci akce jsou ochotni ponořit se do celodenních zážitků pro osobní akce, mají mnohem méně trpělivosti na 7hodinový přímý přenos. Nezapomeňte poskytovat pouze nejrelevantnější a nejpoutavější obsah.
• Konzistence :Pokud je to možné, proměňte živou událost na sérii (buď ročně nebo jinak). „Udržování konzistentních akcí je zaručený způsob, jak zvýšit povědomí o značce a hodnotu značky a zároveň smysluplně zaujmout své publikum,“ říká Tom Gott, vedoucí živé produkce Vimeo.
• Takové věci :Jaká je výzva k akci na konci virtuální události? Pokud chcete převést publikum, ujistěte se, že po skončení události usnadníte divákovi interakci.

Jakmile budete mít představu o typu obsahu, který hodláte produkovat, nezapomeňte upevnit všechny podrobnosti v průběhu akce.

Tip pro profesionály :„Zlaté okno“ je mezi 25 minutami krátkých informací, krátkých a svižných prezentací a klíčových věcí.

4. Vytvořte registrační stránku události.

Pokud streamujete událost, na kterou byste chtěli prodávat vstupenky – nebo k ní jen ovládat přístup –, budete chtít využít registrační stránku události nebo webináře. Díky specializované platformě událostí, jako je Vimeo Events, můžete snadno nastavit události pro vaši živou událost a vyžadovat registraci.

„Záměrně budujeme pocit exkluzivity kolem našich živých přenosů, takže to není jako naladit se na Instagram Live stream s tisíci dalších lidí, kteří nemají společný zájem,“ říká nám Will z agentury Zinc. "Tyto prvky spojení byly opravdu důležité."

5. Optimalizujte svůj zážitek pro účastníky.

Komplexní platforma virtuálních událostí vám může pomoci naplánovat obsah vaší prezentace, nastavit vaši zkušenost, aby vám pomohla získat potenciální zákazníky, poskytnout produkční nástroje k vytvoření zážitku hodného streamování, a to vše při poskytování analytiky a automatizace, aby to bylo méně obtíží.

Tři nezbytnosti pro skvělý zážitek ze strany účastníků :

Stránka registrace události

Při nastavování virtuální události budete chtít vytvořit stránku pro vaši událost. Berte to jako své virtuální místo. Na této stránce budou mít účastníci přístup k odkazu, který je zavede na váš živý zážitek. Svůj živý přenos Vimeo můžete dokonce vložit přímo na tuto stránku!

Chcete-li, aby byl registrační proces snadný a bezproblémový (abyste mohli dosáhnout svých hlavních cílů), přemýšlejte o tom, jak zajistit, aby byly registrace bezproblémové. Vytvořte si vlastní registrační formuláře, které obsahují důležitá pole a také barvy a logo vaší společnosti, abyste zůstali na značce.

E-maily s připomenutím účastníků

Komunikační strategie před akcí je zásadní pro zvýšení návštěvnosti. Když se někdo zaregistruje na vaši událost nebo webový seminář s Vimeo, automaticky se mu odešlou tři e-maily, aby bylo zajištěno, že se poté bude moci zúčastnit a sledovat obsah. Upravte si e-maily tak, aby odpovídaly barvám, značce a odkazům, abyste svým účastníkům usnadnili zažít událost tak, jak chcete.

Knihovna obsahu po události

V ideálním případě bude zážitek po události přitahovat registrující se a účastníky dlouho po skončení akce. Zvažte vytvoření webové stránky nebo portálu pro obsah webinářů nebo událostí na vyžádání a zpřístupněte je těm, kteří se zaregistrovali. A aby byl obsah vaší události čistý, naplánujte si oříznutí videí a přidání kapitol, abyste svým účastníkům a divákům pomohli rychle najít obsah, který potřebují.

6. Udělejte to interaktivní.

Vaším úkolem je, aby se diváci cítili, jako by tam byli osobně – i když se dívají ve svých PJ. Chcete-li zapůsobit na své online publikum, zajistěte, aby váš digitální zážitek odpovídal úrovni kvality, kterou očekáváte od osobní akce. Vytvořte poutavé prostředí pomocí nástrojů, jako jsou otázky a odpovědi, živé hlasování a živá grafika.

Tým filmového festivalu Ann Arbor použil funkci živého chatu pro své otázky a odpovědi – a fungovalo to jako kouzlo. „Překvapilo mě, kolik z té komunitní citlivosti jsem cítil, když jsem věděl, že se na to všichni dívají společně,“ říká Leslie. „Chat vnesl do online zážitku skvělou energii.“

Některá slibná zpětná vazba ze statistik virtuálních událostí Vimeo ukazuje, že účastníci věří, že otázky a odpovědi a návody fungují nejlépe, když si promyslíte nejdůležitější prvky události.

7. Otestujte vše.

První pravidlo živého vysílání? Test. VŠECHNO.

Nejlepší věc, kterou můžete udělat, abyste předešli nehodám během vaší online události, je otestovat vše, ale hlavně váš stream. Otestujte pracovní postupy primárního zařízení, pracovní postupy zálohovacího zařízení, kvalitu zvuku, kvalitu videa, připojení k internetu a veškeré redundance. A co je možná nejdůležitější, potvrďte svou rychlost odesílání testováním připojení na webu, jako je Speedtest.net. Měli byste si naplánovat čas na otestování veškerého zařízení pro produkci videa, a to jak mimo pracoviště, tak přímo na místě.

Zajímá vás, jaké vybavení potřebujete k přímému přenosu? Přečtěte si toto.

8. Vytvořte kontrolní seznam vzdáleného vysílání.

Je pravděpodobné, že (z krátkodobého hlediska) potřebujete na vaší virtuální akci spolupracovat s distribuovanou pracovní silou. Zde je rychlý kontrolní seznam toho, co budete potřebovat:

Kontrolní seznam pětibodového vzdáleného vysílání:

• Připojení: Je pravděpodobné, že vaše firemní kancelářská wifi je lepší než to, co máte doma. Zkontrolujte své rychlosti a pokud je to možné, použijte kabelové připojení.
• Zachytit: Jak se vašemu obsahu bude líbit vaše publikum? Přemýšlejte o tom, jaké kamery a mikrofony použijete a jak na svou virtuální událost přivedete vzdálené hosty.
• Kódovat: Jaký software použijete, aby se vaše akce dostala do internetového éteru? Máme zájem o Livestream Studio 6, ale existují i ​​jiné možnosti.
• Distribuce: Kde bude vaše virtuální akce žít? Přemýšlejte o tom, zda chcete obsah zabezpečit (jako u SSO), nebo jej šířit široko daleko (přemýšlejte o simulcastingu).
• Zapojit: Krásný zážitek ze sledování je jen částí toho, co dělá skvělou virtuální událost. Nástroje pro zapojení publika, jako jsou živé otázky a odpovědi, ankety a chat, mohou dále vytvořit nezapomenutelnou událost.

Kontrolní seznam virtuálních událostí

Usnadněte si plánování událostí pomocí jednoduchého, ale možná virtuálního kontrolního seznamu událostí

9. Připravte se na „Murphyho zákony.“

"Cokoli se může pokazit, se pokazí," říká Tom. Ale nenechte se tím vyděsit! Pokud identifikujete věci, které by se mohly pokazit, můžete si vytvořit plán, jak je zvládnout. Pusťte se do toho s plánem, solidní technologií, špičkovou platformou pro prodej vstupenek a správnou podporou a budete připraveni na cokoli, co vám přijde do cesty.

Chcete-li se dozvědět více, podívejte se na naše odborníky na Vimeo, jak naplánovat virtuální událost.

5 důvodů, proč mají virtuální události dopad

Chápeme to. První otočení k virtuální události může být skličující. Na internetu je jasné, že virtuální akce jsou pro event marketéry efektivním způsobem, jak rozšířit svůj dosah. Zde je několik důvodů, proč může být vaše další digitální zkušenost ještě přínosnější než vaše poslední IRL.

Virtuální události rozšíří váš zásah.

Viděli jsme, že zákazníci zvýšili svůj dosah 50x tím, že simultánně vysílali konferenční stream na sociální kanály, jako je LinkedIn, Facebook a další.

Leslie Raymondová, ředitelka filmového festivalu v Ann Arbor, poznamenala, že během prvního roku virtuálního života dokázali oslovit více lidí než kdy jindy. „Viděli jsme, jak se naše publikum rozrostlo z 10 000 držitelů lístků na 16 000 streamů z 50 zemí s více než 27 000 diváky za celý týden,“ říká Leslie.

Virtuální akce demokratizují váš zážitek.

Anthony Rudolf, partner kreativní agentury Co.create NYC, využívá živé video pro jejich každoroční uvítací konferenci pro pracovníky v pohostinství:

„Na uvítací konferenci jsme od prvního dne používali živé video. Zaměstnanci restaurací a pohostinství jsou přepracovaní a nedostatečně placeni, takže pravděpodobnost, že budou mít čas nebo finance na návštěvu, byla malá. Dívali jsme se na video jako na způsob, jak skutečně demokratizovat probíhající rozhovory.“

Virtuální události prodlužují životnost vašeho obsahu.

Po skončení online konference váš obsah nepřestane být cenný. Videa a rozhovory mohou žít dál jako značkový a prohledávatelný zážitek, který může i nadále podporovat zapojení.

Virtuální události vám umožní být kreativní.

S prostředím pouze online si můžete hrát s formáty obsahu, přivést další řečníky jako vzdálené hosty, prozkoumat nové zdroje příjmů a zapojit své publikum měřitelným způsobem. Will Steinberg, spolupředseda event marketingové agentury Zinc, našel ještě více příležitostí pro zapojení zákazníků pomocí virtuálních akcí:

„V živém vysílání nacházíme více vzdělávacích prvků než v osobním prostoru,“ říká Will. „Při našich kulinářských akcích předváděl kuchař a hosté si na místě užili svůj kulinářský zážitek. Nyní rozesíláme balíčky s jídlem a značkové zástěry ještě před zahájením živého přenosu a stalo se to mnohem více praktickým zážitkem.“

"To je obrovská výhoda, kterou jsme nikdy předtím nemohli využít během osobních akcí."

Virtuální události tu zůstanou.

Zatímco nárůst virtuálních událostí v roce 2020 především pomohl účastníkům a plánovačům událostí bezpečně se shromáždit, je jasné, že formát zde zůstane. Ve skutečnosti zprávy statistik virtuálních událostí Vimeo odhalily, že 72 % účastníků průzkumu očekává, že se zúčastní stejně mnoha, ne-li více, online událostí, jakmile budou osobní události zpět.

Aby si marketéři udrželi náskok, měli by zvážit, jak vytvořit působivé virtuální akce, které udrží zapojení účastníků a zapadnou do jejich celkové marketingové strategie.

Původně publikováno 7. srpna 2020. Aktualizováno 13. května 2022.

Vydejte živě svou příští virtuální událost