Konečný průvodce jednáními radnice

Radnice. Čtvrtletní, pololetní – bez ohledu na kadenci – mají většinou stejný formát od počátku radničního času. Představte si snímky s přeplněným textem, jednosměrnými dialogy, které slyší pouze lidé v místnosti, a e-mailem s rekapitulací připomínající svazek.

V poslední době se však podniky posunuly od strnulých prezentací k autentičtějším a poutavějším diskusím se zaměstnanci. Jak? Hostováním inkluzivních a interaktivních živých přenosů na radnicích, které poskytují zaměstnancům otevřené prostředí, aby mohli vyjádřit své obavy a sladit se s cíli společnosti.

Naučit se živě vysílat události na radnici pomohlo mnoha společnostem oslovit více zaměstnanců po celém světě. Vezměte si například Rite Aid. Po sociálním distancování se kvůli COVID-19 se gigant drogerie vydal na Vimeo, aby uspořádal své vůbec první setkání na virtuální radnici pro 3000 účastníků.

Výsledek? Jejich živá událost přiměla více zaměstnanců, aby se zapojili do více než deseti let osobních setkání.

Rostoucí globální, vzdálená a generačně různorodá pracovní síla vyžaduje nové řešení pro pracoviště. Tady je věc:

• 60 % amerických zaměstnanců nezná strategie své společnosti.
• Neinformovaní pracovníci 12krát častěji říkají, že jejich spokojenost a pracovní morálka jsou „velmi špatné.“
• Před onemocněním COVID 44 % – téměř polovina – vedoucích pracovníků uvedlo, že komunikace mezi nimi a zaměstnanci byla „vynikající“. Ani čtvrtina personálu se necítila stejně.

Řešení je jasné. Interaktivní schůzky na radnici podporované správnými nástroji interní komunikace mohou mít pozitivní vliv na angažovanost zaměstnanců. Nejen, že radnice sladí zaměstnance se strategiemi vaší společnosti, ale nabízejí jim také platformu, kde mohou klást otázky a vyjádřit své obavy.

Chcete-li naplánovat úspěšné a poutavé jednání na radnici pro vaši firmu, ukážeme vám jak. Rozbalíme, co je schůze radnice, ponoříme se do jejího účelu, výhod, akčního plánu v 6 krocích k uspořádání vaší akce a důležitých tipů, jak zajistit, aby vaše akce pokaždé proběhla hladce.

V tomto článku:

• Co je to radnice?
• Pět výhod radnice
• Jak vést jednání radnice
• Pět tipů pro úspěšnou radnici

Co je to radnice?

Radnice je fórum, na kterém mohou lídři sdílet kontext, myšlenkové procesy rozhodování a relevantní environmentální faktory širšímu publiku. Je to také příležitost pro publikum poskytnout zpětnou vazbu a klást otázky. Radnice je nejúčinnější, když se lídři skutečně snaží sdílet objektivní informace a slyšet autentickou zpětnou vazbu.

Jak vypadá jednání radnice v praxi? Obvykle jsou tato setkání příležitostí pro vedoucí instituce podat zprávu o stavu věcí v instituci (proto je ve Vimeo nazýváme Stav Vimeo ) a promluvit k některým z nejdůležitějších témat, která zajímají členy publika (zaměstnance).

„Radnice“ podle tradice předpokládá obousměrný dialog, což nemusí být vždy případ z různých důvodů (tj. časová omezení, množství obsahu k pokrytí, problémy s citlivostí, relevance pro publikum atd.).

Jaké jiné slovo znamená zasedání radnice?

Schůzky na radnici se často nazývají všechna setkání zaměstnanců, setkání všech rukou a setkání všech rukou na palubě. Některé společnosti mají pro tato setkání také interní názvy. Například Splash, platforma pro event marketingu, označuje schůze na radnici jako ‚městské hovory‘

Pět výhod radnice

Pořádání pravidelně se opakujících schůzí radnice má řadu výhod.

Ať už zvolíte více přístup „stav odboru“, kdy obchodní lídři poskytují vysoce kvalitní přehled klíčových obchodních sdělení, aktualizací a časových plánů, nebo tradičnější radnice, která se zaměřuje na zapojení publika pomocí živých otázek a odpovědí, zde jsou některé z nejlepších důvodů, proč začít vyrábět svou další radnici.

Podpora průhlednosti

V ideálním případě je obsah radnice strukturován tak, aby byl relevantní pro všechny v publiku, bez ohledu na oddělení, firmu, jednotku nebo umístění. To podporuje transparentnost a zlepšuje tok informací mezi odděleními, týmy a jednotlivými rolemi.

Protože zaměstnanci dostávají aktuální informace o podnikání na úrovni vedení, získají také cenné poznatky o oblastech, které nejsou vždy součástí jejich každodenní práce.

Rozpoznejte a vyzdvihněte týmy a zaměstnance

Radnice jsou skvělým místem, kde můžete osvětlit různá oddělení a týmy, které odvádějí skvělou práci. Výhody jsou zde dvojí:za prvé, zaměstnanci a týmy mohou být oceněni za své příspěvky a za druhé týmy, které se běžně nestýkají, jsou vystaveny prioritám a úspěchům ostatních.

Posílení firemní kultury

Vedoucí pracovníci si mohou vybudovat důvěru společnosti pomocí aktualizací na vysoké úrovni, zdůrazněním firemních hodnot a připomenutím programů, služeb, výhod a iniciativ, které mají k dispozici. To zase může posílit důležité firemní hodnoty a podpořit firemní kulturu.

Vybudujte výkonnou komunikaci

Zaměstnanec se nemusí pravidelně vídat nebo komunikovat s vedoucími pracovníky na denní bázi. Radnice nabízejí okno do dialogu a myšlení vedoucího týmu organizace. To může pomoci polidštit vedoucí tým a poskytnout jménům tvář, hlas a osobnost. A v náročných časech může zaměstnancům připomínat, že lídři jsou také lidé.

Srovnejte týmy a řešte důležité problémy

Jednou z hodnot otázek a odpovědí na radnici je, že vedoucí pracovníci mohou slyšet zpětnou vazbu přímo od těch, které vedou. Spontánnost dotazů a odpovědí v reálném čase a zapojení zaměstnanců umožňuje vedoucím pracovníkům proaktivně reagovat na zpětnou vazbu dříve, než bude přeplněná nebo zkreslená.

Komunikace není jen o tom, říkat jednu věc na jednom místě. Nejúčinnější komunikace je posílena v průběhu času, napříč kanály a v různých formátech, takže je přístupná všem a dostupná v preferovaném kanálu každého jednotlivce.

Jak děláte jednání radnice?

Můžete uspořádat fyzické setkání, živý přenos nebo obojí spárovat pro setkání na radnici. Začněte nastavením agendy. Poté pokračujte v rozhodování o formátu, vyberte datum, které vyhovuje všem, a naplánujte obsah schůzky. Nezapomeňte předem poslat pozvánky, aby si každý mohl zablokovat čas události ve svém plánu.

Jak vést jednání radnice

Od plánování průběhu schůze až po přípravu nastavení živého přenosu jsme pro vás připravili ty nejzákladnější podrobnosti o pořádání schůze radnice, která je úžasným hitem.

1. Vyberte své místo a reproduktory

Začněte programem schůzky. Zeptejte se sami sebe:jaká témata byste probrali? Pokuste se je omezit na 2–3, abyste mohli jít do každého tématu hluboko, nikoli široce.

Rozhodněte se, kdo bude mluvit jako další. To by mělo zahrnovat vašeho generálního ředitele, ale také vedoucí oddělení nebo týmů, aby mohli každého informovat o pokroku, kterého jednotlivé oblasti společnosti dosahují.

Tip pro profesionály :Buďte inkluzivní při výběru řečníků tím, že zapojíte lidi, kteří se bojí kamery, jako to dělá Ampersand na svých schůzkách.

Až budete hotovi, vypracujte si datum schůzky, které bude vyhovovat harmonogramu všech, a vylaďte strukturu a průběh schůzky. Stanovte si například, jak dlouho bude generální ředitel mluvit, kdo komu předá mikrofon a tak dále. To zajistí, že vše půjde hladce.

Nakonec se rozhodněte o místě konání. Pokud vedete osobní schůzku, hledejte místo, kde se všichni ubytují. Zvláštní pozornost věnujte sezení. Uspořádání jako v divadle vysílá zprávu, že zaměstnanci budou naslouchat. Naproti tomu uspořádání u kulatého stolu blízko sebe naznačuje, že účastníci jsou vítáni.

Na druhou stranu, pokud plánujete živě vysílat schůzi radnice, budete potřebovat prostor pro umístění veškerého hardwaru.

Jakmile zaškrtnete všechny tyto úkoly ze svého seznamu, začněte rozesílat pozvánky. Nezapomeňte uvést téma, aby zaměstnanci mohli přijít připraveni se svými otázkami.

2. Nastavte si přímý přenos

Plánujete hybridní akci nebo virtuální radnici? Úžasný! Tipy v této sekci se vám budou hodit. Pokud se chystáte pořádat osobní akci, klidně přejděte k dalšímu kroku.

Výhody živého vysílání schůzí radnice

Existuje pět hlavních výhod, které mohou vaší společnosti pomoci živá jednání radnice:

• Lepší dosah a konektivita v různých časových pásmech, protože zaměstnanci se mohou připojit ze svých pracovních prostorů kdekoli na světě. I když to nestihnou včas, budou mít přístup k archivovanému živému přenosu později.
• Více „lidštější“ se zaměstnanci. Michael Weinstein, vedoucí videostudia ve společnosti Deloitte Global zdůrazňuje:„Když je to živě, slyšíte toho člověka, můžete s ním komunikovat a také ho to skutečně polidšťuje.“
• Účast v reálném čase, když přimějete zaměstnance, aby sdíleli své názory a otázky prostřednictvím živého chatu, průzkumů a otázek a odpovědí.
• Více obsahu pro různé jiné účely. Náš klient, Rite Aid, například předělává a znovu používá obsah svého živého vysílání pro zařazování a školení nových zaměstnanců.
• Podporujte větší zapojení, spolupráci a peer-to-peer spojení v práci. Nedávná zpráva od GlobalWebIndex a Vimeo zjistila, že video mělo pozitivní dopad na zapojení zaměstnanců.

Plán ve třech krocích pro přípravu živého přenosu

Nyní, když víte, jak přínosné mohou být radnice naživo, budete muset připravit své živé nastavení. Máme podrobného průvodce, jak streamovat schůzi radnice, ale zde je rychlý plán ve třech krocích, jak začít.

• Připravte hardware

K přenosu zvuku budete potřebovat profesionální kameru, mikrofon pro zvuk a AV kabel. Nezapomeňte na kodér pro převod nezpracovaných dat do viditelného živého přenosu a na přepínač pro přepínání mezi různými zdroji zvuku a videa.

• Uveďte svůj software do provozu

Správná platforma pro živé vysílání promění váš počítač v živé produkční studio. Pokud stále hledáte řešení, máme pro vás níže několik tipů, jak vybrat to správné pro vaši firmu.

• Před streamem vyzkoušejte jízdu

Nakonec si zobrazte náhled svého streamu, abyste viděli, že je vše na svém místě. Ujistěte se, že zkontrolujete rychlost svého internetu, abyste zabránili ukládání vašeho streamu do vyrovnávací paměti. Nezapomeňte zajistit zálohu napájení. Koneckonců nebudete chtít, aby napájení narušilo průběh vaší schůzky.

Čtyři věci, které byste měli hledat na své platformě pro živé vysílání

👉 Vysoce kvalitní živý přenos

Není nic rušivějšího jako flekatý proud. Hledejte řešení, které poskytuje profesionální nástroje pro živé vysílání, které vám pomohou minimalizovat technické problémy.

Tip pro profesionály: Vybudujte důvěryhodnost společnosti přizpůsobením svých živých jednání na radnici a jejich pořádáním ve videotéce.

👉 Zabezpečení pomocí jednotného přihlášení

To je důležité, abyste mohli ovládat, kdo ve vaší společnosti má přístup k živé události. Nezapomeňte zvážit možnosti, které umožňují ovládání pomocí funkce jednotného přihlášení (SSO) a seznamu povolených domén.

👉Automatická archivace

Hlavní výhodou živých akcí je, že k obsahu mají přístup globální týmy. Je důležité vybrat službu, která zaměstnancům usnadní přístup k události dlouho po jejím skončení.

👉 Snadné použití

Nemluvě o tom, že chcete něco, co není tvrdý oříšek. Živé vysílání je dostatečně náročné, takže si naplánujte použití platformy s intuitivním uživatelským rozhraním, možnostmi brandingu a interaktivními nástroji, které vám pomohou poskytnout poutavý živý zážitek bez bolesti hlavy.

3. Navrhněte svůj obsah

Zde se rozhodnete, co říci. Úspěšné zasedání radnice obsahuje stručný a záměrný obsah. Dobrým výchozím bodem je tedy vytvoření osnovy s podrobnostmi o tom, co chcete pokrýt.

S klíčovými body na papíře rozšiřte každou sekci a zeptejte se sami sebe:Jak mohu poskytnout tyto informace způsobem, který motivuje zaměstnance?

Zde jsou čtyři způsoby, jak toho dosáhnout:

• Vyprávějte příběhy pomocí dat a případových studií zákazníků . Namísto opakování seznamu čísel, buďte selektivní se statistikami, které sdílíte. Použijte techniku ​​​​problém-agitate-solve (PAS):zvýrazněte problém, trochu ho rozetřete, sdílejte výsledky podložené 1–2 působivými čísly.

• Využijte obsah vytvářený uživateli (v tomto případě generované zákazníkem nebo zaměstnancem). Například společnost Axalta Coating Systems sdílí obsah, který jejich uživatelé předkládají ve formě videí na svých radnicích v přímém přenosu. „Protože musíme naše uživatele certifikovat, necháváme je, aby nám v rámci certifikace zasílali videa,“ říká Steve Hamaday, manažer virtuálního školení ve společnosti Axalta.

• Využijte emoce zaměstnanců a zapojte je . Například tým z Buffer má 10minutové sezení o oslavách na jejich radnicích, kde se zabývají úspěchy společnosti i zaměstnanců, jako jsou nová domácí zvířata, svatby, nové domovy a další.
• Proměňte formát svého obsahu . Místo spouštění snímku po snímku v prezentaci přidejte výukové programy a nahrané klipy prezentací. Tímto způsobem budete méně mluvit, více ukazovat – například předvádět novou funkci.

4. Připravte si prezentaci

Nyní zabalte všechny informace do prezentace.

Může to znít jednoduše, ale vytváření poutavých snímků vyžaduje určité úsilí. Ale jsme tu, abychom vám to zjednodušili. Při vytváření prezentace postupujte podle těchto tipů:

• Usilujte o to, že k pokrytí vašeho tématu za 20 minut nepoužijete více než 10 snímků.
• Psejte snadno čitelné snímky s minimem textu. Používejte také čitelné písmo o velikosti 30 bodů.
• Diverzifikujte formát snímků. Zaměřte se na umístění pouze 5 snímků s velkým množstvím textu najednou. Rozbijte je pomocí výukových videí, obrázků GIF a snímků s grafy. Kdekoli je to možné, uspořádejte obsah do 6 odrážek na snímek obsahující 6 slov na bod.

5. Vypracujte si plán zapojení

Vzhledem k tomu, že cílem schůze radnice je usnadnit oboustrannou konverzaci, je důležité, abyste nepromeškali plánování angažmá.

Zde je několik způsobů, jak podnítit zapojení:

Otevřete prostor pro otázky včas . Ve skutečnosti můžete začít klást otázky již při rozesílání pozvánek. Je také dobré se po každém sezení pozastavit, jako to dělá HelpScout na schůzích na radnici, aby se otázky před pokračováním hrnuly.

Zaujměte své publikum pomocí průzkumů a živého chatu v průběhu schůzky a na konci vyhrazené živé sekce otázek a odpovědí . O to lépe, když to uděláte anonymní. Některé společnosti zjistily, že 78 % zaměstnanců dává přednost anonymnímu dotazování. Vimeans také klade otázky anonymně. COO společnosti Vimeo, Courtney Sanchez, zdůrazňuje důležitost bezpečného prostoru pro kladení upřímných otázek. „Věříme v transparentní dialog a vytváření prostředí, kde se kdokoli cítí bezpečně položit otázku. Používáme anonymní nástroje pro otázky a odpovědi a zaměstnanci mohou hlasovat pro a proti otázkám, které považují za nejdůležitější, na které odpovídáme.“

Naplánujte si ledoborec předem . Cokoli zábavného a odlehčeného pomůže rozmrazit trapas. Například tým Buffer experimentoval s tím, jak přimět účastníky, aby společně meditovali a protahovali se (zábavná póza může každého rozesmát!). Podobně jsme na Vimeo měli úspěch s video setkáními, kde každý představuje své mazlíčky.

Potřebujete více nápadů, jak zapojit vaši vzdálenou pracovní sílu?

Zjistěte, jak vedoucí týmy používají video k virtuálnímu sjednocení, sladění a motivaci více týmů s radnicemi, školicími workshopy a dalšími.

6. Plánujte zpětnou vazbu

Bez získávání zpětné vazby nemůžete skutečně říci, jak dobře překonáváte komunikační propast se zaměstnanci.

Zde jsou tři užitečné způsoby, jak získat zpětnou vazbu:

• Provádějte anonymní ankety a průzkumy. První se může ptát na otázky typu „Bylo toto sezení užitečné“ a druhý se může ponořit do hloubky a klást otázky s otevřeným koncem jako „co se vám nejvíce líbilo“ a „jak si myslíte, že bychom pro vás mohli toto setkání vylepšit“. Můžete také využít průzkumy a požádat zaměstnance, aby ohodnotili své zkušenosti na stupnici 1–10.

• Zeptejte se nových zaměstnanců na jejich názor na jednání na radnici . Zeptejte se jich, jak se jim akce líbila a jestli je něco, co jejich předchozí zaměstnavatelé udělali lépe.

• Podívejte se na analýzu živého vysílání . Analytický panel Vimeo vám pomůže získat statistiky doby sledování a celkového počtu živých diváků, abyste pochopili, kdo se naladil a jak dlouho schůzka zaujala zaměstnance.

Pět tipů pro úspěšnou radnici

Získejte zarovnání včas

Spolupracujte s vedením a „frequent flyers“ (ti, kteří se na těchto setkáních obvykle účastní), abyste co nejdříve sladili program, obsah a seznam vynikajících řečníků.

O programu by se mělo rozhodnout alespoň 10 dní předem, aby měli lidé dostatek času – alespoň pět pracovních dní – na vytvoření/vytvoření obsahu, nacvičení mluvených bodů a dokončení před představením.

Operujte s ohledem na posluchače

Na základě pulzních kontrol, zpětné vazby, komentářů zaměstnanců a často kladených otázek naplánujte agendu podle toho, co zaměstnanci potřebují a chtějí vědět. Upřednostňujte svou agendu na základě témat, která jsou nejrelevantnější pro vaše obchodní cíle na vysoké úrovni, a také podle témat, se kterými se zaměstnanci v průběhu času znovu objevují. Můžete například chtít mluvit o čtvrtletních nebo ročních cílech, které se blíží, zatímco zaměstnanci mohou chtít více kontextu při změnách nebo rozhodnutích ve vedení.

Pamatujte, že lidé mají krátkou dobu pozornosti. Schůzka delší než 75 minut může riskovat, že lidé spadnou na hranici hodiny.

Stejně tak schůzka nabitá obsahem může zaměstnance odpoutat ze dvou důvodů. Za prvé, účastníci mohou získat pouze povrchové podrobnosti každého tématu. Za druhé, nemusí být schopni rozeznat, jaké informace upřednostnit nebo jaké akce si ze schůzky odnést.

Dosáhněte rovnováhy mezi poskytováním nejrelevantnějšího obsahu, zopakujte priority a poskytněte jasné další kroky v časovém rámci, který jste své radnici umožnili.

Dotkněte své já a překročte svá T

Radnice mohou mít spoustu pohyblivých částí, k čemuž se přidává realita virtuální nebo hybridní práce. Chcete-li věci usnadnit, vytvořte časovou osu a kontrolní seznam.

Časová osa vám pomůže mít přehled o plánování a zajistí, že oslovíte ty správné lidi včas.

Kontrolní seznam zajišťuje, že základny jsou pokryty technologií, logistikou, obsahem a komunikací.

Kontrolní seznam může obsahovat:

• Jméno výrobce
• Jméno pracovníka technické podpory
• Podrobnosti pozvánky účastníků
• Podrobnosti o přípravě řečníka
• Připomenutí a oznámení zaměstnanců
• Prezentace nebo jiný obsah události

Buďte konzistentní, ale ne monotónní

Nejlepším postupem je usilovat o konzistentní kadenci pro jednání na radnici. To pomáhá nastavit očekávání tím, že umožňuje účastníkům nejen plánovat, čímž zvyšuje jejich pravděpodobnost účasti, ale také buduje důvěru, protože zaměstnanci vědí, že vedoucí pracovníci budou pravidelně poskytovat důležité zprávy.

Pokud jde o formát, opakující se segmenty schůzek pomáhají budovat zájem, důvěru a spolehlivost. Například ve společnosti Vimeo lidé vědí, že vždy budou k dispozici aktuální informace o podnikání firmy a že vždy bude v centru pozornosti produkt – pomáhá to vybudovat určitou úroveň zájmu a očekávání, protože o těchto věcech by (většina) zaměstnanců slyšela. pravidelně.

Stejně důležité je zaměstnance překvapit a potěšit. Umožněte účastníkům nahlédnout do něčeho zcela neobvyklého, do něčeho, co nadchne a inspiruje.

Usilujte o přístupnost a jednoduchost

Usnadněte zaměstnancům naladění na samotnou schůzku. Vygenerujte jeden odkaz a sdílejte jej univerzálně.

Navíc:

• Ujistěte se, že zvuk funguje
• Zapněte automatické skryté titulky
• Ujistěte se, že jsou na reproduktorech uvedeny jmenovky/jména
• Nahrajte jej a sdílejte záznam ve stejný den události
• Pokud schůzku pořádáte na Vimeo, klíčové sekce nebo pohyby kapitol, které účastníkům pomohou přejít na segmenty, které jsou pro ně relevantní.

Shrnutí:Znovuobjevování radnic

Abychom to shrnuli, porady na radnici nabízejí skvělý způsob, jak se spojit se zaměstnanci – sladit je s vašimi cíli a odpovědět na otázky, které mohou mít.

Cílem je poskytnout transparentní a otevřené prostředí pro podporu obousměrné komunikace mezi zaměstnanci a vedením. Živé video s tím nejlépe pomáhá, protože přizpůsobuje schůzky, podporuje širokou účast a zlepšuje zapojení s funkcemi, jako je živý chat, ankety a relace otázek a odpovědí. Vyberte si ty správné nástroje a zjistěte, jak může živé vysílání pomoci proměnit vaše dnešní radnice.

Původně publikováno 5. prosince 2019 Emily Gover, upraveno 1. července 2021 Masooma Mamon a 19. května 2022 Dominique Scott.