Jak uspořádat (lepší) virtuální konferenci

Za poslední dva roky jsme uspořádali a zúčastnili se stovek webinářů, virtuálních akcí, virtuálních konferencí a happy hours. Některé virtuální události proběhly bez problémů, zatímco jiné zažily několik nerovností na silnici. Bez ohledu na chyby, kterých se eventový průmysl dopustil, jsme se o virtuálních akcích hodně naučili a společně jsme pokračovali v rychlém růstu a rozvoji celého odvětví.

Se všemi zkušenostmi z první ruky, vzděláním a rozšiřováním zdrojů jsou nyní profesionálové na akce lépe vybaveni k tomu, aby se lépe oblékli virtuální konference než kdy předtím. Jak ale přejít od plánování virtuální konference k plánování něčeho poutavějšího, zapamatovatelnějšího a vzrušujícího pro vaše účastníky?

V tomto článku se ponoříme do toho, co dělá úspěšnou virtuální konferenci a jak ji pořádat skvělou. Od přehodnocení obsahu a technologie události až po strategické sladění s kritickými obchodními cíli vás provedeme tím, jak uspořádat dosud nejlepší virtuální konferenci.

V tomto článku

• Ale nejprve, co je virtuální konference?
• Výhody a nevýhody pořádání virtuální konference
• 5 důležitých klíčových ukazatelů výkonu virtuální konference
• 8 doporučených postupů pro virtuální konference

Ale nejprve, co je virtuální konference?

Virtuální konference je online setkání s mnoha sezeními a zkušenostmi, které se všechny zaměřují na hlavní téma nebo myšlenku. Více relací rozšiřuje téma události a vypráví příběh. Od řečníků po networkingové akce si virtuální konference klade za cíl plně zapojit hosty hlubším pohledem do jediného bodu zaměření.

Virtuální konference jsou často přirovnávány k webinářům, ale je důležité si uvědomit, že se jedná o zcela odlišné typy událostí.

Virtuální konference jsou podobné webinářům v tom, že podobně smýšlející účastníci sdílejí společné zájmy, typy kariéry a sociální sítě. Webinář je však zaměřen na jedno konkrétní zaměření a obvykle se používá pro výuku, sdílení znalostí a profesní růst. A na rozdíl od virtuálních konferencí mají webináře omezené možnosti interakce s publikem, protože jsou k dispozici pouze otázky a odpovědi a ankety, které je spojují s přednášejícími.

Virtuální konference mají za cíl pohltit publikum a zároveň jim dát možnost rozhodnout se, jak se chtějí zúčastnit.

Jedním z příkladů jsou vlastní rozvrhové skladby. Díky vlastním plánovacím stopám mají účastníci možnost vytvořit si vlastní jednodenní nebo vícedenní plán událostí. Mohou si vybrat buď z několika různých možností sestavy, nebo si vybrat své vlastní dobrodružství s plánem DIY.

Cílem virtuálních konferencí je také posouvat limity zapojení pomocí široké škály nástrojů. Může to vypadat jako hlasování, živé dotazy a odpovědi, chat, aplikace pro události, komunitní funkce a chatování 1:1.

Výhody a nevýhody pořádání virtuální konference

Zajímá vás, jak uspořádat virtuální konferenci a zda je to ten správný typ akce pro vaši značku?

Buďme skuteční. Hostování virtuální konference má mnoho kladů, ale má i své nevýhody. Než začnete plánovat strategii virtuální konference, začněte tím, že vezmete v úvahu následující pozitiva:

Profíci virtuální konference

• Flexibilní hosting 
• Globální dosah 
• Široký okruh reproduktorů
• Věčně zelený obsah
• Podrobná data a metriky
• Zvýšení počtu účastníků akce
• Méně logistiky

Nejlepší na virtuálních akcích je to, že se jich mohou zúčastnit účastníci z celého světa, aniž by opustili pohodlí svého domova. Nemluvě o tom, že streamovací relace mohou být nahrávány a převáděny do jiného marketingového obsahu nebo obsahu na vyžádání v nadcházejících letech, což zvyšuje zapojení dlouho po skončení konference.

A díky virtuální konferenční platformě, která každou minutu shromažďuje údaje o zapojení, máte na dosah ruky více informací o cestě publika. Tato data vám v konečném důsledku pomohou dělat lepší obchodní rozhodnutí a samozřejmě přijít na to, jak pořádat lepší virtuální konference.

Nevýhody virtuální konference

• Méně příležitostí k zapojení ve srovnání s osobními událostmi
• Nedostatek lidského kontaktu/spojení
• Omezené možnosti sponzorství 
• Nárůst technických potřeb
• Nadměrné shromažďování údajů

Lidské spojení a náhodné kolize jsou nezbytnou součástí zážitků z událostí. Jakkoli jsme se snažili virtuálně obnovit lidské spojení, skutečně neexistuje žádná náhrada za to, abychom někoho poznali ve skutečném životě. Sponzoři to vědí také, což má potenciál ztížit jejich zapojení, zvláště když se akce s osobním setkáním vracejí.

Virtuální konference kromě hledání okamžiků pro spojení účastníků akce vyžadují více technologií a plánování, jejichž příprava vyžaduje čas a zdroje.

Konečně, virtuální konference generují spoustu dat. A i když více shromažďování dat může poskytnout lepší transparentnost a přehled o tom, zda jste splnili klíčové cíle nebo dosáhli smysluplného dopadu, je stejně důležité porozumět tomu, jak data interpretovat, provádět audity pro hygienu dat a využívat data k informování při rozhodování. Když budete předem vědět, na které strategie virtuální konference a KPI cílíte, pomůže vám to vytěžit z každé pořádané akce maximum.

5 důležitých klíčových ukazatelů výkonu virtuální konference

Virtuální konference usnadňují zachycení více dat a statistik včetně registrací, návštěvnosti, zapojení publika, průměrné doby sledování obsahu a dalších. Je to proto, že platformy pro virtuální akce umožňují obchodníkům nejen živě streamovat události, ale také propojovat účastníky a podporovat poutavé zážitky. Platforma virtuálních akcí, kterou si zvolíte, by vám měla pomoci sledovat cestu účastníka a poskytnout vám spoustu užitečných dat k dosažení vašich marketingových a prodejních cílů.

Ale jaká data vlastně potřebujete?

V rámci strategie virtuální konference chcete zvážit své klíčové ukazatele výkonu nebo KPI. Tyto ukazatele výkonu vám mohou pomoci zdokonalit se v tom, kam investovat čas a zdroje, a pomohou vám porozumět tomu, zda dosáhnete svých cílů. Pokud jste již virtuální konferenci absolvovali, skvělé! Předchozí události mohou sloužit jako měřítko.

Pokud však začínáte od nuly a potřebujete pomoc s tím, jak uspořádat virtuální konferenci, nebojte se! Máme pro vás několik klíčových ukazatelů výkonu, které byste měli na příští akci sledovat.

Registrace účastníků vs. účast

Mnoho účastníků se přihlásí na virtuální událost, aby se na ni podívali později. Ve skutečnosti 68 % účastníků říká, že znovu sledují obsah z akcí, kterých se zúčastnili. Tento styl sledování na Netflixu na vyžádání se promítl do všech ostatních virtuálních zážitků, takže je méně naléhavé sledovat živé vysílání. Takže ještě předtím, než vůbec nastavíte datum, zjistěte, zda je ukazatelem úspěchu akce celkový počet registrací (živých i zhlédnutí) nebo jen živá návštěvnost.

Spokojenost účastníků

Když se rozhodujete, zda by vaše konference měla jít virtuální cestou nebo cestou hybridní akce, hledejte odpověď u svého publika. Své publikum znáte nejlépe a stejně jako televizní producent zvažuje své publikum před rozhodnutím o postavě, musíte před rozhodnutím o plánování obsahu a produkci zvážit publikum své události.

Chcete-li to provést, zašlete předběžnou zprávu. konferenční průzkum, abyste získali přehled o tom, co vaše publikum chce, abyste přesně to mohli dodat. Totéž platí pro spokojenost po konferenci. Zatímco mají vaši virtuální konferenci čerstvě v paměti, nechte si po konferenci naplánovat průzkum, aby odpovědi byly co nejvčasnější – a nejpřesnější.

Zapojení obsahu

Pro publikum, které miluje spojení s vybranými odborníky a mezi sebou navzájem, se ujistěte, že využíváte všeho, co vaše virtuální platforma nabízí. Chcete-li večírek začít, vytvořte prostředí, které může zlepšit zážitek z živého vysílání a přehrávání prostřednictvím činností, které vyžadují, aby hosté provedli akci.

Chat, dotazování a otázky a odpovědi obvykle odvedou svou práci, ale vaše strategie by se měla skutečně zaměřit na přípravu prostředí pro vytváření sítí. Koneckonců, konference jsou také místem, kde se odehrávají obchodní kontakty a vzrušující nové příležitosti. Ujistěte se tedy, že vytváříte virtuální prostory na podporu těchto konverzací prostřednictvím poutavých aktivit a funkcí.

Generování potenciálních zákazníků pro sponzorství

Jako by být rok od roku kreativnější s plánem akcí nebyl dostatečný tlak, virtuální konference vás nutí přemýšlet mimo rámec, pokud jde o sponzorství.

Nejběžnějšími možnostmi jsou virtuální stánky a sponzorované sezení. Ale pokud opravdu chcete posílit sponzorskou přítomnost, budete muset mezi sezeními zahrnout inovativní momenty. Může to vypadat jako vsunuté reklamy, což jsou malá videa, která vám mohou pomoci při přechodu z jednoho dílenského segmentu do dalšího. Můžete dokonce posílat virtuální lupy se sponzorskými nabídkami, které vyžadují účast.

Bez ohledu na to, co si vyberete, sponzorské aktivity by měly mít výzvu k akci, která každého hosta posune k tomu, aby se stal marketingovým kvalifikovaným vedoucím (MQL). A víte, že to, že účastník sledoval událost živě, z něj nedělá MQL. Místo toho si budete muset vybrat KPI, které odrážejí, co znamená kvalitní MQL pro vaši událost, a jít od toho.

Příjmy

Na konci dne je to všechno o návratnosti investic nebo ROI. Až bude vše řečeno a uděláno, budete muset prokázat, že vaše virtuální konference přinesla zisk. Protože pořádáte virtuální konferenci namísto fyzické, již nyní eliminujete náklady na cestování, stravování a stánek dodavatele. Pravděpodobně však tyto řádkové položky vyměníte za důležité doplňky, jako jsou audiovizuální a produkční týmy, nemluvě o vašem novém předplatném softwaru pro virtuální platformu.

To vše se může rychle sečíst. Mnoho organizátorů akcí by raději financovalo svou virtuální konferenci prostřednictvím sponzorství, je důležité mít na paměti, že prodej vstupenek je přijatelnou a často očekávanou součástí zážitku. Prodej vstupenek nejen zvýší příjmy, ale také napoví účastníkům, jakou hodnotu může vaše virtuální konference poskytnout.

Pokud splníte všechny své marketingové sliby, vaši hosté budou nadšeni, že si příští rok zaplatí další vstupenku. Abychom to řekli, nevyhýbejte se tomuto aspektu plánování vaší virtuální konference. Může to být nejdůležitější zesilovač KPI, který máte.

8 doporučených postupů pro virtuální konference

Jste připraveni vysílat? Sestavili jsme seznam našich osvědčených postupů, které vám pomohou zahájit vaši dosud nejlepší virtuální konferenci.

1. Vyberte svou technologii

Chcete-li spustit skvělou virtuální událost, budete muset zhodnotit svou technologii a nástroje, abyste se ujistili, že máte vše potřebné k živému vysílání. Existuje mnoho nástrojů, které vám mohou pomoci živě vysílat vaši virtuální konferenci, ale budete muset strategicky přemýšlet o tom, jak bude zážitek vypadat a působit na vaše publikum. Abyste si mohli vybrat tu správnou virtuální platformu, zkuste se vžít do myšlení svých účastníků.

Položte si následující otázky:

• Jak byste si představovali nejlepší cestu účastníka ve své třídě?
• Jak vypadá obsah vaší události?
• Jak budou účastníci komunikovat s řečníky a mezi sebou?
• Jak by měli sponzoři k události přistupovat?
• Jak bezproblémové je pro řečníky připojit se k jejich relaci?

Kromě myšlení z pohledu publika potřebujete také nástroj, který vašemu týmu usnadní proces plánování a pořádání virtuální konference.

Doporučujeme hledat funkce, které zahrnují:

• Registrace a sledování účastníků
• Nástroje pro registraci událostí a přizpůsobení značky
• Centralizované a snadno dostupné centrum virtuální platformy
• Možnosti zapojení publika (průzkumy, průzkumy, chat, otázky a odpovědi atd.)
• Produkční nástroj založený na prohlížeči
• Knihovny médií nebo úložiště
• Zobrazení na vyžádání

2. Zvažte formát konference

Podle nedávné studie Vimeo se 70 % respondentů domnívá, že webinář by měl trvat hodinu nebo méně. Pokud mají diváci takový názor na webinář, virtuální konference by měla být také na kratší straně. Máte hodně obsahu? Pořádali jste úspěšné vícedenní akce plné virtuálních setkání a programů? To je také skvělé. Chcete-li vytvořit zážitek z virtuální konference, který upoutá pozornost vašeho publika, doporučujeme zkrátit dobu trvání a zaměřit se místo toho na největší hity.

Pokud se stále silně cítíte na pořádání virtuální konference s relacemi delšími než hodinu (a máte údaje z vašich dalších akcí, které dokazují, že to pro vaše publikum funguje), slyšíme vás. Měli byste však mít na paměti, že očekávání publika se změnila. Mnozí se potýkají s digitální únavou poté, co v posledních několika letech rychle přešli na více času stráveného online.

Od té doby bylo mnoho virtuálních konferencí dokonce předtočeno, nikoli živě. Zatímco předtočené relace možná nebyly v minulosti považovány za hlavní pilíř, nyní se staly preferovanou a úspěšnou strategií mnoha profesionálů na akce. Účastníci mají větší svobodu sledovat vaši konferenci, když se na ni budou cítit, což vede k lepší kvalitě zážitků a zapojení pro obě strany.

Stručně řečeno, to, co fungovalo rok nebo dva předtím, nemusí letos fungovat, pokud jde o délku sezení.

3. Vyberte obsah konference

Nedávno jsme zaznamenali nárůst předem nahraných videí vytvořených výhradně pro virtuální konference. A má to dobrý důvod — dodají vašemu naplánovanému programu příjemný nádech, nabízejí spoustu příležitostí k opětovnému sledování po skončení konference a mohou dokonce nabídnout více příležitostí pro kreativní vyjádření než živá videa.

Háček je v tom, že vytvoření videoobsahu pro konference vyžaduje čas a produkční rozpočet. Jednoznačně však věříme, že při výběru obsahu konference je vhodné jít pomocí videa. Přidání různých způsobů zobrazení obsahu události s grafikou, prezentací, videem, několika živými řečníky a vsunutým obsahem může pomoci vytvořit dynamický a poutavý zážitek namísto jediného statického obrázku nebo prezentace.

A ačkoli nástroje, jako jsou tradiční snímky, jsou skvělé pro informativní sezení, přinejmenším víme, že video udrží pozornost déle vzhledem ke své době běhu. Nabízejí také způsob, jak sdělit podrobnější informace, než jaké může nabídnout jakýkoli jednotlivý soubor PDF sám o sobě. Nemluvě o tom, že obsah videokonferencí může poskytnout ukázku vašich vzrušujících řečníků, nejlepších partnerů a oblíbených klientů způsobem, který infografika prostě nedokáže.

Pokud si stále nejste jisti, podívejte se na chování svého publika a použijte tyto informace k výběru obsahu konference, který je pro ně nejlepší.

4. Upgrade interakce (pro účastníky a sponzory)

Takže máte chatovací box. Skvělý! Účastníci mohou pokládat dotazy prostřednictvím Q&A. Báječné! Ale spojují se účastníci navzájem? Spolupracují se sponzory? Nebo ještě lépe, jsou součástí virtuální konference i účastníci doma?

Abyste své publikum skutečně pohltili a zvýšili zapojení, dejte si záležet, abyste na obrazovku přivedli ochotné účastníky. Dejte jim příležitost přispět k vaší události stejně jako při osobním setkání s otázkami a odpověďmi. To zlepšuje základní chatovací zážitek a podporuje skutečné síťové možnosti.

Snadný způsob, jak zlepšit zapojení, zejména pro sponzory, je vytvořit několik digitálních odpočinkových prostorů, ke kterým budou mít účastníci během akce přístup ve svém volném čase. Nejen, že pomáhají jednotlivcům propojit se jeden na jednoho, ale odpočinkové prostory mohou být také sponzorovány, provozovány nebo navštěvovány vašimi partnery, což jim také pomáhá zvýšit jejich viditelnost.

Stručně řečeno, snažte se vytvořit otevřené prostory a nechte účastníky, aby si vybrali, jak se zúčastní.

5. Hledejte kvalitní reproduktory

Věděli jste, že 64 % účastníků souhlasí s tím, že pohled na vysoce kvalitní konferenční řečníky je povzbudí, aby se přihlásili na akce? Ale co je to vlastně kvalitní reproduktor?

Díky blízkému a osobnímu pohledu na řečníky ve virtuálním konferenčním prostředí jsou charisma a sebevědomí klíčem k udržení dobrého starého angažmá. Můžete mít řečníka od skvělé společnosti se skvělým názvem, ale pokud nedokáže přednést elektrizující relaci, ztratíte své publikum.

V mnoha případech profesionálové na akce spolupracují s řečníky na jejich virtuálním obsahu. To zahrnuje úzkou spolupráci tím, že včas odpovídáte na otázky, žádáte o revizi, poskytujete skvělý zážitek pro řečníky a navíc připravujete všechny řečníky na hlavní událost.

Když půjdete virtuálně, doufáme, že vaše konference vytvoří jednotný zážitek pro všechny řečníky bez ohledu na to, jak různorodý je jejich předmět. Podobně jako při sledování navazujících segmentů zpráv nebo filmu se scénou po scéně musí virtuální konference spojit obsah každého řečníka do jednoho soudržného příběhu. A místo toho, aby byl příběh na délku přednáškového sálu daleko od řečníka na pódiu, je nyní příběh v popředí a uprostřed obrazovky počítače. To znamená, že každý malý detail je zobrazen. Váš tým je zodpovědný za utváření každého minutového prvku, okamžik za okamžikem, aby se krásně spojil.

To znamená, že pokud chcete vytvořit sestavu snů svého publika, budete potřebovat správný nástroj k zefektivnění procesu. To zahrnuje zasílání nabídek, kontrolu prezentací, organizaci celé skupiny a vše mezi tím. To je další důvod, proč potřebujete zabezpečit nástroj virtuální platformy, který nabízí efektivní pracovní postupy a automatizaci úloh. Tímto způsobem se vy a váš tým můžete soustředit na centralizaci komunikace přednášejících, zajistit, aby vaši hosté a jejich materiály byly v nejlepší formě, a poskytnout nejlepší možný obsah v rámci vašich virtuálních konferencí.

6. Investujte do podpory akcí

Pro někoho to může být šok, ale virtuální konference nejsou jen plug-and-play situací. V mnoha případech vyžadují, aby produkční tým podporoval vzdálené reproduktory, šířku pásma pro účastníky a běžel jako televizní show. Jak poznáte, že budete potřebovat produkční tým? Zeptejte se sami sebe:

• Mám v plánu zahrnout video jako součást relací nebo mezi nimi?
• Mám vzdálené reproduktory, které sdílejí prezentaci?
• Mám v plánu míchat živý a nahraný obsah?
• Mám v plánu přehrávat hudbu a/nebo vkládat na obrazovku jakoukoli grafiku?
• Potřebuji mikrofony? Více než jeden fotoaparát? Teleprompter?
• Potřebuji někoho v pohotovostním režimu, aby mohl odstraňovat problémy se streamováním?

Pokud jste na tyto základní virtuální otázky odpověděli ano, pak důrazně doporučujeme investovat do produkčního týmu, který vám pomůže nastavit, odstraňovat problémy, zkoušet a zálohovat každý aspekt vaší technologie pro události.

7. Odešlete zpětnou vazbu

Akce skončila a zdálo se, že si ji diváci užili. Co teď?

Pokud chcete příště uspořádat ještě lepší virtuální konferenci (a pokud toto čtete, víme, že ano), je na čase proaktivně vyžádat zpětnou vazbu od všech účastníků. Nejlepší způsob, jak učinit toto cvičení co nejužitečnějším, je položit lepší otázky v průzkumu po události.

Chcete-li klást lepší otázky, zaměřte se na seznámení se s celkovými zkušenostmi a perspektivami účastníků, prodejců a sponzorů akce. Aby byla zpětná vazba využitelná, navrhujeme upustit od otázek založených na pocitech (např. „Líbila se vám akce?“) a opřít se o praktické, hrubé podrobnosti o tom, jak pro ně proces probíhal.

Pokud je například vaším cílem získat více registrací nebo registrací na události, zvažte položení otázek souvisejících s jejich zkušenostmi s registrací. Bylo snadné sledovat celkovou e-mailovou komunikaci pro přístup k virtuální platformě? Tyto otázky se mohou zdát trochu technické, ale mohou vám pomoci změřit úspěšnost vašich virtuálních nástrojů.

Vyzýváme také plánovače událostí, aby se zeptali, co je třeba zlepšit. Jako ostřílení profesionálové na akce se můžeme přirozeně bránit změnám aspektů programů z našich vlastních důvodů. Ale s virtuálními konferencemi a dnešními jedinečnými profily účastníků je zásadní jednat na základě zpětné vazby. Využijte zpětnou vazbu jako příležitost být otevřený změnám, získejte přístup k novým příležitostem k růstu a laskavě se řiďte radami účastníků akce, aby to příští rok bylo ještě lepší.

8. Znovu použijte obsah pomocí sledování na vyžádání

Více než polovina všech virtuálních účastníků (68 %) sdílí, že znovu sledují obsah z událostí, na které se v minulosti zaregistrovali. To je na virtuální konferenci tak skvělé – žije dál. Na rozdíl od osobních akcí, kde je zážitek jen jeden a hotovo, lze obsah z vaší virtuální konference znovu sledovat a používat v nadcházejících letech.

Chcete-li zlepšit prostředí na vyžádání, zvažte využití virtuálního obsahu k doplnění nebo spuštění marketingových kampaní. To zahrnuje uzavřené e-knihy, bílé knihy, případové studie a nejdůležitější informace o zákaznících, tipy a triky,  videoklipy LinkedIn k cenám pro vstupní stránku události příštího roku a mnoho dalšího.

Nejste si jisti, co stojí za to sdílet? Podívejte se na data svých virtuálních událostí a zpětnou vazbu od účastníků. Když tyto dva neocenitelné zdroje informací posoudíme vedle sebe, vytvoří jasný obrázek o tom, co fungovalo, co ne a co vaše publikum skutečně milovalo.

Kdo ví, možná vás dokonce inspiruje k vytvoření zcela nové konference založené pouze na těchto tématech!